Elia Supplier Information Guide Registreren als Elia leverancier op Ariba

Transcriptie

1 Version 2 Date 25//204

2 Contents Introductie Hulp nodig? Taalinstellingen Invitation Registratie op Ariba Commerce Cloud Ariba welkomstpagina Voer uw Ariba Commerce Cloundinformatie in Basisgegevens over uw bedrijf invullen Voer gebruikersaccountgegevens in Ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden en de Aribaprivacyverklaring Confirmatie van uw registratie Uw Ariba bedrijfsprofiel Elia Sourcing Dashboard... 7 Inloggen op het Elia E-Sourcing platform Appendices Appendix : Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia Appendix 2: Instellingen profielzichtbaarheid Appendix 3: Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud Appendix 4: Tijdzone wijzigen... 8 Version 2 Date 25//204 Page 2 of 8

3 Introductie E-sourcing wordt door Elia gebruikt om het aankoopproces op te volgen. Meer bepaald, zal een E-sourcing platform gebruikt worden om stappen in het aankoopproces zoals selectieprocedures (Requests For Information) en offerteaanvragen (Requests For Proposal) te organiseren. Het E-sourcing platform biedt leveranciers de mogelijkheid om op een eerlijke manier deel te nemen aan het mededingingsproces bij Elia. Elia heeft Ariba (een SAP onderneming) gekozen als E-sourcing aanbieder. Om het Ariba E-sourcing platform te kunnen gebruiken moet een leverancier een Ariba profiel hebben dat gelinkt is aan Elia. Met dit profiel kan men niet alleen aan Elia gebeurtenissen deelnemen, maar men kan dit ook gebruiken om nieuwe bedrijfsopportuniteiten te vinden op het Ariba netwerk. Meer informatie is te vinden op de Ariba website. Dit document beschrijft de te doorlopen stappen om zich als Elia leverancier te registreren op het Ariba E-Sourcing platform. 2 Hulp nodig? U kan voor alle vragen en opmerkingen tijdens uw registratie terecht bij het Ariba Customer Support Team. In België is deze support beschikbaar in het Nederlands en het Frans op weekdagen van 9h tot 7h op volgend telefoonnummer +44 (0) Buiten deze uren blijft support beschikbaar op weekdagen, maar alleen in het Engels. Telefoonnummers voor andere landen of regio s kunnen hier geraadpleegd worden. Meer informatie is te vinden op de Ariba Help pagina. Version 2 Date 25//204 Page 3 of 8

4 3 Taalinstellingen De taal waarin het Ariba platform weergegeven wordt is afhankelijk van de taalinstellingen van uw internet browser. Hieronder kan u meer informatie vinden hoe u de taal van uw browser kan instellen. Internet explorer: click on Tools (upper right corner) internet options tab General languages select or add another language Move up the preferred language until it is all the way on top of the list of languages -> restart your browser Mozilla Firefox: click on the Firefox button (upper left corner) click options click on the tab Content (languages) choose select or add another language restart your browser Google Chrome: Click on the wrench button (upper right corner) click on Settings click on show advanced settings (at the bottom) under languages click on language and input settings select or add another language restart your browser Voor meer informatie wat betreft het wijzigen van uw browser taal verwijzen we u graag door naar de documentatie van uw internet browser. Version 2 Date 25//204 Page 4 of 8

5 4 Invitation U zult een uitnodigingsmail ontvangen van zodra een Elia inkoper een sourcing gebeurtenis gelanceerd heeft waarvoor u bent uitgenodigd. Indien u nog niet geregistreerd bent als Elia leverancier zal deze mail eruitzien zoals hieronder weergegeven. Indien u ooit al deelgenomen heeft aan een Elia sourcing gebeurtenis dan heeft u een Ariba account. In dit geval zal u een andere mail ontvangen die u meteen naar de sourcing gebeurtenis verwijst. Meer informatie is beschikbaar in volgend document Elia Supplier Information Guide - Participating in an Elia Sourcing Event. Klik op Klik hier om naar de registratie website te gaan. Version 2 Date 25//204 Page 5 of 8

