Contractmanagement volgens CATS CM

Transcriptie

1 Contractmanagement volgens CATS CM Een introductie in het wat, waarom en hoe van contractmanagement

2 2 Agenda Even voorstellen.. Wat is contractmanagement? Waarom contractmanagement? Hoe contractmanagement: De methode CATS CM!

3 CM Partners Opgericht in 2005 Specialist op het gebied van contractmanagement Eigenaar van de methode CATS CM voor contractmanagement, in 2002 ontwikkeld en beschreven in boek CATS CM editie 2014 Mede initiatiefnemer van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement (NBCM) Organisator van de jaarlijkse Nationale Contractmanagement Conferentie

4 Visie Beweging van alles zelf doen naar focus op kernactiviteiten en besteed de rest uit Dit leidt tot langdurige contracten met derden Contractdoelstellingen zijn afgeleid van de bedrijfsdoelstellingen Doel contractmanagement = contractdoelstellingen realiseren Proactief contractmanagement is een onmisbare activiteit voor opdrachtgever en leverancier

5 5 Missie CM Partners gelooft dat contractmanagement bijdraagt aan het succes van organisaties doordat het de samenwerking met anderen in het business ecosysteem doelmatiger, goedkoper én leuker & prettiger maakt. CM is essentieel in de regie op het raakvlak tussen organisaties: daar waar demand en supply samen komen. Wij dragen bij aan de ontwikkeling van het vakgebied door het delen van onze kennis en inzichten en het helpen van onze klanten bij de professionalisering van contractmanagement.

6 Onze opdrachtgevers Onze opdrachtgevers komen uit een grote verscheidenheid aan branches (overheid, ICT, Telecom, verzekering, banken etc.), o.a.: - Belastingdienst - Gemeente Zaanstad - Gemeente Rotterdam - Politie Nederland - KPN - Achmea - VGZ - ASR - LUMC - Atos - Ordina - NS - Rabobank - ING - ABN AMRO - de Poel Nederland - ISES - Erasmus MC

7 7 Wat is contractmanagement Het managen van een contract tijdens de fase uitvoering/uitnutting met als doel (minimaal) het realiseren van de contractdoelstellingen Managen van de vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven Managen van de onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen Contractmanagement contractbeheer!

8 8 Waarom contractmanagement - 1 PWC (2002): contractmanagement levert tussen de 5 en 10% van de contractwaarde op aan besparingen CM Partners (2011): typisch 6 á 7% van de contractwaarde IACCM (2012): ontbrekend of inefficiënt contractmanagement heeft een negatieve impact op het bedrijfsresultaat van 9,15%

9 Waarom contractmanagement - 2 Grip op contracten en zo het realiseren van contractdoelstellingen Begrijpen en beheersen van risico s Grotere administratieve efficiëntie Betere klant - leverancier relatie door o.a. duidelijke afspraken, geen miscommunicatie Krijgen/leveren wat gewenst en benodigd is Betere dienstverlening

10 10 Toegevoegde waarde Bron: Coen Wilms, Shell, 2013

11 11 De methode CATS CM

12 CATS 12 CM Foundation Waarom een methode? Elk vakgebied heeft behoefte aan een of meer effectieve werkwijzen Een geaccepteerde methode maakt uitvoerend werk transparant, overdraagbaar, auditeerbaar en verbeterbaar Een gestandaardiseerde methode bevordert de leerbaarheid en certificeerbaarheid van een vakgebied NB: Een methode software tooling. Goede ondersteunde tooling maakt het wel makkelijker!

