Introductie. Uitgaven van de publieke sector INKOOPSAMENWERKINGEN. Kansen voor verdere professionalisering

Transcriptie

1 INKOOPSAMENWERKINGEN Kansen voor verdere professionalisering 14 mei 2013 M.A.J. (Marcel) Stuijts MSc Introductie Marcel Stuijts MSc. directeur Bizob Vice voorzitter ACIA-VNG commissie Ervaringen Senior advisor G2G procurement Croatia Directeur Inkoopbureau West-Brabant (SIW) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht en Dordrecht Project (Inkoop) manager Massive verlichtingen 2 2 Uitgaven van de publieke sector Public organization Spend in euro Provincie's Waterschappen Overige publieke org. Ministerie's Gemeenten ATKearny,

2 Business case: verhouding grootte en professionaliteit Gemeentegrootte Aantal % Aandeel inkoopvolume Naleving en groter 25 6% 47% 60-70% tot % 23% 30-40% tot % 22% 20-30% tot % 7% 0-10% tot % 1% 0-10% Totalen % 100% 4 4 Bizob Opgericht door de deelnemende gemeenten 2004; Bizob is van en voor de 18 gemeenten, daarnaast werken wij voor organisaties als de VRZOB, SRE, RHC en de gemeenten Schijndel, Veghel en Uden; Combinatie van individuele en gezamenlijke inkoop; Expertise centrum voor (publieke) inkoop in de regio Bizob concern inkopers werken bij de gemeenten; Meer concern inkopers voor en/of in één gemeente. 5 Deelnemers Asten Cranendonck Laarbeek Best Bergeijk Gemert-Bakel Bladel Heeze-Leende Deurne Nuenen Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Veldhoven Geldrop-Mierlo Son en Breugel Waalre ruim inwoners 6 2

3 Niet deelnemers SRE en MDRE (Samenwerking Regio Eindhoven en de Milieudienst) VRBZO (Veiligheidsregio Brabant Zuidoost) RHC Veghel, Schijndel, Uden 7 (Structurele) inkoopsamenwerkingen 8 8 KEOUGH - inkoopontwikkelingsmodel fase 1: dien de fabriek fase 2: laagste kosten per eenheid fase 3: gecoördineerde inkoop fase 4: crossfunctionele inkoop fase 5: world-class supply management cumulatieve besparingen 50% financiële dienstverlening mechanische componenten chemicaliën kapitaalgoederen microcomputers automobielsector 0% farmaceutica consumentenproducten tijd Fase 1: Startpunt voor doorontwikkeling inkoopfunctie Lage cummulatieve besparing groot groeipotentieel Fase 3/4: Professionaliteit doorontwikkelen en continueren Partnerships, e-commerce, meer gezamenlijke inkooptrajecten 9 9 3

4 Beschikbare knoppen Vrij naar: Van Weele, dimensies van inkoopresultaat 10 Big wins met Inkoop door: - Centraal geleide Inkoop - Business alignement (J. Hughes, M. Day, 2011) - Gezamenlijke inkoop - Het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Murray et al., 2008) 11 The really Big Wins (J. Hughes, M. Day, 2011) Lange termijn Prijs en Contract innovatie Structuren van gedifferentieerde prijzen, prijs innovatie, prijzen op basis van waarde, prijzen op basis van resultaat, betalen bij resultaat Veranderingen leveranciersketen Total Cost of Ownership implementeren, grote belangrijke contracten ontkoppelen Nieuwe dienstverleningsconcepten AWBZ, jeugdzorg Contract(en) heronderhandelen Systematisch bestaande contracten heronderhandelen, opgelegde prijs reducties, laten vervallen van extra of onbelangrijk werk, minimaliseren verplichtingen Leveranciersmanagement op Uitbesteden waarde Exploitatie gebouwen en Verbeter en kostenreductie projecten, sportcentra, gemeentewerf saneren aantal leveranciers en/of contracten Mate van omvang verandering(en) Tactisch heronderhandelen Het rationaliseren van specificaties Aggregatie en gedeelde diensten Prijzen vergelijken, prijzen naar beneden Het vereenvoudigen en reduceren Verkeersborden, Verzekeringen, bijstellen, concurrentie stellen, van specificaties, verminderen van Wegmarkeringen, Strooizout, prijsonderhandelingen, veilingen, tender prijzen over specificeren, standaardiseren Juridische dienstverlening analyseren van specificaties Korte termijn snelle besparingen Prijzen structuren Her onderhandelen en structureren van leveranciersprijzen en contracten. Kosten structuren Marktgerichte structuren Beïnvloeden van de kostendragers en Groenonderhoud, Social return het aanpassen van de leveranciersketens (gym samenvoegen met leerlingenvervoer en of eventueel cvv vervoer) h Prijsstructuren Kostenstructuren Organisatiestructuren 12 4

