Mamut Business Software. Introductie. Mamut Enterprise Travel CRM

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie Mamut Enterprise Travel CRM

2 Introductie in uitbreiding van Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Travel CRM Versie: 12.1

3 Inhoud OVER MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM... 1 SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS IN MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM... 3 Synchronisatie-instellingen...3 Synchronisatie van gegevens...4 Details over de synchronisatie...4 Off-line gaan uit de netwerk-database...5 Zich aanmelden bij de netwerk-database...7 TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

4 OVER MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM OVER MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Met het additionele product Mamut Enterprise Travel CRM kunt u uw werk meenemen op een laptop vanaf uw kantoor. U werkt dan op een kopie van de centrale database. U kunt u kalender lezen en bijwerken, offertes en orders uitwerken, bijwerken van relaties etc. Vervolgens kunt u later de laptop weer koppelen aan de centrale database en door middel van synchronisatie eventuele veranderingen verwerken. Het is zowel praktisch als indrukwekkend voor klanten dat u een kopie van de belangrijke informatie uit het CRM- en administratie-programma mee kunt nemen. Met Mamut Enterprise Travel CRM kunt u informatie meenemen en bewerken wanneer u onderweg, bij klanten of op reis bent, zonder aan het internet verbonden te zijn. Door informatie te kopiëren van het hoofdsysteem naar uw laptop kunt u werken wanneer en waar u maar wilt. Zodra u terug bent op uw kantoor zal de nieuwe informatie automatisch bijgewerkt worden in het hoofdsysteem. Voordelen Belangrijke artikel- en klanteninformatie meenemen van kantoor Biedt klanten nog meer een persoonlijke service Maak ter plaatse een offerte of order aan Registreer nieuwe informatie efficiënter Werk bij klanten, onderweg of in uw hotel, zowel met als zonder internetverbinding Voorkom dubbele invoeren Maak afspraken met klanten professioneler Geeft overzicht over nieuwe informatie en bewerkingen Verkoop meer aan nieuwe en bestaande klanten Functionaliteit Kopiëren van uw centrale database naar uw laptop. Het lezen, bewerken en aanmaken van relaties en contactpersonen. Het lezen, bewerken, aanmaken en verwijderen van activiteiten en documenten. Producten bekijken. In de lokale kopie aangemaakte aanbiedingen, veranderen, annuleren en overbrengen naar orders. In de lokale kopie aangemaakte orders, veranderen en annuleren. Automatische synchronisatie van data. Snelle eenrichting synchronisatie: Kies welke data er bijgewerkt wordt - in de centrale of lokale database- of vrij naar keuze per verandering indien er een conflict optreedt. Mogelijkheid om een rapport over de wijzigingen uit te printen. 1

5 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Dit kunt u doen met Mamut Enterprise Travel CRM Neem informatie uit het informatieprogramma mee vanaf kantoor, en synchroniseer de wijzigingen wanneer u terugkomt: Biedt klanten betere service en werk efficiënter terwijl u onderweg, bij klanten of op reis bent. Gelukkig heeft Mamut een product ontwikkeld, waarmee u gemakkelijk informatie kunt meenemen en kunt registreren vanaf Mamut Enterprise. Op deze manier heeft u altijd de laatste informatie beschikbaar wanneer u bij klanten of onderweg bent en kunt u de best mogelijke service bieden. Biedt betere service bij klanten en verkoopafspraken: Het is zowel praktisch als indrukwekkend voor klanten dat u een kopie van de belangrijke informatie uit het CRM- en administratie-programma mee kunt nemen. Door de laatste informatie over relaties, artikelen, activiteiten, documenten, aanbiedingen, orders en offertes mee te nemen kunt u betere service aan uw klanten leveren. U kunt klanteninformatie en activiteiten ter plaatse bewerken, of een aanbieding of order direct op uw laptop aanmaken. Neem de belangrijke informatie mee en werk waar u maar wilt: Wilt u overal kunnen werken en toegang hebben tot de informatie uit het Mamut Enterprise systeem? Met het additionele product Mamut Enterprise Travel CRM kunt u informatie meenemen en bewerken wanneer u onderweg, bij klanten of op reis bent, zonder aan het Internet verbonden te zijn. Door informatie te kopiëren van het hoofdsysteem naar uw laptop kunt u werken wanneer en waar u maar wilt. Snelle en eenvoudige registratie van informatie en overbrenging van gegevens: Voor bedrijven met vele gebruikers van het programma op en buiten kantoor, is het eenvoudig om gegevens over te brengen, zelfs wanneer er door meerdere medewerkers wijzigingen zijn aangebracht. In het hoofdprogramma kunt u zien welke gebruikers er niet verbonden zijn. Bij het bijwerken van de gegevens heeft u volledige controle voordat u het automatische proces om de gegevens over te brengen start. U kiest welke data behouden blijft door aan te geven of er veranderingen in de kopie of in het hoofdprogramma aangebracht worden, in de velden die het laatst bijgewerkt zijn of u bepaald zelf welke gegevens behouden worden. Met Mamut Enterprise Travel CRM gebruikt u uw werktijd beter! Mamut Enterprise Travel CRM is geschikt voor: Verkopers of consulenten in "het veld" Bedrijven die dienstverlening doen bij klanten Vakmannen (bijv. timmermannen) Installateurs (bijv. elektricien) Reparateurs (bijv. elektronische apparatuur) Bedrijven waarvan medewerkers thuiswerken. Personen die veel reizen Personen die pendelen met bijv. de trein die hun werkdagen willen verkorten door te werken op weg naar het kantoor. 2

