Indicatorenset. voor monitoring en verantwoording over de Wmo Werkgroep 2 Ontwikkelen een systematiek. (versie: oktober 2014)

Transcriptie

1 Indicatorenset voor monitoring en verantwoording over de Wmo 2015 Werkgroep 2 Ontwikkelen een systematiek (versie: oktober 2014) Indicatorenset, monitoring en verantwoording 1

2 Inhoudsopgave 1. Waarop willen we sturen? 2. Verantwoording 3. Hoe te implementeren? NB. In bijgaand document zijn alle relevante zaken over indicatoren, monitoring en verantwoording aangegeven op basis van de input van werkgroep 2. Sommige informatie in dit document komt op terug in de andere documenten van werkgroep 2. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 2

3 1. Waarop willen we sturen? Op basis van eerdere workshops en brainstorms is in mei 2014 een overzicht van Kritische Prestatie-indicatoren (KPI s) en Prestatie-indicatoren (PI s) benoemd. In navolgende sheets zijn deze KPI s en PI s weergegeven. Daarnaast is in een later stadium de landelijke monitor vanuit VNG/KING ingebracht door enkele gemeenten. De belangrijkste (K)PI s uit deze landelijke monitor zijn tevens toegevoegd. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 3

4 1. Waarop willen we sturen? (II) Belangrijkste KPI s voor de uitvoering van de Wmo 2015 (in willekeurige volgorde): Indicator (KPI): Beschrijving (SMART) + toelichting: 1. Afsprakenkader realisatie Percentage behaalde doelstellingen per individuele inwonerper periode op basis van het afsprakenkader. Sturing op het afsprakenkader betekent sturing op de kanteling, zelfredzaamheid verbetering en sturing op het resultaat van de inzet van aanbieders. We meten hier het effect van de inzet. 2. Algemene voorzieningen gebruik Aantal inwoners dat gebruik maakt van algemene voorzieningen ten opzichte van het totaal aantal inwoners dat gebruik maakt van de Wmo (eenheid: %). Sturing op het gebruik van algemenevoorzieningen om zo kosten laag te houden en de kanteling vorm te geven. 3. Beschikkingen afgifte Gemiddeld aantal dagen van aanvraag beschikking tot en met afgifte van de beschikking of afwijzing van de aanvraag (wettelijke termijn: 2 weken, artikel 2.3.5). Sturing op de wettelijke termijn en snelheid van handelen bij de gemeente zelf. Sturing op de snelheid van afgifte kan ook een positieve effect hebben op de algemene inwonertevredenheid. 4. Beschikkingen totaal Totaal aantal inwoners met geldige beschikking per maand. Weergave per 6 maanden. Sturing op het totaal aantal afgegeven beschikkingen en de bijbehorende producten is een belangrijke indicator voor de totale groei of krimp van de doelgroep die gebruik maakt van deze voorziening. 5. Budget onder- en overschrijding Geprognotiseerd percentage van de verwachte jaarlijkse uitgaven ten opzicht van het jaarlijkse Wmo budget per gemeente. Sturingop een te grote afwijking van de werkelijke kosten op het totale budget is een goede indicator voor de effectiviteit van de inkoopprocedure en toegangsfunctie. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 4

5 1. Waarop willen we sturen? (III) Belangrijkste KPI s voor de uitvoering van de Wmo 2015 (in willekeurige volgorde): Indicator (KPI): Beschrijving (SMART) + toelichting: 6. Preventieve keukentafel gesprekken Aantal preventieve keukentafel gesprekken per maand (gesprekken die niet leiden tot een nieuwe aanvraag). Sturing oppreventie door voldoende in gesprek te blijven met de doelgroep bij de mensen thuis moet leiden tot een lagere vraag naar maatwerk voorzieningen en grotere zelfredzaamheid. 7. Klachten Aantal klachten per periode. Sturing op de adequate afhandeling van klachten en analyse van het soort klachten moet leiden tot een korte verbetercyclus waardoor de inwonertevredenheid moet stijgen. 8. Inwonertevredenheid Inwonertevredenheid ten aanzien van de geboden ondersteuning (cijfer). Sturing op de tevredenheid van inwoners die gebruik maken van de Wmo 2015 is een belangrijk instrument om te toetsen of het inkoopbeleid voldoet aan de wensen van inwoners en of de dienstverlening van aanbieders tot het juiste resultaat leid. 9. Kosten individuele voorzieningen 10. Zelfredzaamheid ontwikkeling Percentage verwachte kosten individuele voorzieningen ten opzichte van het totaal van individuele-, algemene voorzieningen en PGB s. Sturing op het laag houden van de kosten voor individuele voorzieningen (maatwerk) moet leiden tot focus op de (door)ontwikkeling van minder kostbare algemene voorzieningen die tevens beter passen bij de ontwikkeling van de zelfredzaamheid. Aantal inwoners van individuele voorzieningen naar algemene voorzieningen naar onbetaalde oplossingen. Sturing op de voortgang van de kanteling of transitie kan in belangrijke mate worden gemonitored door de ontwikkeling van doelgroepen per soort voorziening te volgen. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 5

