Welkom in het sponsorprogramma van Bergh in het Zadel, door middel van deze handleiding willen wij u inzicht geven in ons nieuwe sponsorprogramma.

Transcriptie

1 Welkom in het sponsorprogramma van Bergh in het Zadel, door middel van deze handleiding willen wij u inzicht geven in ons nieuwe sponsorprogramma. In de e mail heeft u de gegevens gekregen waarmee u kunt inloggen op onze website: Inhoudsopgave 1. Inloggen Nieuwe sponsor registreren Sponsoring Gegevens van de contactpersoon Sponsor overzicht

2 1. Inloggen Afbeelding 1: Het inlogscherm van ons sponsorprogramma Uw gebruikersnaam is het opgegeven e mail adres, het wachtwoord is door het systeem gegenereerd. Het is niet mogelijk om dit wachtwoord te wijzigen dus bewaar deze mail goed! Mocht het toch voorkomen dat u het wachtwoord vergeet stuur dan een e mail naar Ankie Kramer, via het e mail adres secretariaat@berghinhetzadel.nl. De gegevens zullen dan opnieuw worden verstuurd. Wanneer je voor de 1 e keer inlogt in het systeem krijg je het volgende scherm te zien: 2

3 Afbeelding 2: Beginscherm 1 e keer inloggen Dit scherm wordt maar 1 keer weergegeven, de eerste keer dat u inlogt in het systeem. Klik op de knop om te beginnen met het registreren van sponsoren. 3

4 2. Nieuwe sponsor registreren Wanneer je voor de eerste keer een sponsor toevoegt in je account zie je het onderstaande scherm: Afbeelding 3: Nieuwe sponsor registreren Alle velden met een sterretje (*) zijn standaard verplicht om in te vullen. Dit scherm bestaat uit 3 delen; Sponsoring, Gegevens en Communicatie. 2.1 Sponsoring *Naam van de sponsor In dit gedeelte geef je de naam van de sponsor op, bijvoorbeeld de naam van een bedrijf of instelling. *Wijze van sponsoring In dit gedeelte geef je aan welke wijze van sponsoring van toepassing is, dit kan zijn een geldbedrag, of een sponsoring in natura Geldbedrag Bedrag Geef hier het gewenste sponsorbedrag op.! Let op: Het bedrag moet overeen komen met of hoger zijn met het af te nemen pakket, indien deze is ingesteld. 4

5 2.1.2 Geldbedrag Af te nemen pakket Afbeelding 3: Pakket kiezen Wanneer je een pakket selecteert is het belangrijk om op de knop Dit pakket kiezen te klikken om de keuze te bevestigen.! Let op: Het kan voorkomen dat een bepaald pakket niet meer op voorraad is, als dit het geval is krijgt u de volgende melding: Afbeelding 4: Melding pakket niet beschikbaar! Let op: Het is niet verplicht om een pakket af te nemen. Mocht er wel sprake zijn van een pakket, dan is het van belang dat de sponsor op de hoogte is van de aan te leveren items. Deze informatie wordt g ed naar de sponsor. Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor om alles tijdig aan te leveren Sponsoring in natura Beschrijving Indien een geldbedrag niet van toepassing is, geef hier de wijze van sponsoring in natura op, bijvoorbeeld Bedrukte Bidons.! Let op: Het is niet mogelijk om beide sponsor mogelijkheden (geld/pakket en natura) voor een sponsor te gebruiken, indien dit gewenst is kan er een 2 e sponsor aangemaakt worden. 2.2 Gegevens van de contactpersoon In dit veld is het belangrijk dat alle gegevens met een sterretje (*) zo juist mogelijk worden ingevuld.! Let op: De overige velden zijn niet verplicht, maar het is wel wenselijk dat alle velden zo juist 5

6 mogelijk worden ingevuld. Controleer de gegevens goed, deze kunnen naderhand niet meer worden gewijzigd. 2.3 Nota Er wordt ook de mogelijkheid geboden om een nota naar uw sponsor te laten sturen. Zet daartoe een vinkje in het vakje naast Deze sponsor wenst een nota te ontvangen. Wanneer dit wordt aangevinkt wordt er een rekening met het opgegeven bedrag verstuurd naar de sponsor.! Let op: Wanneer u op de knop "opslaan" klikt worden de gegevens van deze sponsor vastgelegd in het systeem. Het is dan niet meer mogelijk om nog wijzigingen aan te brengen zonder daarover contact op te nemen met de sponsorcommissie. Er wordt tevens een mailtje gestuurd naar de sponsor met daarin uitleg omtrent de betaling en het aanleveren van de benodigde bescheiden voor het gekozen pakket (indien van toepassing). Tegelijkertijd wordt er een mailtje gestuurd naar de penningmeester om een nota te versturen (indien gewenst) en naar de technische mensen die de pakketten uitvoeren. Controleer de gegevens daarom a.u.b. goed voordat u deze definitief in het systeem laat registreren. Vink aan dat de gegevens zijn gecontroleerd en klik op opslaan om de sponsor op te slaan in het systeem. 6

7 3. Sponsor overzicht Wanneer er een sponsor is aangemaakt kom je in het sponsoroverzicht met een melding dat de sponsor succesvol is geregistreerd, dit is het scherm welke zichtbaar is wanneer je vanaf nu iedere keer inlogt. Afbeelding 5: Sponsor overzicht In dit overzicht is meteen duidelijk welk bedrag de sponsor heeft toegezegd, en of dit bedrag is ontvangen. Wanneer wij een bedrag hebben ontvangen krijg je hiervan een melding wanneer je inlogt in het systeem; Afbeelding 6: Bedrag ontvangen 7

8 Afbeelding 7: Sponsor overzicht Wanneer een betaling is ontvangen zal het bedrag groen worden weergegeven, dit geldt alleen als het bedrag groter of gelijk is aan de toezegging. Wanneer er een bedrag is ontvangen waarbij het ontvangen bedrag nog niet overeenkomt met het toegezegde bedrag zal deze rood worden weergegeven tot het resterende bedrag is ontvangen. Wanneer er een pakketbescheide is ontvangen zal deze in het overzicht groen worden weergegeven. 8