6 SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS IN MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS IN MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Synchronisatie-instellingen U kunt de synchronisatie-instellingen instellen via het menu Beeld - Travel CRM Synchronisatie-instellingen. Bij de synchronisatie kunnen er conflicten ontstaan indien dezelfde gegevens in de netwerkdatabase als in de off-line kopie worden gewijzigd. In dit venster kunt u aangeven hoe dergelijke conflicten opgelost moeten worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren, worden zonder meer gesynchroniseerd. Onder in het instellingsvenster kunt u klikken op de koppeling Afgemelde gebruikers om te kunnen zien welke gebruikers afgemeld zijn. Opties bij de oplossing van conflicten Automatisch: De netwerk-database behouden: Bij deze keuze zullen de wijzigingen in de netwerkdatabase behouden blijven en de wijzigingen in de off-line database afgewezen worden. De off line database behouden: Bij deze keuze zullen de wijzigingen in de off-line database behouden blijven en de wijzigingen in de netwerk-database afgewezen worden. De meest recente velden behouden: Bij deze keuze zullen de laatste wijzigingen behouden blijven en de oudste afgewezen worden. Ik bepaal zelf welke waarden behouden moeten blijven: Bij deze keuze kunt u - stuk voor stuk - zelf aangeven welke waarden u wilt behouden of afwijzen bij de synchronisatie. Let op: De systeembeheerder kan met gebruikersrechten kiezen welke gebruikers het toegestaan is om gegevens mee te nemen naar een lokale database op deze manier. 3

7 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Synchronisatie van gegevens Wanneer u zich eerder van de netwerkdatabase heeft ontkoppeld en vervolgens Mamut start met toegang tot de netwerkdatabase, stelt deze functie u in de gelegenheid om zich aan te melden bij de netwerkdatabase en deze te synchroniseren met de wijzigingen en nieuwe gegevens die zijn gemaakt in de off-line database. Wanneer dezelfde gegevens zijn gewijzigd in de netwerkdatabase als in de off-line kopie, ontstaat er een conflict betreffende welke gegevens behouden dienen te worden wanneer de gegevens van de off-line database gesynchroniseerd moeten worden met de netwerkdatabase. De instellingen die u heeft aangegeven voor het oplossen van de conflicten, zullen bepalen welke wijzigingen behouden of geweigerd zullen worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren, worden zonder meer gesynchroniseerd. Indien u bij de instellingen voor de synchronisatie er voor heeft gekozen om conflicten handmatig op te lossen, wordt u in de gelegenheid gesteld om eventuele conflicten stuk voor stuk op te lossen. Indien u voor het automatisch oplossen van conflicten heeft gekozen, zal het programma deze oplossen aan de hand van de aangegeven instellingen. Lees bovenstaand meer over de instellingen voor de synchronisatie. Volgende gegevens kunnen gesynchroniseerd worden en zijn toegankelijk in de off-line database Relaties met contactpersonen Artikelen Activiteiten Documenten Offertes (aanmaken) Orders (aanmaken) Facturen (enkel lezen) Projecten Let op! Indien de gebruiker losgekoppeld is van de netwerkdatabase, kan noch de netwerkdatabase, noch de off-line database bijgewerkt worden met een nieuwere versie van het programma. Details over de synchronisatie Wanneer dezelfde gegevens zijn gewijzigd zowel in de netwerk-database als de off-line kopie, ontstaat er een conflict wanneer gegevens van de off-line database gesynchroniseerd moeten worden met de netwerk-database. Bij de Synchronisatie-instellingen kunt u aangeven hoe dergelijke conflicten opgelost moeten worden. Alle wijzigingen die geen conflict opleveren, worden zonder meer gesynchroniseerd. 4

