Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) 17 x projectplan contractmanagement. PIANOo en NEVI- Manage de markt!

Transcriptie

1 Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) 17 x projectplan contractmanagement PIANOo en NEVI- Manage de markt! 20 oktober 2009

2 Introductie Douwe van de Goorberg concern inkoper BIZOB projectleider contractmanagement Achtergrond Facility management Hogeschool Diedenoort Contractbeheer VieCuri Medisch Centrum Concern inkoper BIZOB Member NEVI C(ontinuous) P(rocurement) D(evelopment) 2

3 Overzicht Presentatie BIZOB (structuur en werkwijze) Resultaten marktverkenning Definities binnen het project Project aanpak contractmanagement Doelstellingen Uitvoering Slot 3

4 Algemene Informatie BIZOB Opgericht door de deelnemende gemeenten BIZOB is van en voor de gemeenten Combinatie van centrale en decentrale inkoop Inkoop en aanbestedingen voor 17 gemeenten BIZOB consultants werken bij de gemeenten (kantoor op het gemeentehuis) Meer consultants in één gemeente Consultants werken voor meer dan 1 gemeente 4

5 Deelnemers Asten Cranendonck Laarbeek Best Veldhoven Bergeijk Gemert-Bakel Bladel Heeze-Leende Deurne Nuenen Eersel Oirschot Reusel - De Mierden totaal aantal inwoners Someren +/ Son en Breugel Waalre

6 Waarom inkoopsamenwerking? Continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie Massa is kassa door schaalvoordelen Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper Veel startende inkopers verdwalen Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum Gebruik maken van elkaars materiaalkennis 6

7 Resultaten marktverkenning Veel database systemen zonder visie op inkoop contract = document (oplossing binnen DMS) contract = uitbesteed facilitair proces (oplossing binnen FMIS) contract = basis voor bestelbrief (oplossing vanuit ERP) contractmanagement oplossing maatwerk (bijplaatsen datavelden) vanuit RFI BIZOB

8 Resultaten marktverkenning (2) Inkoopautomatisering = automatisering operationele inkoopfunctie catalog buying e-invoice Enkele oplossingen die aansluiten bij integraal inkoopproces sourcing tendering executie meting/ evaluatie sourcing ondersteuning bij supply completering contractcyclus 8

9 Definities project contractmanagement Contractbeheer administratief proces tbv adequate informatievoorziening Contractmanagement proces tbv uitnutting contract en input nieuwe specificatie E-procurement inkoopproces m.b.v. internettechnologie Procurementautomatisering inkoopproces m.b.v. software 9

10 Project aanpak 17 gemeenten Startbijeenkomst 17 gemeenten (ambtelijk) Advisering scope van het project doelstellingen contractbeheer vs procurementautomatisering gezamelijk vs individueel Bewustwoording (bestuurlijk) Algemeen Bestuur BIZOB Besluitvorming (bestuurlijk) Algemeen Bestuur BIZOB en bestuur individuele gemeenten Uitvoering (ambtelijk) gemeenten en BIZOB 10

11 Gezamelijke aanpak Vergelijkbare behoefte Vergelijkbare organisaties BIZOB als centrale constante Regionaal benutten van de output Deling kennis (specs) en ervaring (leveranciers prestaties) Bundeling inkooppakketten Delen van kosten (implementatie en systeemkosten) 11

12 Drie ambitieniveaus Korte termijn Middellange termijn Lange termijn Contractbeheer Contractbeheer Contractmanagement - 3. Contractbeheer Contractmanagement E - procurement automatisering 12

13 Advies Koop/ bouw geen database, maar: Stel doelstellingen Ambitieniveau 1: Ambitieniveau 2: Ambitieniveau 3: learning, kennisdeling accountability, risicobeheersing compliance, doelstelling contract behalen best value procurement, efficiencie, dubbel loop Zorg voor bewustwoording en besluitvorming ambtelijk noodzaak tot bestuurlijk draagvlak bestuurlijk draagvlak ivm effect op de gehele organisatie Uitvoering ambtelijk vanuit management opdracht 13

14 Uitvoering Contractbeheer Centraliseer de verantwoordelijkheid geef contractbeheer een gezicht Decentraliseer de behoefte aan gegevens Bepaal gewenste output Selecteer de beste oplossing (emvi: functie : prijs) Begin en bouw uit Contractmanagement Bepaal doelstelling contract (inkoopstrategie) Bepaal prestatie indicatoren Normeer de presatie Meetinstrument, meet en leg vast Decentraliseer de behoefte aan gegevens Neem de resultaten mee in de nieuwe inkoopstrategie 14

15 Selecteer de beste oplossing 1. Ambitieniveau contractbeheer databasesysteem zonder inkoopvisie volstaat 2. Ambitieniveau contractmanagement contractmanagementsystemen met vrij definieerbare indicatoren i.v.m. diversiteit aan contractdoelstellingen. 3. Ambitieniveau Procurement automatisering modulair uit te bereiden systemen t.b.v. ondersteuning tactische en operationele inkoopproces 15

16 Vragen