6 1. Waarop willen we sturen? (IV) Aanzet voor verder detaillering naar prestatie-indicatoren (PI) niveau (in willekeurig volgorde): Indicator (PI): Beschrijving: Aanbieder - aantal toegewezen inwoners Totaal aantal inwoners met een geldige beschikking dat door 1 aanbieder wordt ondersteund. Aanbieder - meerdere per inwoner Aantal inwoners met meerdere geldige beschikkingen en aanbieders. Afsprakenkader - actueel Percentage inwoners met een juist, tijdig en volledig afsprakenkader over de in te zetten ondersteuning en doelen (met Wmo beschikking). Beschikkingen -mutaties Werkelijk aantal nieuw afgegeven en afgelopen/ beëindigde beschikkingen per maand. Beschikkingen - nieuw afgegeven Totaal aantal afgegeven beschikkingen per gebied/wijk per periode. Beschikkingen - nieuwe aanvragen Maandelijkse percentage aanvragen voor beschikkingen in relatie tot het totaal aantal keukentafelgesprekken. Beschikkingen - per gebied Totaal aantal inwoners met een geldige beschikking per gebied of wijk. Beschikkingen - per inwoner - meerdere Aantal inwoners met meerdere geldige beschikkingen. Budget - PGB Totaal verwachte jaarlijkse PGB-budget. Budget - uitvoering Totaal verwachte jaarlijkse kosten voor maatwerk- en algemene voorzieningen (inwoner gebonden). Budget - uitvoeringskosten Totaal verwachte jaarlijkse uitvoeringskosten voor beheer en toegang van de Wmo. Klachten - per aanbieder Aantal klachten per aanbieder per periode. Klachten - soorten Aantal klachten per soorten per periode. Ondersteuning - dagen tot start Gemiddeld werkelijk aantal werkdagen vanaf aanvraag t/m start ondersteuning. Ondersteuning - tijd tot start Gemiddelde wachttijd in dagen vanaf toegewezen beschikking t/m ingevuld afsprakenkader en start ondersteuning. Regie per inwoner percentage inwoners met een beschikking waarbij de regie bij een aanbieder/persoon is belegd (doel = 100%) Samenwerkingsdichtheid Percentage van totaal aantal inwoners waarbij aanbieders actief samenwerken om een inwoner beter te ondersteunen en/of zelfredzaam te maken. Tevredenheid - over gemeente Tevredenheid van inwoners over de wijze waarop de gemeente de kanteling heeft vormgegeven. Vooruitgang in functioneren Vooruitgang in het functioneren van de individuele inwoner met een beschikking. Wachtenden Totaal aantal wachtende inwoners met een geldige beschikking per week. Zelfredzaamheid - ontwikkeling Percentage inwoners per trede van de verantwoordelijkheidsladder of zelfredzaamheidsmatrix per periode. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 6

7 1. Waarop willen we sturen? (V) Meerdere gemeenten zijn actief aangehaakt bij KING/VISD. VISD ontwikkelt met en voor gemeenten een gemeentelijke monitor sociaal domein, zodat gemeenten; 1) kunnen signaleren, (bij)sturen en beleid kunnen (her)formuleren; 2) kunnen leren en verbeteren door prestaties te beoordelen en te vergelijken 3) het college van B&W de gemeenteraad en burger kan voorzien van verantwoordingsinformatie. Navolgende twee slides bevatten de belangrijkste KING-indicatoren. De lijst bevat geen informatie die aanbieders separaat aan gemeenten zouden moeten aanleveren. Zie brondocument: beleidsinformatie Indicatorenset, monitoring en verantwoording 7