6 5 Registratie op Ariba Commerce Cloud 5.. Ariba welkomstpagina Wanneer u klikt op de link in de uitnodigings wordt u naar de welkomstpagina van Ariba geleid. Op deze webpagina heeft u 2 mogelijkheden:. Indien u Ariba voor het eerst zal gebruiken dient u een Ariba profiel aan te maken. Volg de stappen beschreven hieronder. 2. Indien u Ariba al gebruikt voor andere bedrijven buiten Elia, kan u uw huidig Ariba account linken aan de Elia account. Deze procedure is beschreven onder Appendix Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia Klik op Continue om u als nieuwe leverancier te registeren op de Ariba Commerce Cloud (Elia E-Sourcing platform). Indien u niet op bovenstaande webpagina terecht komt, gelieve 8.3 Appendix 3 Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud te raadplegen Version 2 Date 25//204 Page 6 of 8

7 5.2. Voer uw Ariba Commerce Cloundinformatie in Op deze webpagina wordt u gevraagd om uw bedrijfsgegevens in te vullen en een account administrator te creëren. Standaard kunnen alle organisaties op het Ariba platform de basisgegevens over uw bedrijf bekijken en de administrator contacteren. U kunt Appendix 2 Instellingen profielzichtbaarheid raadplegen indien u dit wilt veranderen Basisgegevens over uw bedrijf invullen Controleer of de opgegeven Bedrijfsnaam en Adres door het Elia aankoop departement juist zijn. Indien deze informatie onjuist is, gelieve deze te corrigeren en de verantwoordelijke inkoper bij Elia te contacteren. 2 Vul de Product- en servicecategorieën die uw organisatie aanbiedt in. Ariba gebruikt de UNSPC classificatie om producten en diensten in categorieën onder te verdelen. Meer informatie op 3 Geef de locaties op waar uw organisatie actief is door Verzendadres of servicelocatie in te vullen. 4 Vul, indien van toepassing, de informatie met betrekking tot Belasting / BTW in. Version 2 Date 25//204 Page 7 of 8

8 Voer gebruikersaccountgegevens in In deze stap creëert u het eerste Ariba gebruikersaccount. Later kunt u meer gebruikers toevoegen aan uw bedrijfsprofiel. 2 3 Vul uw gebruikersaccountgegevens in. Gelieve rekening te houden met de richtlijnen naast de in te vullen velden. Belangrijke opmerking: Zorg ervoor dat u het antwoord op de geheime vraag onthoudt of noteert. U zal dit nodig hebben indien u een nieuw wachtwoord wil aanvragen. In andere gevallen contacteer Ariba Customer Support Ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden en de Aribaprivacyverklaring. U kunt de Gebruiksvoorwaarden en de Ariba-privacy verklaring raadplegen en lezen. Het is belangrijk te onthouden dat deze documenten zijn opgesteld door Ariba Inc en de inhoud hiervan betrekking heeft op uw relatie met Ariba Commerce Cloud, niet met de Elia Groep. 2 Vink de checkbox aan om akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden en Ariba-privacyverklaring. 3 Klik op Doorgaan. Version 2 Date 25//204 Page 8 of 8

9 5.3. Confirmatie van uw registratie Na het indienen van uw registratie krijgt u een , gelijkaardig aan deze hieronder. Elia raadt u aan deze te bewaren aangezien deze uw gebruikersnaam en account-id van uw organisatie bevat. Het is aangeraden dit nummer bij de hand te hebben indien u het Ariba Customer Support team contacteert. Version 2 Date 25//204 Page 9 of 8

10 5.4. Uw Ariba bedrijfsprofiel Na het indienen van uw registratie wordt u naar uw publiek bedrijfsprofiel op de Ariba Commerce Cloud geleid. Hoewel dit niet verplicht is, raadt Elia u aan dit verder te vervolledigen. 2 Klik op Opslaan wanneer u klaar bent met het vervolledigen van uw bedrijfsprofiel. 2 Klik op Sluiten om verder te gaan. Version 2 Date 25//204 Page 0 of 8

