Contractmanagement onder de loep. Gemeente Zaanstad 5 juni 2014

Transcriptie

1 Contractmanagement onder de loep Sanne van Kamp / Justine Schlatmann NEVI-PIANOo congres Gemeente Zaanstad 5 juni 2014

2 Wie zijn wij? Gemeente Zaanstad Bevolking: circa inwoners Organisatie: bijna 1200 Fte College: D66, PvdA, VVD, CDA, ChristenUnie en Zaanse Onafhankelijke Groepering Justine Schlatmann, (algemeen) proces-adviseur Sanne van Kamp, expert Inkoop

3 Contractmanagement onder de loep Programma 1. Project Contract- en Bestelmanagement 2. Wat is contractmanagement? 3. Hoe ziet de Zaanse inkoopketen eruit? 4. Aan de slag 5. Terugkoppeling uit groepjes 6. Tips uit Zaanse praktijk 7. Stand van Zaken Zaanstad

4 Project contract- en bestelmanagement Voorgeschiedenis / Aanleiding Strategische Inkoop Inkoopboard voor strategische beslissingen Inkoopbeleid 2012 met (inkoop)doelstellingen Tactische Inkoop Voldoende en goed gekwalificeerd personeel Gemeentebreed (tactisch) Inkoopproces Tools Operationele inkoop Verbeterproject Van(af) Bestellen tot Betalen 4

5 Project contract- en bestelmanagement Doel Inkoopketen effectiever laten werken (kwaliteit) Inkoopketen efficiënter laten werken (besparen) Inkoopketen beter laten voldoen aan rechtmatigheidseisen 5

6 Project contract- en bestelmanagement Kortom Zorgeloos bestellen met grip op het contract

7 Wat is contractmanagement? Definitie Een proces op tactisch en strategisch niveau gericht op de beheersing van risico's en het benutten van kansen in de interactie met derden door te zorgen voor stuurbare contracten waarbij geleerd is van het verleden, het monitoren van een lopend contract, en het wijzigen, verlengen en beëindigen van een contract.

8 De Zaanse inkoopketen

9 Toelichting op de procesplaat Keuze Bij Zaanstad is tactische inkoop en contractmanagement gekoppeld aan het financiële systeem. Voordeel Kunnen volgen van uitnutting contract, prestatieverklaring, betaalbaar stelling, daadwerkelijke betaling en disputen Voorwaarde Contracten(afspraken) worden vastgelegd in het systeem en zijn rechtmatig aangegaan Tactische inkoop (o.a. aanbesteden) Contract

10 Integratie Prestatieverklaring Uitnutting KPI s Disputen SROI Inkoop doelstelling Contract Duurzaamheid Financiën Bevoegdheden Rechtmatigheid Juridische aspecten

11 Toelichting op de procesplaat Deelproces: aanvragen externe koop

12 Toelichting op de procesplaat Deelproces: aanvragen externe koop Aanvragen van goederen, diensten, werken Bepalen van de verdere routing: 1. (raam)overeenkomst: dóór naar direct afroepen (= bestellen) 2. geen (raam)overeenkomst of bij minicompetitie: dóór naar tactische inkoopproces

13 Toelichting op de procesplaat Deelproces: aangaan van de overeenkomst

14 Toelichting op de procesplaat Deelproces: aangaan van de overeenkomst Wanneer? 1. nieuwe aanvraag (o.a. aanbesteden) 2. mini competitie Resultaat? Overeenkomst waarop rechtstreeks afgeroepen (besteld) kan worden. Wie? Budgethouder gaat (in samenwerking met Inkoopadviseur) aantoonbaar overeenkomst aan en geeft hiermee fiat voor uitnutting. Is belangrijk voor verdere verloop van het proces (geautomatiseerde controle op factuur en betaling)

15 Toelichting op de procesplaat Deelproces: implementeren contract

16 Toelichting op de procesplaat Deelproces: implementeren contract Werkafspraken maken met leverancier en eigen organisatie Producten Diensten Catalogus vullen en beschikbaar stellen Signalering op indicatoren inrichten Financiële reservering van contractwaarde vastleggen in systeem

