Mamut Business Software. Introductie. Mamut Enterprise Abonnementfacturering

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie Mamut Enterprise Abonnementfacturering

2 Introductie in uitbreiding van Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Abonnementfacturering Versie: 12.1

3 Inhoud OVER ABONNEMENTSFACTURERING... 1 AAN DE SLAG MET ABONNEMENTSFACTURERING... 3 ABONNEMENTSREGISTER... 5 Hoe een nieuw abonnement aanmaken?...6 KLANTEABONNEMENTEN... 7 Hoe een nieuw klantabonnement aanmaken?...8 ABONEMENTSFACTURERINGEN... 9 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 1:2...9 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 2: Hoe aangemaakte orders op basis van abonnementen factureren? Hoe kan ik abonnementsfacturering gebruiken met een jaarlijkse facturering? TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

4 OVER ABONNEMENTSFACTURERING OVER ABONNEMENTSFACTURERING Mamut Enterprise Abonnementsfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing zit inbegrepen in Mamut Enterprise E5. Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde producten en/of diensten factureert, kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste data in de juiste periode geboekt. U kunt overeenkomsten met daaraan de betreffende klanten gekoppeld in een eigen abonnementsregister aanmaken. Het abonnement kan opgemaakt worden met artikelen en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen, en instellingen over hoe het abonnement in het systeem verwerkt zal worden, kunnen worden gedefinieerd; o.a. de frequentie voor wanneer en hoe vaak verkooporders aangemaakt zullen worden. Met de module heeft u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Belangrijk! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen. Vervolgens moet u zich afmelden en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op! Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem contact op met uw softwareleverancier om te onderzoeken of de functie beschikbaar is in uw programmaversie. Abonnementsregister De module bestaat uit een Abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt de instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen. Klantabonnementen Een Klantabonnement is een overeenkomst/abonnement met iedere individuele klant. Deze wordt gekoppeld aan het abonnementsregister. Alle klanten die gefactureerd dienen te worden op basis van een klantabonnement, moeten aan het abonnement worden gekoppeld met behulp van het klantabonnementenregister. Het Klantabonnementsregister laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij dan een verkooporder wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen 1

5 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden indien gewenst. Verkooporders aanmaken en vervolgens factureren vanuit de order- /factuurmodule U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van verkooporders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst verkooporders wilt aanmaken voor klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum. Frequentie Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het Standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Frequentieregister in de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld- Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen. Rapport U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen afdrukken, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen. 2

6 AAN DE SLAG MET ABONNEMENTSFACTURERING AAN DE SLAG MET ABONNEMENTSFACTURERING Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem contact op met uw software leverancier voor meer informatie omtrent of de functie toegankelijk is in uw programmaversie. Zo gaat u aan de slag 1. Activeer de functie. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur. Selecteer het tabblad Algemeen en vink aan bij Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering. Start vervolgens het programma opnieuw. 2. Definieer de frequentie in het Standaardregister. De frequentie bepaalt wanneer/hoe vaak er een verkooporder moet aangemaakt worden op basis van de klantabonnementen die gekoppeld zijn aan het abonnement. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen -Standaardregister en blader tot Frequentie. 3

7 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING 3. Maak nu abonnementen aan. 4. Maak nu klantabonnementen aan. U kunt nu verkooporders op basis van klantabonnementen aanmaken. 4

8 ABONNEMENTSREGISTER ABONNEMENTSREGISTER Het abonnementsregister is een venster met daarin de verschillende abonnementen die u hebt ingesteld. Rechtsboven in het venster selecteert u of u alleen actieve of alleen non-actieve abonnementen wilt bekijken of dat u alle abonnementen wilt zien, ongeacht hun status. Het overzicht toont u de abonnementsnaam, de status, de frequentie, het frequentietype en wanneer de volgende 'verwerking' van het abonnement zal plaatsvinden. Bij een 'verwerking' gaat het om het aanmaken van orders op basis van aan een abonnement gekoppelde klantabonnementen. In het abonnementsregister kunt u nieuwe abonnementen instellen, bestaande abonnementen bewerken en abonnementen non-actief maken door te klikken op de knop Verwijderen. Let op: klantabonnementen die zijn gekoppeld aan een non-actief abonnement worden niet meer weergegeven in het overzicht van klantabonnementen en vormen niet langer de basis voor het aanmaken van orders. Een abonnement is een sjabloon dat identiek is voor alle klanten aan wie worden gefactureerd voor hetzelfde abonnement. Dat wil zeggen dat aan ieder abonnement meerdere klantabonnementen zijn gekoppeld. Bij een abonnement kan het gaan om een abonnement op een tijdschrift, krant of alertdienst, maar ook om huur- of serviceovereenkomsten. Maak een abonnement aan voor ieder(e) abonnement of regelmatige dienst die u aanbiedt en die de basis vormt voor facturen. U voegt de producten en/of diensten aan uw abonnement toe die moeten worden meegenomen op de abonnementsfactuur en u voert de instellingen in die moeten gelden voor de orders die voor het abonnement worden aangemaakt. Met behulp van een speciale wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van uw abonnementen. U kunt de wizard starten door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard kiest u voor welke abonnementen orders moeten worden aangemaakt en of deze alleen voor een bepaalde klant moeten worden aangemaakt of voor alle klanten. 5