13 CATS 13 CM Foundation De methode CATS CM.. is gebaseerd op 4 pijlers: 1. Onderscheid Work To Be Done (WTBD) en All Other Contract Matter (AOCM) 2. Een set aan rollen die ontstaan 3. Het contractmanagementproces bestaande uit zes stappen 4. De CM Essentials als basis voor de taken van de contractmanager

14 14 Pijler 1: WTBD & AOCM

15 Opbouw van een contract De prestatie Work To Be Done & Tegenprestatie, voorwaarden verplichtingen en overige afspraken All Other Contract Matter

16 CATS 16 CM Foundation Voorbeeld: Inhuurcontract WTBD: Medewerker X beschikbaar stellen/hebben Met kennis abc en functie xyz AOCM: Tarief Factuur: eind van de maand obv urenstaat Startdatum, duur Als dan: Tussentijdse beëindiging Onvoldoende prestaties Vervanging bij ziekte IE etc.

17 CATS 17 CM Foundation Voorbeeld: Werkplek beheercontract WTBD: Specificatie services inclusief responstijden AOCM: Vergoeding Tijdstip en locatie van levering Startdatum, duur Factuur: eind van de maand obv prestatiecontract Als dan: Tussentijdse beëindiging Onvoldoende prestaties Wijziging omvang dienstverlening IE etc. Procedure voor contractaanpassing

18 CATS 18 CM Foundation Waarom is onderscheid belangrijk? WTBD is de verantwoordelijkheid van de project- of servicemanager AOCM is de verantwoordelijkheid van de contractmanager Plus Er kan maar één kapitein op een schip zijn Contractmanager is verantwoordelijk voor het totaal

19 19 Pijler 2: De Rollen

20 Overzicht van de rollen/stakeholders Contracteigenaar Contractmanager Project-/servicemanager Contractbeheerder Proceseigenaar contractmanagement Contract Board Vraageigenaar Leveringseigenaar

21 CATS CM Foundation Contracteigenaar (CE) Lijnfunctionaris met de juiste bevoegdheid om namens zijn bedrijf een contractuele verplichting te initiëren (heeft de behoefte en het budget) Heeft soms ook de externe tekenbevoegdheid voor die waarde Elk contract heeft één eigenaar Contracteigenaren bezitten meestal meerdere contracten 21

22 Contractmanager (CM) Verantwoordelijk voor het op dagelijkse basis managen van de Contract Matter met als doel het realiseren van de contractdoelstellingen Aangesteld door de contracteigenaar Met overeengekomen verantwoordelijkheden en bevoegdheden 22

23 CATS 23 CM Foundation Project- / Servicemanager Verantwoordelijk voor de levering van dan wel het ontvangen van de overeengekomen diensten of producten Stelt de kwaliteit van het geleverde vast Managet de randvoorwaarden voor WTBD in de eigen organisatie Rapporteert aan de contractmanager

24 Contractbeheerder De persoon die het contractdossier bijhoudt Verantwoordelijk voor het vastleggen / registreren van alle voor het contract relevante documentatie En het gevraagd en ongevraagd beschikbaar stellen van deze informatie aan alle personen die vanuit hun rol voor het contract toegang moeten hebben tot die informatie

25 Proceseigenaar contractmanagement Verantwoordelijk voor het Definiëren Uitrollen Ondersteunen Toetsen Verbeteren van het contractmanagementproces

26 Het besluiten nemend gremium van alle functionarissen die een belang hebben bij de uitvoering van het contract, zoals: Contracteigenaar Vraag- cq leveringseigenaar Legal Finance HR Inkoop NB: contractmanager is nooit lid van de Contract Board maar rapporteert áán de CB De Contract Board

27 CM succesvol als Management commitment Duidelijke (verander)doelstelling/reden Inzicht in de contractportefeuille Duidelijke taakverdeling Tijd voor uitvoering beschikbaar Opgeleide medewerkers

28 De uitdagingen Positionering: centraal/decentraal? Bij inkoop of bij business? Identificeren van de contracteigenaren Besparingen of realiseren contractdoelstellingen Streven naar volledigheid als drempel

29 Samenvatting Contractmanagement loont! Contractmanagement doe je er niet even bij Een methodische aanpak als CATS CM geeft grip en structuur Contractmanagement is meer dan contractbeheer Software ondersteuning maakt het leven van de contractmanager makkelijker

30 Afsluiting Dank voor jullie aandacht Voor vragen: Gert-Jan Vlasveld