5 Spanning tussen de nieuwe aanbestedingswet Spanning gerelateerd aan weerstand leidt (onderscheidend) vermogen!!???? Uiteindelijk tot innovatie!!! 13 Rekenkameronderzoek 2 e kamer, Kosten reductie publieke sector door schaalvergroting (Europees Aanbesteden, Rekenkamer) - Toegang MKB vergroten door overheidsopdrachten op te delen in percelen (Europees Aanbesteden, Rekenkamer) - Inventarisatie onderzoek(case study Rijksoverheid): - MKB kon niet voldoen aan de MVO eisen, niet proportioneel?? (TD werkzaamheden) - Percelen waren nog steeds te groot voor het MKB, niet professioneel marktresearch?? (inhuur van tijdelijk personeel) 14 Inkoopportfolio van Kraljic(1983) Hoog Hefboomprodukten - alternatieve leveranciers beschikbaar - substitutie mogelijk Strategische produkten - moeilijk om te wisselen van leverancier - kritische voor kostprijs en levering Invloed op het financieel resultaat Concurrentiestelling Voorbeelden: bedrijfswagens, civieltechnisch, werkzaamheden, WMO-rollend materiaal, cviel Routineprodukten - groot aanbod, bewerkelijk - grote diversiteit aan produkten Samenwerking Voorbeelden: (uitbestede) exploitatie zwembaden, softwarepakketten, architecten Knelpuntprodukten - monopolistische markt - hoge entreebarrières System contracting Electronisch bestellen Veiligstellen levering Ontwikkelen alternatieven Laag Voorbeelden: abonnementen, catering, kantoorartikelen, verkeersborden Voorbeelden: software, onderhoud installaties Toeleveringsrisico Hoog 15 5

6 Inkoopportfolio van Kamann (1999): handig voor inkoopsamenwerkingen! 16 Inkoopplan 17 Aandachtsgebied Bizob purchasing function tactical / initial ordering/ operational Internal customer Specification Selecting Contracting Sourcing Ordering Supply Expediting Follow and up/ evaluation evaluation Supplier Buying Procurement

7 Professioneel Aanbestedingsproces Inkoopstrategie (1) Doel: Op basis van inzicht in kansen en bedreigingen besluiten nemen over alle relevante aspecten om het meest optimale resultaat te behalen. Rekeninghoudend met politieke wensen Conform ABBB en grondbeginselen Motivatie keuze procedure Accorderen conform mandaatbeleid / budgethoudersregeling 20 Inkoopstrategie (2) Inhoud: sjabloon Analyse van: - de inkoopsituatie (gewenste situatie); - het interne proces; - de kosten in de bedrijfskolom en prijsopbouw; - de marktsituatie; - de contractmogelijkheden, AB methoden; - portfolio analyse Duurzaamheid en sociale aspecten; SME/ regionale ondernemers; Inkoop- of aanbestedingsprocedure; Gunningscriterium; Planning; Inkoop- en aanbestedingsteam (verantwoordelijkheden) 21 7

8 Afwegingskader Samenvoegen (1) - Mate van samenhang opdracht - Logisch geheel; - In lijn met de inkoopdoelstelling - Toegang tot het MKB/SME (Europese definitie < 250 medewerkers) - Analyse van de relevante markt - Aandeel MKB - Marktsegmentatie - Voldoende concurrentie 22 Afwegingskader Samenvoegen (2) - Gevolgen organisatie en risico s samenvoegen voor aanbestedende dienst en ondernemer - Aanbestedende dienst: a) Prijseffecten b) Risico s, beheersbaarheid c) Transactiekosten d) Uitvoering overeenkomst (faalkosten) e) Interne organisatie (beheersbaarheid) - Ondernemer a) Risico's opdracht, aansprakelijkheid b) Transactiekosten c) Kosten uitvoering overeenkomst (coördinatie kosten) d) Organisatorische impact en beheersbaarheid (intern) e) Afhankelijkheid van derden, referenties, beschikbaarheid f) Faalkosten 23 Value chain analyse Algemeen Traditioneel Design en Build Kosten % Kosten % % ,0% Aandeel aannemer Aandeel (installaties) (onderaanneming) % ,0% Verbetering eindprijs door vraaginnovatie 12,7% Projectinspanning opdrachtgever 67,0% 100% Prestatie-indicatoren Cumm. Euro's % Cumm. Euro's % Kostprijs incl. onderaannemers incl. opslagen Optimalisatie kostprijs door beter engineeren ,0% ,0% Effect onderhandelingsvrijheid/seriematigheid ,0% ,0% Bouw plaatskosten/bouwplaatsmanagement ,5% ,5% Coordinatie op de bouwplaats/onderaannemers ,0% ,0% Bouwsom Algemene kosten fabriekshal ,0% ,0% Algemene kosten (penvoerder/contractant) ,0% ,0% Aanbiedingskosten, medeontwikkelingskosten ,5% ,0% Ontw erpkosten aanbieder ,0% ,0% Research & development ,0% ,0% Winst(van penvoerder/contractant) ,0% ,0% Risico (van penvoerder/contractant) ,0% ,0%

