Bijeenkomst PROEVEN AAN contractmanagement

Transcriptie

1 Bijeenkomst PROEVEN AAN contractmanagement Thor Mesman

2 Inleiding Doelstelling Het geven van een beknopt ervaringsoverzicht over contractmanagement, zodat de deelnemers van deze bijeenkomst hier eventueel hun voordeel bij kunnen doen. Wat heb ik met contractmanagement gedaan? Belastingdienst CWZ PGGM Waar gaan we het over hebben? Wat is contractmanagement? De vier evolutiestadia van contractmanagement Welke tools zijn er om contractmanagement te verbeteren/organiseren?

3 Wat is contractmanagement? Het managen, bewaken, monitoren en indien nodig bijstellen van de vastgelegde afspraken tussen leverancier(s) en de inkopende organisatie(s), tijdens de looptijd van de overeenkomst.

4 Waarom is contractmanagement interessant?

5 Aanleidingen voor contractmanagement 1. Beïnvloeding van de kosten 2. Beïnvloeding van de servicegraad 3. Behoefte aan organisatie voor het aansturen van leveranciers

6 Stadia in contractmanagement Stadium Elementen: KPI s, Vendorrating, proactiviteitsclausules, communicatiematrix IV Contract als stuurinstrument voor verbetering van bedrijfsprocessen III Contract als juridisch, commercieel en logistiek stuurinstrument II Contract als juridisch en commercieel stuurinstrument I Contract als juridisch stuurinstrument Elementen: focus op juridische afdekking, methode van samenwerking en communiceren niet vastgelegd Evolutietijd

7 Kenmerken Stadium IV Focus op inkoop als dienstverlening (naar zowel interne klant als leverancier) Focus op continue integrale verbeteringen (Demming Circle) Focus overeengekomen KPI s en Vendorrating Focus op structurering van communicatie Sterke mate van pro-activiteit

8 De rol van de contractmanager Klantgroep 1 Leverancier 1 Contract management Klantgroep 2 Leverancier 2 Klantgroep 3 Leverancier 3 Inkoop Klantgroep 4

9 Wat moet een contractmanager kunnen?

10 Stelling Een professionele inkoper draagt zelf zorg voor het contractmanagement Eens / oneens

11 Tijd Inkoopmanagement Inkoopmanagement Contractmanagement Leverancier Interne klant Specificeren Selecteren Contracteren Implementeren Bewaken Nazorg Specificeren Selecteren Contracteren

12 Tools voor contractmanagement 1. Contractregistratie en uitnuttingsgevens 2. Zeer goed relatiebeheer met interne klant(en) en leveranciers 3. Leveranciers Performance Meting 4. Contractanalyse

13 Wat is leverancier performance meting (LPM)?

14 Leveranciersperformance meting Structurele vastlegging van leveranciersperformance op basis van eerder overeengekomen kritische prestatie indicatoren (KPI s) KPI s benoemd in overeenkomst

15 Voordelen Leveranciersperfomance meting Stelt verwachtingen vast Uniform, herkenbaar instrument Maakt communicatie (en overdracht) gemakkelijker Legt performance in historische zin vast Is handig als basis voor bonus/malus systemen Is handig als input voor (nieuwe contracten)

16 Stadia in Leveranciersperformance meting 3. Vendorrating 2. Fase 1 i.c.m. Bonus/Malus 1. Vastlegging leveranciersperformance Evolutietijd

17 Verder met leveranciersperformance Bepaal het niveau van contractmanagement Ontwikkel eerst de methode hoe de performance vastgesteld moet worden (bijv. balanced scorecard) Leg in nieuwe contracten (SMART) KPI s vast Doe het samen met alle betrokkenen Begin met pilots Hanteer lpm niet voor elke leverancier, maar maak een bewuste keuze op basis van de omvang van het inkooppakket

18 Stelling In de specificatiefase kan de inkoper het meeste rendement voor organisatie opleveren Eens/oneens

19 Contractanalyse

20 Wat is contractanalyse? Het op een uniforme wijze beoordelen van de gezondheid van een willekeurig contract, vanuit juridisch, commercieel, logistiek en vakinhoudelijk perspectief.

21 Waarom contractanalyse? Voorkoming van de consequenties als gevolg van juridische fouten Afstemming van de afspraken op de (actuele) klantwensen Afstemming van de afspraken op de logistieke behoeften Afstemming van de afspraken op eventuele andere contracten (lopende contracten) Afstemming van de afspraken op de uitputting Afstemming van de afspraken op de praktische haalbaarheid (zijn afspraken te meten) Vastlegging van gegevens voor andere en toekomstige belanghebbenden

22 Verder met contractmanagement 1. Bepaal stadium van contractmanagement 2. Beleg taken en verantwoordelijkheden voor contractmanagement 3. Maak contractteams (per discipline), inkoop, klant, contractmanager, leverancier 4. Stel KPI s vast voor af te sluiten, danwel lopende contracten 5. Haak als contractmanager aan bij aanbestedingen 6. Organiseer managementinfo, expiratiedata, afname, klachten, foutleveringen etc. 7. Begin met overzichtelijke contracten 8. Start met leveranciersperformance metingen 9. Start met tool voor contractanalyse

23 Afsluiting