Welkom bij de workshop Contractmanagement (CM) Rolf Zwart Kwaliteitszorgmedewerker IFV

Transcriptie

1 Welkom bij de workshop Contractmanagement (CM) Rolf Zwart Kwaliteitszorgmedewerker IFV

2 Doel: Zicht op: Begrippen en Definities Hoe in de eigen organisatie CM te bepalen Hoe: Stappenplan CM voor contracten met hoge risico s Voorbeelden uit andere organisaties 2

3 3

4 Begrippen en definities Contractregistratie: Het registreren van gemaakte contractuele afspraken en verplichtingen, inclusief alle aanbestedingsdocumenten die hebben geleid tot de totstandkoming van het contract. Met andere woorden: registratie van het contractendossier. Contractbeheer: De activiteiten die zorgen voor de juiste informatie met betrekking tot contracten op het juiste tijdstip en op de juiste plaats, gedurende de contractperiode en ter ondersteuning van het contractmanagement proces. Contractmanagement: Het proces waarbij, op basis van verkregen informatie, getekende contracten en wijzigingen hierop, eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Dit met het doel om optimale benutting van contracten te faciliteren, voordelen te behouden en te genereren of: GETTING WHAT YOU ALREADY HAVE Leveranciersmanagement: Het analyseren, plannen, implementeren en beheren van de activiteiten die gericht zijn op het ontwikkelen, uitbreiden en onderhouden van de relaties met de leveranciersmarkt. Leveranciersmanagement haalt voor de organisatie de maximale waarde uit relaties met leveranciers of: IMPROVING WHAT YOU ALREADY HAVE 4

5 Stap 1.1 Bouw een Business Case wat zijn mogelijke resultaatgebieden van contractmanagement? baseer je (mede) op de strategische doelstellingen van de eigen organisatie. maak hierbij gebruik van de Brown Paper methodiek o o definieer het begin en het eind van het proces door het beantwoorden van de vragen: (1) wij zouden aan CM moeten doen omdat (2) als wij dit doen dan levert het de organisatie... op bepaal vervolgens de stappen die hiervoor nodig zijn 5

6 1.1a Vergroten waarde uit contracten en leveranciers: resultaatgebieden vergroten gebruik vergroten juiste gebruik o supply & demand verbeteren contracten: o volumebundeling o flexibiliteit o innovatie verbeteren samenwerking: o continue verbeteren o supply chain 6

7 1.1b Stap 1.1 CM Business Case (voorbeeld) Draagt bij aan beter inzicht in performance faster uptime verlagen risico verhogen omzet contractmanagement overzicht T&C verhogen betalingstermijn verlagen werkkapitaal resultaat verbetering verhogen contractinkopen samenvoegen uitgaven volume korting verlagen inkoopprijs verlagen kosten gebruik templates efficienter werken minder fte 7

8 Stap 1.2 CM-volwassenheid voer jouw analyse CM-volwassenheid uit (zie vragenlijst). welke score heeft je organisatie volgens jou nodig. noteer de top-5 ideeën om je eigen score te vergroten. 8

9 1.2a Analyse CM-volwassenheid Hoeveel vragen kun je met ja beantwoorden? o o o o o o o o o o Alle afspraken zijn vastgelegd in contracten Bij ons lekt er geen geld weg via contracten We kopen altijd conform contract De gebruiker kent de inhoud van het contract Het is bij ons geheel helder wie/waarvoor verantwoordelijk is Leveranciers bieden ons concurrentieel voordeel Onze contracten zijn flexibel en toekomst gericht Contractvernieuwing verloopt altijd efficiënt Voordelen uit het contract zijn helder en aantoonbaar Vertrouwen speelt een rol, al in de leverancierselectie 9

10 Stap 2: Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden a) bepaal jouw belangrijkste stakeholders en hun belang b) wat is er dan nodig om CM succesvol te laten verlopen? - wat heeft het inkoopproces nodig? - wat heeft het contractmanagementproces nodig? bepaal vervolgens de stappen om te komen tot een endto-end CM-proces c) maak een eerste aanzet om de verantwoordelijkheden te benoemen bij de processtappen uit 2 10

