Kwaliteitsborging en Contractmanagement , Gert-Jan Vlasveld

Transcriptie

1 Kwaliteitsborging en Contractmanagement , Gert-Jan Vlasveld

2 Even voorstellen. Gert-Jan Vlasveld 20 jaar: 5 jaar: 7 jaar: 3 jaar: Mede ontwikkelaar methode

3 Even voorstellen de NBCM o Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement o Doelstelling: o Het bevorderen van professioneel contractmanagement en de behartiging van de belangen van professionals en organisaties op het gebied van contractmanagement o Opgericht 6 mei 2010 o Momenteel leden o Bestaande uit natuurlijke personen o Uit diverse toepassingsgebieden (ICT, FM, bouw ) o Met een lage drempel ( 75/jaar) 3

4 De activiteiten van de NBCM Doelstellingen bereiken door: o Netwerkplatform te bieden voor leden onderling en met externe partijen. o Uitwisselen van kennis en best practices. o Stimuleren van aandacht voor contractmanagement in media en vakliteratuur o Stimuleren en doen van marktonderzoek o Stimuleren onderwijs/opleidingen o Behartigen van belangen en de lobby voor contractmanagement o Uitgeven van publicaties o Op termijn stellen van normen en stimuleren/uitvoeren van certificering voor contractmanagers 4

5 Publicaties NBCM o De Competente contractmanager Het werkveld van de contractmanager Het competentieprofiel van de contractmanager o Handleiding beoordelingsraamwerk Organisatie Ontwikkel Modellen voor Contractmanagement 5

6 Kwaliteitsborging in contractmanagement Contractmanagement heeft tot doel het realiseren van de beoogde contractdoelstellingen zeker te stellen Welke elementen binnen contractmanagement (of CM aanpak) bieden daartoe zekerheid

7 Elementen 1. Heldere definitie van contract 2. Heldere definitie van contractmanagement 3. Eenduidige rollen bij een contract 4. Contract Essentials 5. Contract Risico Profiel 6. Contractmanagement: de stappen 7. Contract Assessment 8. Top 6 activiteiten van een contractmanager

8 1. Definitie van Contract (1/2) Wetboek: kent geen definitie van contract, wel van overeenkomst: Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere andere partijen een verbintenis aangaan ; Van Dale: 1)al dan niet schriftelijke overeenkomst, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan, 2)geschrift waarin het overeenkomst is vervat

9 1. Definitie van Contract (2/2) CM Partners: Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan. Een contract is opgebouwd uit twee delen: Het te leveren werk, diensten etc De condities waaronder levering geschiedt Prestatie <> Tegenprestatie

10 2. Ontstaan: De contract Life Cycle Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement Requirements management RFI RFP Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Leverancierskant

11 2. Ontstaan: De contract Life Cycle Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement Requirements management RFI RFP Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Opportunity management Kwalificatie Offerte Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Evaluatie verloren offerte Marktverkenning en profilering Leverancierskant

12 De contract Life Cycle en CM Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement Requirements management RFI Contractmanagement? RFP Contractering Contractmanagement? Contractmanagement? Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Opportunity management Kwalificatie Offerte Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Evaluatie verloren offerte Marktverkenning en profilering

13 De contract Life Cycle en CM volgens CATS Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement betrokkenheid Contractmanagement!! Requirements management RFI RFP Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Opportunity management Kwalificatie Offerte Contractering Contract uitvoering Afsluiting en evaluatie Evaluatie verloren offerte Marktverkenning en profilering

14 2. Definitie contractmanagement (CATS CM) Contractmanagementis het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.

15 3. Rollen bij een contract Contracteigenaar Contractmanager Servicesmanager Let op: Rollen, hoeven geen functies te zijn (kan wel)!!

16 Contracteigenaar Ieder contract kent één contracteigenaar Een contracteigenaar kan eigenaar zijn van meerdere contracten De contracteigenaar is initiatiefnemer van het contract en accountablegedurende de contract life cycle.

17 Contractmanager Wordt aangesteld door de contracteigenaar; Met gedelegeerde verantwoordelijkheid van de contracteigenaar; Om de dagelijkse zaken van het contract te managen en de contractdoelstellingen te realiseren; Is verantwoordelijk voor het héle contract; Met een focus op het Voorwaarden deel; Gebaseerd op input van de service manager voor het deel Werk. Kan contractmanager van meerdere contracten zijn.

18 Servicemanager Betrokken bij levering/ontvangst van Het werk ; In staat om een beoordeling te geven over: Het kwaliteitssysteem, De processen en De prestaties van de leverancier; Eerste gesprekspartners bij (dreigende) noncompliance; Informeert Contractmanager bij definitieve/voortdurende non-compliance.

19 4. Contract Essentials 1. Contractomgeving 2. Contractdossier 3. Doelstellingen en Resultaten 4. Belangrijkste contractartikelen (Facturatie, opleverdata, audits, reviews, inspecties acceptatieprocedure, IGS, kritische randvoorwaarden, beëindiging, what-if) 5. Proces- en kwaliteitsbewaking 6. Risicobeheersing (Contract Risico Profiel, aannames, beheersingsmaatregelen)

20 Contract omgeving

21 5. Contract Risico Profiel Het managen van risico s is een belangrijke taak van de contractmanager Instrument om de risico s binnen een contract te identificeren is het Contract Risico Profiel Subjectief hulpmiddel dat ook als communicatiemiddel ingezet kan worden.

22 6. Contractmanagement: de stappen CM is een proces binnen de uitvoeringsfase en de evaluatie & afsluitingsfase; Kent een eigen set aan stappen;

23 De processen binnen de uitvoeringsfase Contractmanagement Bestellen/ Afroepen Ontvangst/Gebruik Contract Implementatie Transitie Gebruik Afbouw Transformatie Verleng of vernieuw

24 Contractmanagement stappen: basis is Deming Cyclus Plan Do Act Check

25 Uitgebreid met twee extra stappen Initiate Plan Do Act Check Close

26 10. Top 6 activiteiten van een contractmanager 1. Prestatiemonitoring/-management 2. Relatiemanagement 3. Financiën 4. Contractbeheer 5. Inkoop/onderhandelen/pricing 6. Issue-/risicomanagement Bron: onderzoek naar de positie en werkzaamheden van contractmanagers, CM Partners, feb 2013

27 Afsluiting Nog vragen? Stel ze gerust via mail of de telefoon Kijk ook op LinkedIn group: CATS CM, NBCM Laat visitekaartje achter voor een pdf versie van de competente contractmanager

28 Contractmanagement en contractwaarde Contractwaarde Optimaal contractmanagement Beoogde toegevoegde waarde Ontbrekend of ineffectief contractmanagement ^ Contract ondertekening Tijd ^ Contracteinde Bron: Coen willems, Shell, presentatie

29 Contract Assessment

30 Na verloop van tijd

31 Resultaten van een contract assessment