Contractcompliance. Je krijgt wat je verdient, maar de leverancier ook! Gàry Habets Hoofd Concerninkoop

Transcriptie

1 Contractcompliance Je krijgt wat je verdient, maar de leverancier ook! Gàry Habets Hoofd Concerninkoop 1

2 Inhoud Concerninkoop Controle of Communicatie? Wat doen we concreet? De blik naar buiten De blik naar binnen Waarom doen we dat? Resultaten 2

3 Concerninkoop Opgericht in 1999 Gemeentebrede taak, ondergebracht bij DO 15 medewerkers: hoofd 5 concerninkopers 2 aanbestedingsjuristen 3 contractmanagers 2 projectassistenten 1 assistent contractmanagement 1 bureauassistent 3

4 Feiten en cijfers diensten, 4800 medewerkers 676 dossiers 85% openbaar ( 64% Europees en 21% nationaal) en 15% onderhands (7% meervoudig en 8% enkelvoudig) 566 miljoen materiele uitgaven, 325 miljoen aanbestedingsplichtig, 128 miljoen < of in contract Inkoopvoordeel 31 miljoen 22 mantelovereenkomsten in 36 contracten 4

5 Communicatie of Controle Communiceren over afspraken Controleren van het nakomen Wat communiceer je en met wie? Richten op leverancier en gebruikers Rapporteren over resultaten aan opdrachtgevers en bestuur Handhaven door gebruiksgemak Informatieverstrekking via werkinstructies en intranet Communicatie én control(e) 5

6 Wat doen we concreet Naar binnen gericht: Inkoopoverleg Gemeentebreed bundelen Simpele en efficiënte bestelsystemen Goed assortiment dat voldoet aan de vraag Contracten in het inkoopproces en systeem Centrale informatievoorziening 6

7 Wat doen we concreet Naar buiten gericht: Duidelijke contracten aanbesteden Leveranciersmanagement en contractmanagement: Structureel overleg, incl. schriftelijke vastlegging Managementinformatie genereren Tijdig escaleren en in gebreke stellen Onderhandelen over aanpassingen en verbetering samenwerking Objectieve meting van diensten zoals VSR-controle bij schoonmaak, Facility check bij catering, bezorgonderzoek bij gemeenteberichten 7

8 De blik naar binnen Decentrale inkoop, ondersteuning o.a. door inkoopnetwerk onder leiding van Concerninkoop Centrale inkoop, ondersteuning bij aanbestedingen door Concerninkoop Centraal inkoopproces in ontwikkeling Inkoop Inkoop Inkoop Inkoop Concerninkoop Netwerk Coördinatie contracteren en beheren Optimalisatie kennis en samenwerking Taakverdeling inkoopprocessen Lage verwervingskosten per eenheid Overzicht over contracten Uniforme methoden Schaalvoordeel Veel vrijheid binnen afspraken Korte lijnen i.c.m. overleg gemeentebreed 8

9 De blik naar binnen (2) Marktverkenning / inkoopscan / Jaarplannen / Advies aanvraag / Marktbenaderings- Advies / Communicatie over regels strategische Inkoop Proces verbaal van aanbesteden Vastleggen bestelling / Vastleggen levering en incidenten Vastleggen Betaling Raam overeen komsten Plannen en bijstellen 0 Evalueren 7 Eisen en wensen/ Naleven en afwijken inhoudelijk beleid Verplichting vastleggen / contract Administreren / Gunningsbericht Contractmanagement / Meten en rapporteren (Beleids)doelen 9

10 De blik naar binnen (3) In proces Escalatieprocedure Managementinformatie Regulier overleg Informatie-uitwisseling operatie en contractmanagement Overdracht aanbesteding naar contractmanagement SLA s On Proces AO - beschrijvingen Inkoopnetwerk Rapportage gemeenteraad Standaard formulieren 10

11 De blik naar buiten Opstarten aanbesteding Klachtenafhandeling Implementatie contract Contractaanpassingen Evaluatie Managementrapportage 11

12 Waarom doen we dat? Betrouwbare overheid Afspraak =afspraak Efficiënter en goedkoper Juiste product onder de juiste voorwaarden Beschermen rechten leverancier Beschermen rechten gemeente Handhaven positie als interessante opdrachtgever 12

13 Aansprekende resultaten Kwalitatief Duidelijke escalatieprocedure bij problemen Duidelijkheid door werkinstructies Vergroting contract compliance leverancier en gemeente Evaluaties contracten leiden tot betere (vervolg)aanbestedingen Stijging klanttevredenheid, verhoging kwaliteit product/dienst Managen op klantbeleving Verhoging duurzaamheid Kwantitatief structureel minder energiebelasting (100K), teruggaaf (500K) Besparing factuur verwerking energie (40K) Staffelbonus op gemeenteberichten (10K) Indexering controleren voorkomt onnodige prijsstijgingen Inzet nieuwe typen / modellen goed uitonderhandelen Scheiding operationeel en tactisch beheer 13

14 Vragen 14