11 2.a Er zijn veel stakeholders zicht op alle contracten automatische alerts integratie met andere businessprocessen beheer contract uitgaven betere condities door beter overzicht inzicht in alle rechten en verplichtingen contract met laatst goedgekeurde clausules mijn investering is in goede handen het bedrijf is volledig in controle BUSINESS INKOOP LEGAL SHAREHOLDERS contractmanagement is van belang voor alle stakeholders CEO CFO LEVERANCIER PERS alle toezeggingen zijn transparant ik kan me focussen op de corebusiness inzicht in uitstaande verplichtingen ik kan mijn kosten efficient managen heldere verwachtingen voor mijn organisatie ontvang orders binnen de overeenkomst op tijd betaald in controle top bedrijf in het toepassen van leidende tools en processen 11

12 Contractmanagement organisatie b) wat is er dan nodig om CM succesvol te laten verlopen? - wat heeft het inkoopproces nodig? - wat heeft het contractmanagementproces nodig? bepaal vervolgens de stappen om te komen tot een end-to-end CM-proces 12

13 2.b Contractmanagement Organisatie Raamwerk Organisatie, proces en activiteiten: 13

14 2.b Prioriteiten van de contractmanager in het contractmanagementproces Prioriteiten per fase: contractmanagement checklist: contractdetails service delivery management relatiemanagement opstellen van kpi s besturingsmodel zorgen voor de randvoorwaarden dat het contract goed kan worden gemanaged overdracht van inkoper naar contractmanager introduceren van de nieuwe leverancier informeren van alle betrokkenen er voor zorgen dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht (contractcompliance) zorgen dat prestatiemeting is ingericht bewaken kwaliteit 1 e levering oplossen opstartproblemen stoppen leveringen vorige leverancier monitoren van de prestatie ten opzichte van contractuele afspraken managen van de relaties met stakeholders managen van risico s en oplossen van issues actueel houden / aanpassen van het contract leveranciersevaluatie met (key)stakeholders ervoor zorgdragen dat leverancier blijft presteren deelname aan contractbeëindiging of vernieuwing met leverancier 14

15 Verantwoordelijkheden c) maak een eerste aanzet om de verantwoordelijkheden te benoemen bij de processtappen uit 2 15

16 2.c Contractmanagementchecklist als hulpmiddel voor de contractmanager 14

17 Stap 3.1 Bepaal aan de hand van een actuele leveranciersrelatie: de positie in de inkoopportfolio de positie vanuit het leveranciersperspectief wat is het type relatie dat ontstaat, en waar liggen de accenten binnen het contractmanagement? 17

18 3.1 a Gewenst niveau van CM verschilt hoe belangrijk is de leverancier voor de organisatie? waar vraagt het contract om? waar vraagt de omgeving (intern / extern) om? Leverancier: Contract: Leveranciersportfolio (G. Rietveld) 18

19 3.1 b Leveranciersportfolio 19

20 Stap 3.2 Op welke wijze stel jij voor om de contracten binnen de eigen organisatie te gaan besturen? Bijvoorbeeld: o welke risico s/kansen zijn relevant? o wat stel je voor qua frequentie/diepgang/verantwoording voor de verschillende contractniveau s? 20

21 3.2 a Risico inventarisatie Op basis van criteria en weegfactoren kunnen de risico s van een contract vastgesteld worden Het criterium dat het zwaarst weegt is het risico dat de meeste afbreuk aan het contract/business te weeg brengt. HOOG Contract Management Inspanning Hoog Risico LAAG Normaal Risico Laag Risico Weinig tot Geen Risico WEINIG Aantal overeenkomsten VEEL 21

22 3.2 b Kraljic model 22

23 Stap 4 hoe wil je vorm geven aan de inrichting van de contractadministratie? hoe wil je jouw contracten gaan besturen? dragen de gekozen KPI s bij aan het realiseren van de kritische succesfactoren van jouw onderneming? 23

24 4 a Framework voor het meten van leveranciersprestaties (Vantage)

25 4 b Classificatie van KPI prestatie-indicator: serviceniveau (meting ieder kwartaal) urgentieniveau responstijd gedurende kantoortijd responstijd buiten kantoortijd categorie 1 >95% binnen een uur > 95% binnen 2 uur categorie 2 >95% binnen 3 uur > 95% binnen 3 uur categorie 3 >95% binnen 1 werkdag eerstvolgende werkdag start service en wordt gemeten binnen de standaard serviceniveaus categorie 4 >95% binnen 3 werkdagen eerstvolgende werkdag start service en wordt gemeten binnen de standaard serviceniveaus 25

26 Zelf aan de slag Kijk terug naar de uitkomst van de vier stappen van vandaag wat is het speerpunt waar je komende maanden concreet mee aan de slag gaat? welk resultaat is dan zichtbaar? Vragen? 26