17 Toelichting op de procesplaat Deelproces: afroepen

18 Toelichting op de procesplaat Deelproces: afroepen Afroepen = bestellen Vastleggen verplichting van individuele afroep! Aanmaken inkooporder(nummer)! Opstellen en versturen opdrachtbrief Bewaken tijdige en juiste levering Registreren van de prestatie verklaring in systeem! Laat maar doorkomen die afroep

19 Toelichting op de procesplaat Deelproces: verwerken factuur

20 Toelichting op de procesplaat Deelproces: verwerken factuur Ontvangen factuur Automatisch controleren factuur Betaalbaar stellen factuur automatisch óf handmatig (bij uitval) Automatisch betalen factuur

21 Toelichting op de procesplaat Deelproces: monitoren contract

22 Toelichting op de procesplaat Deelproces: monitoren contract Evalueren, analyseren en bijsturen van de uitvoering van het contract Signaleren actuele behoeften en mogelijkheden vanuit de omgeving Onderhouden relatie met leverancier en contracteigenaar

23 Toelichting op de procesplaat Deelproces: wijzigen, verlengen, beëindigen contract

24 Toelichting op de procesplaat Deelproces: wijzigen, verlengen, beëindigen contract Besluit tot wijzigen, verlengen beëindigen contract voorbereiden en nemen Bepalen leerpunten voor de toekomst

25 Toelichting op de procesplaat Deelproces: beheren administratie

26 Toelichting op de procesplaat Deelproces: beheren administratie Administratieve aanpassing b.v. ophoging van de financiële verplichting van de afroep, wijzigen werkorders Beheren van het formele contractdossier inclusief formele communicatie naar leverancier b.v. bij wijzigen, verlengen, beëindigen contract

27 Opdracht Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement?

28 Opdracht Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement? 1. Wat heeft het tactisch inkoopproces nodig van contractmanagement? 2. Wat heeft het contractmanagement nodig van het tactisch inkoopproces? Tactisch inkoopproces: van voorbereiden aanbesteding t/m ondertekenen overeenkomst Contractmanagement: monitoren overeenkomst en wijzigen, verlengen, beëindigen overeenkomst

29 Terugkoppeling Resultaten uit de groepjes Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement?!

30 Tips uit de Zaanse praktijk

31 Tips uit de Zaanse praktijk Afhankelijkheid inkoop en contractmanagement Helderheid van doelen wat willen we bereiken? Stuurinformatie effectiviteit Helderheid van proces wat moet wel en wat moet niet, wat gebeurt wanneer? Procesplaat en procesbeschrijving Definities Dossier-eisen efficiency Helderheid van rollen verantwoordelijk of betrokken, dwingend of vrijblijvend advies Rollenmatrix rechtmatigheid 31

32 Tips uit de Zaanse praktijk Project Contract- en Bestelmanagement Er moet noodzaak zijn Maak problemen zichtbaar! Vertaal deze in een business case! Zorg voor heldere projectopdracht Er moet draagvlak zijn op het hoogste niveau Creëer samenhang tussen alle deelprocessen brede inkoopketen Zorg voor een gedegen projectorganisatie Stuurgroep met inbreng vanuit de hele organisatie Projectteam met inbreng vanuit de hele organisatie Heb geduld!

33 Stand van Zaken Zaanstad Tot nu toe: Ontwerp nieuw proces gereed Ontwikkelen software loopt Ontwikkelen organisatie loopt Voorbereiden implementatie volgt Nieuwe werkwijze: Contractmanagement eind 2014 Bestelmanagement eind 2015

34 Uitnodiging Bijeenkomst contract- en bestelmanagement Voor wie: Alle organisaties die: geïnteresseerd zijn in dit onderwerp zelf actief zijn met het ontwikkelen van dit onderwerp waardevolle ervaringen hebben met dit onderwerp Waar: Gemeentehuis Zaanstad Wanneer: 30 september 2014 (middag) Opgeven: Intekenlijst