Contractmanagement, wat is dat?

Transcriptie

1 Contractmanagement, wat is dat? Contractmanagement van diensten Ted Knoester Gemeente Lansingerland 1

2 Contractmanagement Kenmerken van diensten Wat doet een contractmanager? Wat is een contract? Hoe om te gaan met contracten? Het afsluiten van een contract Uitbesteden van diensten 2

3 Vergankelijk Kenmerken van diensten Langdurige relatie tussen afnemer en leverancier Samenvallen van productie en consumptie Persoonsgebonden Arbeidsintensief Bij goederen is sprake van transactie, bij diensten van interactie Ontastbaar 3

4 Diensten en Kraljic 4

5 Contractmanagement definitie Beheren van de verplichtingen-administratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico's te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen. 5

6 Contractmanagement Doelstelling Het zo effectief mogelijk uitnutten van de contractovereenkomsten. Waarbij tegen zo laag mogelijke kosten de grootst mogelijke effectiviteit bereikt wordt. 6

7 Plaats in het inkoopproces Tactisch/Strategisch Operationeel Specificeren selecteren contracteren [ ] bestellen bewaken - evalueren Contractmanagement Contractbeheer 7

8 Contractmanagement taken Het beheren van contracten beheer Het afsluiten van contracten Het beoordelen van contracten Het opstellen van contracten Het onderhandelen over contracten Het beoordelen van make-or-buy beslissingen Het doen van marktonderzoek Het bewaken van de performance Het begeleiden ven uitbestedingstrajecten Het produceren van managementrapportages beheer 8

9 Voordeel van contractmanagement Bewaking Centrale opslag Beoordeling Overzicht (rapportage) Planning Beveiliging Signalering

10 Voordeel van contractmanagement Reduceren van risico Reduceren van kosten Reduceren van administratie Reduceren van ad-hoc beslissingen Inzichtelijk maken van kosten Inzichtelijk maken van verplichtingen

11 Fases in contractmanagement Het afsluiten van een contract Het bewaken van een contract Commercieel Uitvoerend Het betalen van een contract Het beëindigen van een contract 11

12 Contractdefinitie Een contract is een wederzijdse verplichting tussen twee of meer partijen, waarin de wederzijdse prestaties binnen een bepaalde periode worden vastgelegd. sheet 13/27 12

13 Belangrijkste items van een contract Looptijd Prijs Vergoeding, facturering en betaling Aansprakelijkheid Recht en geschillen Prestatie 13

14 Soorten contracten Debetcontracten Creditcontracten Samenwerkingscontracten Arbeidsovereenkomsten Sheet 15/27 14

15 creditcontracten Onderhoudscontracten Huur/leasecontracten Dienstencontracten Licenties Afnamecontracten 15

16 Onderhoudscontracten Preventief onderhoudscontract Correctief onderhoudscontract Preventief/correctief contract Inspectie contract Contracten met voorinvestering Samenwerkingscontracten Service Level Agreements 16

17 Risicoanalyse Wordt het apparaat 24 uur gebruikt of alleen tijdens kantooruren? Is er een tweede apparaat aanwezig? Wat is de kostenderving per uur als het apparaat buiten gebruik is. Wat kunnen we zelf, wat moeten we uitbesteden? Hoe snel zijn de onderdelen leverbaar. 17

18 Contractbeheer Een contractenbestand moet: Volledig zijn Actueel zijn Beschikbaar zijn 18

19 Bestanden: relaties ties Kostenplaats Eigenaar orders Installa- contracten Leveranciers Werk- locaties planning 19

20 Contractmanagementsystemen Zelfstandig (ACCESS, CONTRACTO) FMIS (PLANON, FACILITOR) Inkoopsysteem (SAP, ORACLE) Financieel systeem (CENTRIC) Documentmanagingsysteem (CORSA) 20

21 Parameters Leverancier Soort contract Begindatum Einddatum Contractnummer Opzegtermijn Prijs Kostenplaats Locatie Automatisch verlengen ja/nee Installaties Omschrijving van de prestatie 21

22 Opzetten contractmanagement Bekend maken in de organisatie Verzamel contracten Schrijf leveranciers aan Zet een database op Schrijf een procedure Ontwerp eigen contracten Zorg voor betrokkenheid bij het inkoopproces Maak management rapportages 22

23 Kostenreductie Onnodige contracten opzeggen Concurrentie stellen Merkonafhankelijk onderhoud instellen Inhoud van het contract wijzigen Make or buy beslissingen Indexering aanpakken Synergie voordelen gebruiken Openbreken van contracten 23

24 Contracten strategie 24

25 Voordelen van inbesteden BTW. Kennis in eigen hand. Geen indexering. Innovatief/bijblijven. Concurrentie onderscheidend. Minder afhankelijkheid. 25

26 Nadelen van inbesteden Personeel Investeringen Minder flexibel Gedwongen winkelnering Logge organisatie Verantwoordelijkheid

27 Voordelen van uitbesteden Concentratie op Core Business Kleinere, meer slagvaardige organisatie Meer flexibiliteit Goedkoper kunnen produceren Geen zorgen voor back up 27

28 Overige redenen De kennis is niet in huis De hoeveelheid menskracht is niet in huis. De werkzaamheden zijn van tijdelijke aard. De benodigde vergunningen of certificaten zijn niet in huis. De benodigde apparatuur is niet in huis. 28

29 Valkuilen van uitbesteden Betaal ik niet te veel? Is er wel voldoende concurrentie te stellen? Kennis gaat verloren. Hoe afhankelijk word ik van de leverancier? Heeft de leverancier voldoende solvabiliteit? 29

30 Discussie VRAGEN? 30