Handleiding GEBRUIK LEDENBEHEER BADMINTON VLAANDEREN. Gert Piqueur 03/

Transcriptie

1 Gert Piqueur 03/ Handleiding GEBRUIK LEDENBEHEER BADMINTON VLAANDEREN

2 Inloggen Elke secretaris heeft de login gegevens ontvangen om zich aan te melden bij het ledenbeheer. Indien een ander bestuurslid verantwoordelijk is voor het ledenbestand dan kan er voor deze persoon een aparte login aangemaakt worden. Let op, we laten niet meer dan 3 login s toe per club. Wijzigt je secretaris dan moet je voor de nieuwe secretaris nieuwe login gegevens aanvragen. Ga naar Klik rechts bovenaan de website op inloggen. Vul hierna je login gegevens in en vink het vakje volgende keer automatisch inloggen aan, klik op login. Scrol in het menu onder je naam naar beheer en kies voor PlayerDB: je club Je bent nu ingelogd in het ledenbeheer systeem van je club. Een nieuw lid aanmaken Klik bovenaan op Nieuw lid Vul de persoonsgegevens in van het lid Duid de aanvullende informatie aan. Heeft de persoon een handicap? Wil het lid de Badminton Vlaanderen nieuwsbrief ontvangen en wil de persoon nieuws van onze partners ontvangen? Geef het klassement in van de speler. Elk nieuw lid start met het D klassement in de drie disciplines. Als het lid vroeger al lid was is het reglement C700 van toepassing. Een lid dat langer dan 1 jaar geen lid was zakt 1 klassement in alle disciplines. Was een lid langer dan 3 jaar niet meer aangesloten dan zakt hij 2 klassementen in alle disciplines. Vul de adresgegevens in van het nieuwe lid. Klik op volgende. Vul de contactgegevens in van het nieuwe lid. Klik op volgende. Duidt de functie aan van een nieuw lid. Voor een speler is dit standaard de spelers functie. Kies het statuut van de speler. Een jeugdspeler wordt automatisch aangeduid. Personen ouder dan 19 moeten kiezen tussen competitiespeler of recreant. Klik op opslaan. Ook jeugd die meteen deel neemt aan volwassenen tornooien of aan de competitie moet je aanduiden als competitiespeler. Het nieuwe lid werd nu ingegeven. Ga naar het tabblad validatie om de goedkeuring van de leden aan te vragen. Controleer of alle gegevens correct zijn en vraag de validatie aan. Vink achter de naam van de speler het vakje aan of kies voor het vakje naast alles selecteren (onderaan) indien je meerdere spelers hebt ingegeven. Klik daarna op valideren. De validatie wordt de eerst volgende werkdag door Badminton Vlaanderen gecontroleerd en indien correct, goedgekeurd. Een lid opnieuw aansluiten Stap 1: Je beschikt niet over het lidnummer o Je zal de persoon ingeven als een nieuw lid zoals hierboven staat beschreven. Na het invoeren van de persoonsinformatie zal het systeem de spelers

3 automatisch controleren. Als de speler in de database zit krijg je hiervan een melding en moet je de speler aansluiten zoals hieronder in stap 2 beschreven. Opgelet: het systeem zoekt op voornaam, familienaam en geboortedatum. Geef je een foutieve geboortedatum in dan zal hij de speler niet herkennen en zal je hem een nieuw lidnummer toekennen. Vraag, om dit te vermijden, aan je nieuwe leden, of ze ooit al lid zijn geweest van een aangesloten club. Stap 2: Je beschikt over het lidnummer of je hebt bovenstaande stap uitgevoerd o Klik bovenaan op Heraansluiting/nieuw lidmaatschap o Zoek het lid door de voornaam en naam of het lidnummer (indien gekend) in het lege veld te typen. Klik zoeken. o Als de resultaten worden weergegeven klik dan op selecteer naast de naam van de persoon die je wilt selecteren. o De functie staat standaard op speler ingevuld, kies het soort lidmaatschap. Klik op opslaan. o Ga naar de validatiepagina van het systeem. o Scrol over het pijltje links naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. Opgelet deze validatieprocedure is anders dan bij het ingeven van een nieuw lid. o De validatie wordt de eerst volgende werkdag door Badminton Vlaanderen gecontroleerd en indien correct, goedgekeurd. Een lid verwijderen Een lid verwijderen gedurende het kalenderjaar is niet mogelijk door de clubs. Dit kan enkel na schriftelijke aanvraag bij Badminton Vlaanderen in geval van een geschil of overlijden. De clubs kunnen de spelers die geen lid meer zijn schrappen tussen 1 januari en 20 januari. Hierna wordt de factuur opgemaakt voor de lidgelden van het volgende jaar. De factuur raadplegen Klik op de laatste tab (Facturen) Selecteer Alle seizoen debet nog niet betaald (voor openstaande facturen) of debet betaald (voor reeds betaalde facturen), klik op zoeken Je kan je factuur bekijken of printen door op het pijltje te klikken die voor je factuur gegevens staan Een bestuursfunctie aanvragen voor een speler Klik bovenaan op Heraansluiting/nieuw lidmaatschap Zoek het lid door de voornaam en naam of het lidnummer in het lege veld te typen. Klik zoeken. Als de resultaten worden weergegeven klik dan op selecteer naast de naam van de persoon die je wilt selecteren. Kies de functie.