9 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Als u op de knop Abonnement weergeven klikt, opent u een venster met alle gegevens over het abonnement. U kunt de informatie van hieruit echter niet bewerken. De knop geeft informatie voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement, maar die geen toegangsrechten hebben waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Met de knop Frequentieregister gaat u rechtstreeks naar het standaardregister, waar u frequenties kunt aanmaken en beheren. Frequenties bepalen wanneer/hoe vaak verkooporders worden aangemaakt op basis van de diverse klantabonnementen die aan het abonnement zijn gekoppeld. Er zijn twee soorten frequenties: "Aantal dagen interval" en "Vaste datum per maand". Als u kiest voor "Aantal dagen interval" kunt u om de x dagen na de laatste orderaanmaak orders genereren. Met "Vaste datum per maand" kunt u aangeven dat u orders wilt aanmaken op dag X om de Y maand(en), bijv. om de twee maanden op de 3e dag, op de 15e van elke maand, om de drie maanden op de 1e van de maand enz. Door te klikken op de knop Print kunt u het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen afdrukken. Hoe een nieuw abonnement aanmaken? 6 U kunt als volgt een nieuw abonnementstype aanmaken: 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer de titel van het abonnement in. Desgewenst kunt u ook een omschrijving geven van waar het abonnement voor bedoeld is. 4. Voer uw instellingen in m.b.t. Frequentie, Betalingsvoorwaarden, Onze ref. en Referentie. 5. De hieraan gerelateerde informatie registreert u in de tabbladen 6. Klik op Opslaan als u klaar bent met het registreren van uw abonnementsinformatie. 7. Klik op de knop Afsluiten om het abonnementsvenster te sluiten. U heeft nu een nieuw abonnement aangemaakt, en u kunt deze gebruiken voor uw klantabonnementen.

10 KLANTEABONNEMENTEN KLANTEABONNEMENTEN Het venster Klantabonnementen geeft u een volledig overzicht van alle klantabonnementen die u hebt ingesteld, d.w.z. alle overeenkomsten tussen klanten in uw klantenregister en abonnementen in uw Abonnementenregister. U kunt een bepaald abonnement zoeken op klantnummer in het klantabonnement of u kunt op de zoekknop klikken om een klant op te zoeken in de geopende klantenlijst. Met behulp van de vervolgkeuzelijsten Abonnement en Status kunt u een selectie maken, zodat alleen bepaalde abonnementen of abonnementen met een bepaalde status worden weergegeven. Als u de sorteerwijze van de abonnementen wilt wijzigen, kunt u klikken op de kop voor de kolom waarop u wilt sorteren. Vanaf het venster Klantabonnementen kunt u nieuwe klantabonnementen instellen door een klant te combineren met een geregistreerd abonnementstype en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. U kunt einddata voor abonnementen invoeren/bewerken, klantabonnementen pauzeren of volledig stopzetten. Aan ieder klantabonnement kunnen een begin- en einddatum (als deze vaststaat) worden toegekend. Klantabonnementen kunnen ook handmatig worden stopgezet en gepauzeerd, als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Gestopte of gepauzeerde klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. Als u klanten hebt aan wie voor meerdere abonnementen gefactureerd moet worden, moet u voor elk abonnement een apart klantabonnement aanmaken. Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van klantabonnementen. De wizard wordt gestart door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard bepaalt u voor welke abonnementen u orders wilt genereren en of de orders voor alle klanten of slechts voor één klant gegenereerd moeten worden. 7

