Kantoorartikelen & Computersupplies. Meerwaarde inkoopbeleid voor low-interest producten, zoals Kantoorartikelen en Computersupplies??

Transcriptie

1 Kantoorartikelen & Computersupplies Meerwaarde inkoopbeleid voor low-interest producten, zoals Kantoorartikelen en Computersupplies??

2 Agenda 1. Voorstellen 2. Categoriemanagement Rijksoverheid 3. Categoriemanagement Kantoorartikelen & Computersupplies 4. Inkoopbeleid 5. Praktijk 6. Slotconclusie

3 1. Voorstellen John C.M. van de Geer Categoriemanager Kantoorinrichting (sinds ) en Kantoorartikelen & Computersupplies (sinds ) Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Directie Bedrijfsvoering / Afdeling Inkoop Anna van Hannoverstraat 4 Postbus LV Den Haag Tel.: GSM: jvdgeer@minszw.nl

4 2. Categoriemanagement Rijksoverheid Opzetten van strategieën voor de hele rijksoverheid voor de verwerving van goederen en diensten Het gaat niet alleen om de feitelijke inkoop (al dan niet gezamenlijk aanbesteden), maar om de gehele levenscyclus van het product of de dienst, van behoefteformulering aan het begin tot contractbeheer en evaluatie aan het einde 1 Departement bouwt kennis op namens alle 11 en doet aanbesteding en contractmanagement Niet: altijd 1 aanbesteding voor 11 departementen

5 3. Categoriemanagement Kantoorartikelen & Computersupplies-1 Deelnemers: 11 departementen + daaraan gelieerde instellingen Financieel volume: Voorstudierapport: 25 miljoen/jaar 2008: 17,6 miljoen 2009: 16,6 miljoen 2010: 13,0 miljoen 2011: 11,3 miljoen

6 3. Categoriemanagement Kantoorartikelen & Computersupplies-2 Markt: 3 grote internationale bedrijven domineren de markt Nieuwe toetreder? Vechtersmarkt Hoofdpunten categorieplan: 1. Vergroten gezamenlijk deelname aan gezamenlijke aanbestedingen? 2. Procesinnovatie met als uitgangspunten standaardisatie, versobering, kostenbesparing, klanttevredenheid en duurzaamheid 3. Terugdringen maverick-buying (buiten contract omkopen bij niet gecontracteerde leverancier) 4. Elektronisch bestellen en factureren (EBF-1 en DigiInkoop)

7 4. Inkoopbeleid-1 Rijksoverheidsbeleid - 1. Duurzaamheid: Eisen Agentschap.NL van toepassing Bij wijzigingen eisen Agentschap.NL gesprek met leverancier m.b.t. invoering nieuwe eisen om actueel te blijven Marktpartijen hebben meer groene producten Over het algemeen MVO beleid aanwezig bij marktpartijen Indien mogelijk 1x per week afleveren i.p.v. dagelijks Sustainable Office: inkoopwijzer voor gebruikers en inkopers van duurzame kantoorartikelen.

8 4. Inkoopbeleid-2 Rijksoverheidsbeleid - 2. MKB beleid Streven is rijksoverheid in 4 kopersgroepen te verdelen Aparte aanbesteding per groep MKB speelt geen rol i.v.m. omvang raamovereenkomsten en macht grote marktpartijen

9 4. Inkoopbeleid-3 Rijksoverheidsbeleid - 3. Sociale voorwaarden en social return Sociale voorwaarden in nieuwe aanbestedingen Social return: Bij inkoop goederen niet van toepassing

10 4. Inkoopbeleid-4 KRALJIC MATRIX Hefboomprodukten: veel leveranciers substitutie mogelijk Voorbeeld:plaatstaal, bulkchemicaliën Routinegoederen: groot aanbod grote diversiteit bewerkelijk Voorbeeld: kantoorartikelen, onderhoudsmaterialen Bron: Logistiek.nl Strategische producten: moeilijk te wisselen van leverancier prijs en levering kritiek Voorbeeld: motoren voor automobielfabrieken Knelpuntproducten: monopolistische markt hoge entreebarrières Voorbeeld: speciaal bekisting in bouwsector

11 4. Inkoopbeleid-5 Inkoop routineproducten Bron: RedOrange Industry Ja/ Nee Relatief beperkte invloed op het bedrijfsresultaat Inkooprisico is beperkt Processen om dergelijke producten te managen kosten relatief veel tijd. Streven naar een efficiënte logistieke en administratieve afhandeling in plaats van het bedingen van de laagst mogelijke prijzen Streven moet zijn dat er een standaard bestelprocedure wordt ingesteld Bestellingen kunnen desgewenst decentraal plaatsvinden bij de geselecteerde leverancier