8 SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS IN MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Speciaal in verband met het wijzigen en het wissen van gegevens Relatiegegevens kunnen gelezen en bewerkt worden en nieuwe kunnen aangemaakt worden, maar het wissen van deze gegevens wordt niet gesynchroniseerd. Contactpersoongegevens kunnen gelezen en bewerkt worden en nieuwe kunnen aangemaakt worden, maar het wissen van deze gegevens wordt niet gesynchroniseerd. Artikelgegevens kunnen gelezen, maar niet gewijzigd worden. Activiteitengegevens kunnen gelezen, bewerkt en gewist worden en nieuwe kunnen aangemaakt worden. Wanneer een activiteit in de netwerk-database bewerkt is, zal het wissen in de off-line database geen invloed hebben op de netwerk-database. Documenten kunnen gelezen, bewerkt en gewist worden en nieuwe kunnen aangemaakt worden. Wanneer een document in de netwerk-database bewerkt is, zal het wissen in de off-line database geen invloed hebben op de netwerk-database. Offertes, die zijn aangemaakt in de off-line database, kunnen gewijzigd, geannuleerd en overgebracht worden naar een verkooporder. Offertes, die aangemaakt zijn in de netwerk-database, kunnen uitsluitend gelezen worden. Orders, die zijn aangemaakt in de off-line database, kunnen gewijzigd en geannuleerd worden, maar niet gefactureerd worden. Orders, die aangemaakt zijn in de netwerk-database, kunnen uitsluitend gelezen worden. Factuurgegevens kunnen gelezen, maar niet gewijzigd of gecrediteerd worden. Projecten kunnen uitsluitend gelezen worden. Notities, die gewijzigd zijn voor relaties, contactpersonen, activiteiten en documenten, worden samengevoegd bij de synchronisatie zodat er geen wijzigingen verloren gaan. Off-line gaan uit de netwerk-database Zo meldt zich af en maakt u een off-line database aan in Mamut Enterprise Travel CRM 1. Kies Bestand en klik op Off-line gaan. 5

9 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 2. Selecteer welke documenten u in de off-line kopie van de database beschikbaar wilt hebben. Let erop dat bij een grote hoeveelheid gegevens deze bewerking enige tijd kost en dat documenten veel opslagruimte in beslag kunnen nemen. 3. Klik op Volgende en wacht tot het kopiëren van de off-line database is voltooid. 4. Klik op Voltooien en het programma wordt afgesloten. 5. Start het programma nogmaals Bij opstart krijgt u de melding dat u nu werkt met de off-line kopie. Boven in de titelregel zal nu [off-line modus] vermeld staan als indicatie. 6

10 SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS IN MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Meer over documenten Heeft u een draagbare PC met weinig opslagruimte, of wilt dat de synchroninsatie zo snel mogelijk zal verlopen, dan kunt u kiezen om alleen Mijn documenten of Geen documenten te synchroniseren. Alle documenten omvat alle documenten die anderen hebben opgeslagen op de bedrijfsdatabase, terwijl Mijn documenten slechts die bestanden zijn die u zelf hebt aangemaakt (Aangemaakt door), alsmede die bestanden die als Auteur of Onze ref. uw naam hebben. Sommige gebruikers ervaren dat ze in het geheel geen behoefte hebben aan documenten wanneer ze off-line werken. In dat geval kunt u Geen documenten kiezen. Daarmee kan het proces om een lokale database aan te maken aanzienlijk sneller gaan. De keuze die u hier maakt, wordt onthouden voor later, zodat u bij de volgende keer dat u off-line gaat deze keuze automatisch wordt geselecteerd. Tip! U kunt orders registreren in de lokale kopie van de relatiekaart, tabblad Order/Factuur. Zich aanmelden bij de netwerk-database Zo meldt u zich aan bij de netwerk-database 1. Start het programma op uw computer wanneer u toegang heeft tot de netwerk-database. Nadat u zich heeft aangemeld, zal het programma melden dat het de netwerk-database heeft gevonden. 2. Antwoord Ja om u aan te melden bij de netwerk-database. 3. Klik op Volgende om de databases te synchroniseren. Indien u heeft aangegeven dat conflicten automatisch opgelost moeten worden, zal er een venster op uw scherm komen waarin u een rapport kunt afdrukken over de gegevens die zijn gesynchroniseerd (punt 7). 7