4 Het lidmaatschapstype plaats je op het reguliere statuut van de speler. Klik op opslaan. Ga naar de validatiepagina van het systeem. Scrol over het pijltje naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. Geef je meerdere spelers tegelijk door. Vink dan het vakje naast alles selecteren aan en klik daarna op valideren De aanvraag van een nieuwe functie zal moeten goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. Een bestuursfunctie verwijderen van een speler Klik op het kruisje voor de naam van de spelers van wie je de bestuursfunctie wil verwijderen. Scroll over het pijltje en klik op stoppen bij de functie van de speler die je wil verwijderen. Het adres of andere gegevens van een lid aanpassen Klik op het tabblad profiel Pas de gegevens aan en klik op opslaan Het statuut aanpassen van een speler Klik bij actieve lidmaatschappen op het potloodje onder wijzigen voor de spelers functie van het lid Enkel wijzigen van recreant en jeugd naar competitiespeler is mogelijk Ga naar de validatiepagina van het systeem. Scrol over het pijltje naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. Geef je meerdere spelers tegelijk door. Vink dan het vakje naast alles selecteren aan en klik daarna op valideren. De aanvraag van een nieuwe functie zal moeten goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. Het klassement van een speler raadplegen Klik op klassement

5 Een lid een sturen Klik op Vul je onderwerp en inhoud in en klik op verzenden. Trainers aanduiden Klik bovenaan op Heraansluiting/nieuw lidmaatschap Zoek het lid door de voornaam en naam of het lidnummer in het lege veld te typen. Klik zoeken. Als de resultaten worden weergegeven klik dan op selecteer naast de naam van de persoon die je wilt selecteren De functie staat standaard op speler ingevuld, kies Trainer. Klik op opslaan Behaalde KYU diploma toevoegen Klik bovenaan op Heraansluiting/nieuw lidmaatschap Zoek het lid door de voornaam en naam of het lidnummer in het lege veld te typen. Klik zoeken. Als de resultaten worden weergegeven klik dan op selecteer naast de naam van de persoon die je wilt selecteren. In het vak Functie kies je het behaalde KYU diploma (KYU speler wit groen rood blauw geel) Het lidmaatschapstype plaats je op het reguliere statuut van de speler. Klik op opslaan. Ga naar de validatiepagina van het systeem. Scrol over het pijltje naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. Geef je meerdere spelers tegelijk door. Vink dan het vakje naast alles selecteren aan en klik daarna op valideren. De aanvraag van een nieuwe functie zal moeten goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. De gegevens van de club aanpassen Klik op het tabblad profiel Pas de gegevens aan Klik op opslaan Een sporthal toevoegen Klik op het tabblad locaties Klik op nieuwe locatie aanmaken