9 Gezamenlijke inkooptrajecten Opleidingen Mediabureau Openbare verlichting /Schilderen lichtmasten Verkeersborden Drukwerk Bureaubehoeften en kopieer- en printpapier Flexibel personeel Wegenzout Speeltoestellen Riolering (w.o. pompen, reinigen, inspecties) Aanschaf bomen en heesters Huisvuilinzameling Peel Huisvuilinzameling De Kempen (Mobiele) Telefonie Kunststof inzamelzakken Milieustraten Bizob en het MKB Bijeenkomsten organiseren voor de (regionale) ondernemers: - Algemene info over inkopen bij publieke organisaties - Hoe inschrijven met TenderNed - Inkoopplannen Bizob gemeenten - Bijeenkomsten(consultaties) over commodity's met ondernemers 26 Cijfers over Sme s Percentage lokale leveranciers t.o.v. van het totaal aantal leveranciers: Percentage bestedingen bij lokale leveranciers t.o.v. het totaal volume van bestedingen: Boekjaar: Oirschot Best Eersel Bergeijk Veldhoven Boekjaar: Oirschot Best Eersel Bergeijk Veldhoven % 21% 20% 24% 16% % 10% 10% 11% 20% % 20% 20% 24% 18% % 8% 18% 12% 14% % 19% 20% 27% 18% % 6% 17% 15% 14% 27 9

10 Opleiding en training Inkooporganisatie en/of inkoopafdelingen Materiedeskundige en juristen 28 Uitrol en opleiding Nationale Aanbestedingswet Financiele resultaten 2012 Project: Bedrag begroting (looptijd): Gemiddelde inschrijfsom: Begrotings resultaat: Contract waarde: Inkoop resultaat: Financieel resultaat: Openbare verlichting Kempen gemeenten (onderhoud en beheer) , , , , , ,65 SRE Milieustraten beheer plus alle afvalstromen , , , , , ,00 SRE inzameling Glas, OPK, milieustraat , , , , , ,00 Strooizout/wegenzout , , , , , ,00 WMO Hulp bij de huishouding (verlenging) WMO Hulp bij de huishouding Kempen Regio , , , , , ,16 Trapliften , , , , , ,12 Wegmarkeringen , , , , , ,00 Gasleveranties Inhuur flexibel personeel: Payroll , , , , , ,33 Medische (sociaal) advisering Peelgemeenten , , , , , ,70 WMO Hulp bij de huishouding Cranendonck/Heeze-Leende , , , , , ,

11 Financiële resultaten (in mln.) Referenties Bizob, (2010, 2011, 2012), Annual accounting report. Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp and pp , Cambridge University Press. Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), Public procurement and EU tendering directive-explaining noncomplience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19 Hughes, J., Day, M., (2011), Why Public Procurement is Central to the UK s Economic Performance, Henly university. Kamann, D.J.F., (1999), Extra dimensions to portfolio analysis, paper presented at the IPSERA meeting London, Ontario, Canada. Kraljic, P.,(1983), Purchasing must become supply management, Harvard business Review, pp Lysons, K., (2006), Purchasing and Supply Chain Management. Prentice Hall,fifth ed. Monczka, R.M., Trent, R.J. Global sourcing A Development approach, International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), Procurement as a shared service in English local government, International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp Schotanus, F., (2004), Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk, NPPP-publicatie, pp. 50. Weele, van, A.J.(2005b), How purchasing and supply management develops over time, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom. Algemene rekenkamer, (2012), Europees aanbesteden, aangeboden aan de Tweede Kamer