11 6 Elia Sourcing Dashboard Na het vervolledigen van uw bedrijfsprofiel kan u navigeren naar het Elia Sourcing Dashboard. Hier kan u alle gebeurtenissen terugvinden waarvoor u bent uitgenodigd door Elia. 2 Wanneer uw gebruiker gelinkt is aan meerdere organisaties, controleert u best even of u zich of de Elia tab bevindt. 2 Klik op de naam van de gebeurtenis om verder te gaan. Voor uitgebreide informatie over hoe u aan gebeurtenissen kan deelnemen, raadpleeg de handleiding Elia Supplier Information Guide - Participating in an Elia Sourcing event. Version 2 Date 25//204 Page of 8

12 7 Inloggen op het Elia E-Sourcing platform Nadat u zich geregistreerd heeft als een Elia leverancier op Ariba, heeft u twee mogelijkheden om aan te melden op het E-Sourcing platform:. Klik op de link in de die u uitnodigt om deel te nemen aan een Elia sourcing gebeurtenis. 2. Gebruik volgende link: U wordt naar de aanmeldpagina geleid Geef de gebruikersnaam op die u gekozen heeft tijdens uw registratie and die per naar u verzonden is. 2 Geef het wachtwoord op dat u gekozen heeft tijdens uw registratie. 3 Indien u uw gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, klik op volgende links. 4 Klik op Aanmelden. Na het aanmelden wordt u naar de sourcing gebeurtenis geleid waarvoor u bent uitgenodigd of heeft u toegang tot het Elia Sourcing Dashboard. Bij problemen met aanmelden, contacteer het Ariba Customer Support team. Version 2 Date 25//204 Page 2 of 8

13 8 Appendices 8.. Appendix : Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia. Wanneer u reeds Ariba gebruikt voor andere bedrijven waarmee u samenwerkt, kan u volgende stappen vervolledigen om uw bestaand Ariba profiel te linken aan Elia. Klik op Klik hier om naar de aanmeldpagina te gaan. 2 2 Klik op Doorgaan en volg de instructies om uw bestaande Ariba account aan Elia te koppelen. Version 2 Date 25//204 Page 3 of 8

14 8.2. Appendix 2: Instellingen profielzichtbaarheid U moet u aanmelden op het Ariba sourcing platform om uw instellingen met betrekking tot profielzichtbaarheid te wijzigen. Op de webpagina die tevoorschijn komt zal uw bedrijfsnaam zichtbaar zijn. Klik op de naam van uw bedrijf. Wanneer u op de naam van uw bedrijf klikt zal er een pop-up verschijnen. 2 2 Klik op Bedrijfsprofiel In het bedrijfsprofiel ziet u het volgende. Version 2 Date 25//204 Page 4 of 8

15 2 Controleer of u zich op de Basis tab van het bedrijfsprofiel bevindt. 2 Klik op Instellingen profielzichtbaarheid Maak de nodige wijzigingen aan de profielzichtbaarheid door zaken aan of uit te vinken. 4 Klik op OK. Version 2 Date 25//204 Page 5 of 8

16 8.3. Appendix 3: Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud Indien u naar onderstaande webpagina wordt geleid, bent u op een foutieve pagina en dient u het Ariba Customer Support team te contacteren. U kan de contactinformatie van het Ariba Customer Support team vinden onder de paragraaf Hulp nodig?. Registreer niet als nieuwe leverancier op deze pagina. Elia heeft u reeds als leverancier geregistreerd indien u onderstaande mail hebt ontvangen. Refereer naar deze mail wanneer u belt naar het Ariba Customer Support team en dat u naar de Welkom, XXX pagina zou moeten geleid worden. Version 2 Date 25//204 Page 6 of 8

17 Version 2 Date 25//204 Page 7 of 8

18 8.4. Appendix 4: Tijdzone wijzigen Uw tijdzone kan u aanpassen in uw accountinstellingen. 2 Klik op uw accountnaam. 2 Klik op My Account. 3 3 Selecteer de gewenste tijdzone. Version 2 Date 25//204 Page 8 of 8