6 Vul de naam van de sporthal in en geeft het aantal banen in, optioneel kan je ook een omschrijving toevoegen. Klik op volgende. Pas de adresgegevens aan. Klik op volgende. Pas de contactgegevens aan. Klik op volgende. Duid de speeldagen aan en geef per dag het aanvangsuur en begin uur op. Klik op opslaan. De gegevens van de sporthal wijzigen Klik op het tabblad locaties Klik op de naam van de sporthal Klik op Locatie bewerken (klik op locatie verwijderen indien je club niet meer actief is in deze sporthal). Verander de naam van de sporthal, optioneel kan je ook een omschrijving toevoegen. Klik op volgende. Pas de adresgegevens aan. Klik op volgende. Pas de contactgegevens aan. Klik op volgende. Duid de speeldagen aan en geef per dag het aanvangsuur en begin uur op. Klik op opslaan. Exporteren van ledenlijsten en andere overzichten Klik op het tabblad exporteren Kies het gewenste overzicht, klik op het excel icoontje om de lijst aan te maken en te downloaden. Foutieve adressen raadplegen Klik op het tabblad exporteren Klik op het excel icoontje naast leden met foutief adres Een excel lijst met mensen met een foutief adres wordt gegenereerd Vraag het correcte adres op bij de speler Wijzig het adres in het profiel van de speler, vink het aanduidvakje naast foutief adres uit Statistieken raadplegen Klik op het tabblad statistieken Kies in het drop down menu het gewenste overzicht FAQ s Waar kan je aan -of opmerkingen doorgeven ivm het verbeteren of aanpassen van het ledenbeheer. Bij Gert Piqueur via mail of telefonisch op 03/ Is het mogelijk om eigen excel lijsten met leden te importeren in het ledenbeheer? Dit is niet mogelijk.

7 Onze club werkt al lange tijd met een eigen excel ledenlijst. Als ik de leden nog online moet invullen heb ik eigenlijk dubbel werk. In het ledenbeheer van Badminton Vlaanderen kan je alle gegevens van je leden beheren. De invulvelden zijn zeer uitgebreid. Een ledenlijst kan je eenvoudig in excel exporteren. Een eigen lijst in excel of acces bijhouden wordt zo overbodig. Kan ik het statuut van een speler wijzigen. Ja, je kan het statuut van een recreant of jeugdspeler ombuigen naar competitiespeler. Omgekeerd is dit niet mogelijk. De aanvraag moet goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. Hoe je het statuut aanpast kan je lezen in de handleiding. Kan je bij een heraansluiting de adres -en contactgegevens wijzigen? Je kan deze gegevens niet wijzigen bij de aanvraag. Zodra het lidmaatschap is goedgekeurd, kan je de gegevens wijzigen in het profiel van de speler. Kan ik zelf leden schrappen in het ledenbestand? Nee. Leden schrappen tijdens het jaar kan enkel door Badminton Vlaanderen en wordt slechts in uitzonderlijke gevallen uitgevoerd. Tijdens de periode van 1 tot 20 januari, voorafgaand aan de facturatie, kunnen de clubs de personen die geen lid meer zijn, schrappen. Ik ben mijn wachtwoord kwijt, wat nu? Klik op de inlogpagina op wachtwoord achterhalen. Daarna geef je de login en je adres in. Er zal je dan een nieuw wachtwoord opgestuurd worden. Ik ben mijn login gegevens kwijt of heb geen login ontvangen. Stuur een mail aan gert@badmintonvlaanderen.be, hij zal je de login gegevens opnieuw verzenden. Vermeld bij de aanvraag duidelijk het adres waarop de login gegevens moeten verzonden worden. Ik heb een fout gemaakt bij het ingeven van het lid. Kan ik deze gegevens wijzigen? Indien je een fout gemaakt hebt bij het ingegeven van de gegevens van een nieuwe speler doorloop je best de volledige aanvraagprocedure. Zodra het lid is gevalideerd door Badminton Vlaanderen kan je de gegevens van de speler wijzigen. Onze club wijzigt zijn secretaris. Verandert de login automatisch mee? Nee, na het ingegeven van een nieuwe secretaris moet voor deze een nieuwe account aangemaakt worden. Deze kan je aanvragen door een mail te sturen naar gert@badmintonvlaanderen.be Een ander bestuurslid dan de secretaris verzorgt de ledenverwerking. Kan deze persoon toegang krijgen tot het ledenbestand? De secretaris kan er voor kiezen om een assistent te kiezen die het ledenbestand mee beheerd. Het is ook mogelijk dat de secretaris het ledenbeheer volledig toevertrouwt aan een ander bestuurslid. Voor deze (extra) beheerder kan een account worden aangemaakt door Badminton Vlaanderen. Deze kan je aanvragen door een mail te sturen naar gert@badmintonvlaanderen.be. Geef je eigen logingegevens niet door. De extra toegang wordt namelijk steeds gekoppeld aan de eigen persoonlijke account.