11 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 4. Klik op Conflicten oplossen om eventuele conflicten handmatig op te lossen. U krijgt dan informatie over hoeveel conflicten er zijn in de verschillende modules. 5. Geef aan wat u wilt overbrengen naar de netwerk-database in het venster dat u op uw scherm zult krijgen en klik op Voltooien wanneer u klaar bent. 6. Klik op Volgende om de aangegeven wijzigingen te synchroniseren. 7. Klik op Rapport over gesynchroniseerde velden afdrukken om een afdrukvoorbeeld van het rapport te bekijken en om eventueel deze af te drukken. 8. Klik Voltooien om de synchronisatie-wizard af te sluiten. Het programma wordt afgesloten en automatisch opnieuw opgestart met een koppeling naar de netwerk-database. Oplossing van conflicten: Bij de instellingen voor de synchronisatie (zie onderstaande) kunt u kiezen of u conflicten automatisch of handmatig wilt oplossen. Heeft u voor handmatig gekozen, kunt u eventuele conflicten één voor één oplossen. Heeft u automatisch gekozen, dan zal het programma dit zelf overeenkomstig de instellingen hanteren. 8

12 TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN Voordat u additionele producten kunt gebruiken, dient u het ontvangen licentienummer te registreren. Daarnaast dient u te registreren welke gebruiker of welke bedrijfsdatabase toegang dient te hebben. Daarna kunt u het additioneel product gaan gebruiken. Wanneer u additionele producten heeft gekocht, zult u voor elk gekocht additioneel product een licentienummer toegezonden krijgen. Indien u meerdere licentienummers heeft ontvangen, dient u eerst het licentienummer voor het programma zelf te registreren. Daarna kunt het licentienummer voor de service-overeenkomst of andere additionele producten registreren. NB! Wanneer u het licentienummer registreert is het belangrijk dat u het nummer op exact dezelfde manier registreert zoals het staat vermeld in een door u ontvangen brief of . Let op het verschil tussen de letter O en het getal 0. Het licentienummer bevat alleen het getal "0" en niet de letter O". Zo registreert u een toegangslicentie 1. Kies Help -Info en klik Licentienummer registreren. 2. Voer het licentienummer in en klik OK. De licentie voor het additioneel product is nu geregistreerd. Sommige Mamut Enterprise Additionele producten dient u te registreren bij de bedrijfsdatabase of bij gebruikers om toegang te krijgen tot de nieuwe functionaliteit. Nadat u de licentie voor het additioneel product heeft geregistreerd en uw Mamut Enterprisesysteem heeft herstart, krijgt u toegang om de licentie te downloaden. Dit kunt u doen bij Help - Info- Beheer licentiegegevens. Onderzoek of het additioneel product geldt voor een aantal gebruikers, een aantal bedrijfsdatabases of voor alle gebruikers en alle bedrijfsdatabases. Zo registreert u de licentie voor toegang tot het additioneel product 1. Klik op Help - Info. 2. Kies Beheer licentiegegevens... 9

13 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 3. U krijgt nu een lijst met alle additionele producten waar u toegang toe heeft. Vink de additionele producten aan en klik op Toevoegen. 4. Sluit het programma af en herstart uw computer. Nu zijn alle functionaliteiten beschikbaar. Let op: Onderaan de pagina staat hoeveel licenties u heeft voor het additioneel product. U kunt net zo veel gebruikers/bedrijfsdatabases toevoegen als waar u licenties voor heeft. 10