12 4. Inkoopbeleid-6 Rijksoverheidsbeleid - 4. Kostenbesparingen Aanbesteden op laagste prijs; geen veiling Invoering minimum orderbedrag van 50,00 Gebruik/ invoeren kern- en restassortiment Gebruik huismerken met leveranciersgarantie; ook voor cartridges en toners Aflevering: 1x per week i.p.v. dagelijks Garantie op gering % spoedbestellingen Invoering DigiInkoop (EBF-2) Niet EBF deelnemers: maand-/kwartaalfacturering

13 4. Inkoopbeleid-7 1e aanbesteding (6 departementen) Kanskaart 1 en 2 in aanbesteding verwerkt Resultaat: besparing ruim 50%, mits uitgangspunten worden nagekomen 2e aanbesteding (3 departementen) Kanskaart 1 en 2 in aanbesteding verwerkt Resultaat: besparing ruim 35%, mits uitgangspunten worden nagekomen

14 4. Inkoopbeleid-8 Kritische succesfactoren: Invoering van DigiInkoop (EBF2) Bemensing en financiële middelen SZW voor uitvoering categoriemanagement/ contractmanagement Bereidheid gebruikers om contracten te benutten conform uitgangspunten nieuwe raamovereenkomsten Beschikbaarheid gegevens rijksbrede spendanalyse Goede managementgegevens Contractmanagement Regelmatig overleg met leverancier Communicatie Houding leveranciers /Marktontwikkelingen Spendanalyse

15 5. Praktijk-1 Is het in de praktijk allemaal even rooskleurig als voorgespiegeld?? Spendanalyse

16 5. Praktijk-2 1. Vergroten deelname rijksoverheid: Goed in beeld hebben wie bij rijksoverheid horen; echter veel veranderingen gaande Goed inzicht in lopende contracten In 2013 alle raamovereenkomsten afgesloten door Categoriemanagement Conclusie: + Spendanalyse

17 5. Praktijk-3 2. Procesinnovatie: Standaardisatie: kopen uit kernassortiment: 20 90% Versobering: Gebruik huismerken blijft achter Kostenbesparing: deels gerealiseerd, maar kansen niet optimaal benut: - teveel orders < 50,00 - nog niet overal één vaste afleverdag - % huismerk/ alternatieve merken te laag - te weinig sturing op bestellen uit kernassortiment - teveel deelleveringen Klanttevredenheid: 1 x: ja; 1x matig Duurzaamheid: contractueel ja; uitvoering: deels Conclusie: + / -

18 5. Praktijk-4 3. Terugdringen maverick-buying: Rijksbrede spendanalyse niet voldoende om beleid te kunnen maken Rijksbrede spendanalyse veel te laat beschikbaar Conclusie: --

19 5. Praktijk-5 4. Gebruik EBF / invoering DigiInkoop : Bestellen via EBF of via website leverancier: bijna 100% Invoering DigiInkoop loopt veel vertraging op In DigiInkoop is (nog?) geen voorziening om opdrachten < 50,00 te voorkomen Conclusie: +/-

20 Praktijk-6 Contractmanagement: Leveranciers zoeken naar uitwegen om marge te vergroten Groot verschil korting op kern- en restassortiment: Gevolg is tegengestelde belangen leverancier en koper Veel energie nodig om leverancier aan contractafspraken te houden (ja zeggen in de inschrijving is tegen de gestelde eisen is nog geen ja in de uitvoering) Assortimentswisselingen zijn schering en inslag Onduidelijkheid prijsopbouw en (bonus)kortingen Managementinformatie cruciaal

21 5. Praktijk-7 Aandachtspunten bij aanbesteden: Stel eisen die passen bij de grootte van jouw opdracht Eén perceel of een perceel kantoorartikelen en een perceel computersupplies? Denk vooraf na over de gewenste managementrapportage Hoeveel sturing heb je op een kernassortiment? Is een onderscheid tussen kern- en restassortiment gewenst/ verstandig? Probeer de logistieke kosten te verlagen bij de leverancier en bij de koper Is aankopen op laagste prijs wel de beste methode?

22 6. Slotconclusie-1 Er is een meerwaarde m.b.t. het inkoopbeleid voor low-interest producten, zoals kantoorartikelen en computersupplies. maar.

23 6. Slotconclusie-2 1. Is het tijd om op een andere wijze dan op laagste prijs aan te besteden, bijvoorbeeld volgens de methodiek van Best Value Procurement (Prestatie Inkoop)? en 2. Wordt er wel voldoende geprofiteerd van de mogelijkheden op gebied van duurzaamheid?