8 1. Waarop willen we sturen? (V) Indicatorenset, monitoring en verantwoording 8

9 1. Waarop willen we sturen? (V) Indicatorenset, monitoring en verantwoording 9

10 2. Verantwoording De laatste stap in het proces van de uitvoering van de Wmo 2015 is de verantwoording. In de verantwoording zullen de voorgaande onderwerpen; belanghebbenden, informatiebehoefte, kritische prestatie-indicatoren, risico s en monitoring bij elkaar worden gebracht. Het betreft hier zowel de verantwoording van (1) leveranciers aan de gemeente als van de (2) gemeente aan zijn belanghebbenden. Definitie verantwoording: het in het openbaar, aan uiteenlopende betrokkenen, rekenschap geven van het gevoerde beleid en de kwaliteit van de dienstverlening. Het betreft hier het opleveren van rapportages en documenten ter bespreking en controle over de geboden ondersteuning onder de Wmo Indicatorenset, monitoring en verantwoording 10

11 2. Verantwoording (II) : Leveranciers >> Gemeenten Ten behoeve van de verantwoording van leveranciers aan gemeenten is de volgende aanzet gemaakt als basis voor verdere uitwerking. Onderwerp: Waarover: Wanneer: Hoe: Productie en facturatie Geleverde diensten per inwoner met beschikking + tarief per dienst. Maandelijks iwmo Kwaliteit dienstverlening Inwonertevredenheid op basis van een jaarlijkse steekproef en/of doorlopend via online inwonertevredenheidsonderzoek. 1 keer per jaar Online of formulier / rapportage Afsprakenkader De juist,tijdig en volledigheid van het afsprakenkader met de individuele inwoner. Percentage van het afsprakenkader gerealiseerd (output sturing). Niveau van zelfredzaamheid en de (mogelijke) verbeteringen / ontwikkelingen hierin. 1 keer per jaar Online of formulier / rapportage Klachten Het aantal ingediende klachten van inwoners bij de betreffende leverancier. 4 keer per jaar Online of rapportage Algemene voorzieningen Het percentage inwoners dat gebruik maakt van algemene voorzieningen. 1 keer per jaar Online of rapportage Indicatorenset, monitoring en verantwoording 11

12 2. Verantwoording (III) : Gemeenten >> Belanghebbenden Ten behoeve van de verantwoording van gemeenten aan belanghebbenden is de volgende aanzet gemaakt als basis voor verdere uitwerking. Onderwerp: Waarover: Wanneer: Hoe: Productie en kosten Transitie voortgang Gemeente verantwoord zich over het totaal aantal inwoners met een beschikking en de totaal gemaakte kosten tot op heden ten opzichte van het beschikbare budget. Voortgang op het aantal preventieve keukentafelgesprekken die leiden tot een lager gebruik van maatwerk voorzieningen en toename van de zelfredzaamheid. 4 keer per jaar Rapportage 1 keer per jaar Rapportage (kwalitatief via interviews?) Kwaliteit Gemiddelde inwonertevredenheid over de Wmo 2015 voorzieningen. 1 keer per jaar Rapportage Afsprakenkader Totaal statusvan het percentage gerealiseerde afspraken. 1 keer per jaar Rapportage (steekproef?) Indicatorenset, monitoring en verantwoording 12

13 3. Hoe te implementeren? Per gemeente of per groep van gemeenten zal de juiste stuurinformatie moeten worden vastgelegd. Op basis van de navolgende KPI en PI-overzichten kunnen vervolgacties worden ondernomen: 1. Finale beoordeling van de beschikbare data vanuit de leveranciers, eigen systemen en derden. 2. In detailproces, werkinstructies en systemen de juiste registratie van gegevens uitwerken. 3. Benoemen van normen en eenheden per (K)PI. 4. Rapportage(s) ontwikkelen voor de diverse belanghebbenden (Raad, College, management, uitvoerend team). 5. Ontwikkelen en testen (K)PI-rapportages. 6. Implementeren juiste gebruik en frequentie van de beoordeling van de KPI-rapportages. Indicatorenset, monitoring en verantwoording 13