11 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Door op de knop Abonnement weergeven te klikken, kunt u de gegevens van een abonnement bekijken. U kunt de informatie echter niet bewerken. Deze knop kan handig zijn voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement maar geen toegangsrechten hebben voor het bewerken van abonnementen. Door op de knop Print te drukken, print u een rapport met daarin de toekomstige factuurabonnementen. Hoe een nieuw klantabonnement aanmaken? Zo maakt u een nieuw klantabonnement aan 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op de knop Klantabonnementen. 3. Klik op Nieuw. 4. Selecteer de betreffende klant uit de klantenlijst en klik op OK. 5. Selecteer het abonnement waaraan u de klant wilt koppelen uit de Abonnement-afrollijst. 6. Voer ook een Status in als het abonnement later Actief moet worden gemaakt en niet meteen. 7. Voer de Startdatum in als deze afwijkt van de huidige datum en voer eventueel een Einddatum in als deze al is overeengekomen. 8. Klik op OK. Het klantabonnement is aangemaakt. 8

12 ABONNEMENTSFACTURERINGEN ABONEMENTSFACTURERINGEN Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 1:2 De wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnementen start u vanaf de vensters Abonnementsregister of Klantabonnementen. Bij de eerste stap van de wizard selecteert u de abonnementen of klanten waarvoor u orders wilt aanmaken. Aanmaken van orders 1. Klik op de knop Order/Factuur op de werkbalk om de wizard te starten. 2. Selecteer of u alle abonnementen wilt meenemen of een selectie wilt maken voor slechts een abonnement. Als u kiest voor het laatste, kunt u op de bladerknop klikken om het betreffende abonnement te selecteren in de lijst met beschikbare abonnementen. 3. Selecteer of alle klanten in de selectie moeten worden meegenomen of slechts een klant. Als u ervoor kiest om één enkele klant mee te nemen, klikt u op de bladerknop om die klant te zoeken. 4. Voer in tot welke datum abonnementen in de selectie moeten worden meegenomen. 5. Vink het vakje voor Statusoverzichten weergeven aan als u deze wilt bekijken. 6. Klik op OK. In stap 2 van de wizard selecteert u voor welke klantabonnementen u orders wilt aanmaken. 9

13 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 2:2 In stap 2 van de wizard krijgt u een overzicht van de klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt op basis van de uw selecties in de voorgaande stap. Klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt, worden standaard geselecteerd. U kunt echter het selectievinkje verwijderen voor abonnementen die u deze keer niet wilt meenemen. Als u alle benodigde wijzigingen in de selectie hebt aangebracht, klikt u op Voltooien om de orders aan te maken. Als u ervoor heeft gekozen om een statusrapport van alle aangemaakte orders via de wizard te bekijken, wordt dit nu weergegeven. De aangemaakte orders vindt u in de gewone module voor Order/Factuur, die bereikbaar is via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur. De orders krijgen de status 'Niet verwerkte order'. Hoe aangemaakte orders op basis van abonnementen factureren? Orders, die zijn aangemaakt via de wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnement, worden overgebracht naar de ordermodule met de status 'Niet verwerkte order'. Van daaruit kunnen zij op de gebruikelijke manier gefactureerd worden. Zo factureert u overgebrachte abonnementsorders 1. Kies Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur of open Order/Factuur via de snelkoppeling op het bureaublad. 2. Klik op de knop Factuur in de Order/Factuur-module om het factureringsproces te starten. 3. Selecteer bij Filter links in het venster Selectie. 10

14 ABONNEMENTSFACTURERINGEN Selecteer het gewenste afdruktype en pas de instellingen daarvoor aan. 6. Klik op OK. 7. Maak een selectie op basis van het abonnement dat u wilt factureren door het actueel abonnement te selecteren in de afrollijst hiervoor. 8. Klik op OK. 9. Pas de selectie aan met behulp van de pijlknoppen als er orders zijn die u niet wilt factureren. 10. Klik op OK. De order is nu gefactureerd. Het rapport Toekomstige factuurabonnementen toont de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen. In het selectievenster kunt u zelf beslissen voor welke tijdsperiode u de toekomstige facturen wilt zien, of het voor een selectie van klanten of voor alle dient te zijn, en of het voor een bepaald abonnement of voor alle geldt. Het rapport kan afgedrukt worden door te klikken op Afdrukken in de werkbalk bovenaan in het venster Klantabonnementen of Abonnementsregister. U kunt eveneens het rapport afdrukken vanuit de rapportmodule. 11

15 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Hoe kan ik abonnementsfacturering gebruiken met een jaarlijkse facturering? Opdat een abonnement jaarlijks gefactureerd kan worden, moet het abonnement gekoppeld zijn aan een abonnementsduur van één jaar. Wanneer u jaarlijks factureert, zal de registratiedatum op het abonnement waaraan het klantabonnement gekoppeld is, bepalen wanneer in het jaar het abonnement gefactureerd wordt. Zo maakt u een abonnementsduur van één jaar aan 1. Open Frequentie in het standaardregister via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer bovenaan een naam voor de frequentie in, bijvoorbeeld "Jaarlijkse facturering". 4. Kies Type, bijvoorbeeld: "Aantal dagen interval". 5. Voer in Iedere 356ste dag herhalen. 6. Klik op OK. Deze frequentie kan nu gekozen worden in het abonnementsregister. Dit betekent dat indien u een abonnement met een jaarlijkse facturering aanmaakt, alle hieraan gekoppelde klantabonnementen meegenomen worden in het factureren op basis van dezelfde datum/maand elk jaar. Tot de eerste verval moet u echter wel handmatig factureren in de order/factuur-module. Wenst u dat het abonnement in plaats hiervan gefactureerd wordt bijvoorbeeld één maand na het aanmaken van het abonnement en dit voor één jaar en vervolgens op hetzelfde tijdstip elk jaar, dan maakt u 12 abonnementen aan, één voor elke maand in het jaar. Vermits het de registratiedatum voor het abonnement is die bepaalt wanneer het abonnement voor het eerst opgenomen wordt in de basis voor het factureren, dient u deze te manipuleren door eerst de systeemdatum te wijzigen voordat u het abonnement aanmaakt. U wijzigt de systeemdatum via het menu Beeld - Systeemdatum. Lees meer over hoe u dit doet in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". U kunt nu een abonnement aanmaken dat een zelfde registratiedatum als systeemdatum heeft. Herhaalt u de procedure en voegt u een abonnement toe voor de 1.ste van elke maand, dan kunt u later bij het aanmaken van klantabonnementen deze koppelen aan het abonnement voor de actuele maand. Hierdoor kunnen klantabonnementen gefactureerd worden in dezelfde maand elk jaar. U kunt ook vermijden te factureren voor de resterende maanden totdat u eventueel een vaste maand voor het factureren heeft. 12

16 TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN Voordat u additionele producten kunt gebruiken, dient u het ontvangen licentienummer te registreren. Daarnaast dient u te registreren welke gebruiker of welke bedrijfsdatabase toegang dient te hebben. Daarna kunt u het additioneel product gaan gebruiken. Wanneer u additionele producten heeft gekocht, zult u voor elk gekocht additioneel product een licentienummer toegezonden krijgen. Indien u meerdere licentienummers heeft ontvangen, dient u eerst het licentienummer voor het programma zelf te registreren. Daarna kunt het licentienummer voor de service-overeenkomst of andere additionele producten registreren. NB! Wanneer u het licentienummer registreert is het belangrijk dat u het nummer op exact dezelfde manier registreert zoals het staat vermeld in een door u ontvangen brief of . Let op het verschil tussen de letter O en het getal 0. Het licentienummer bevat alleen het getal "0" en niet de letter O". Zo registreert u een toegangslicentie 1. Kies Help -Info en klik Licentienummer registreren. 2. Voer het licentienummer in en klik OK. De licentie voor het additioneel product is nu geregistreerd. Sommige Mamut Enterprise Additionele producten dient u te registreren bij de bedrijfsdatabase of bij gebruikers om toegang te krijgen tot de nieuwe functionaliteit. Nadat u de licentie voor het additioneel product heeft geregistreerd en uw Mamut Enterprisesysteem heeft herstart, krijgt u toegang om de licentie te downloaden. Dit kunt u doen bij Help - Info- Beheer licentiegegevens. Onderzoek of het additioneel product geldt voor een aantal gebruikers, een aantal bedrijfsdatabases of voor alle gebruikers en alle bedrijfsdatabases. Zo registreert u de licentie voor toegang tot het additioneel product 1. Klik op Help - Info. 2. Kies Beheer licentiegegevens... 13

17 TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN 3. U krijgt nu een lijst met alle additionele producten waar u toegang toe heeft. Vink de additionele producten aan en klik op Toevoegen. 4. Sluit het programma af en herstart uw computer. Nu zijn alle functionaliteiten beschikbaar. Let op: Onderaan de pagina staat hoeveel licenties u heeft voor het additioneel product. U kunt net zo veel gebruikers/bedrijfsdatabases toevoegen als waar u licenties voor heeft. 14