NEVI Contract Management-dag. De kracht van organiseren. Best practice bij Nationale-Nederlanden

Transcriptie

1 NEVI Contract Management-dag De kracht van organiseren Best practice bij Nationale-Nederlanden 1

2 Programma Nationale-Nederlanden in vogelvlucht Mission statement Sourcing Organisatie Sourcing incl. contractmanagement De rol van de contractmanager/vendormanager Discussie: dilemma s & uitdagingen 2

3 Over Nationale-Nederlanden Nationale-Nederlanden is met ruim 5 miljoen particuliere en zakelijke klanten een van de grootste en meest toonaangevende verzekeraars van Nederland. Met deskundige medewerkers, goede producten en een uitstekende verhouding tussen prijs en kwaliteit is Nationale-Nederlanden al 170 jaar actief in verzekeren. Wat er ook gebeurt, Nationale-Nederlanden zet zich dagelijks in om de beste oplossingen te bieden voor haar klanten. 3

4 Nationale-Nederlanden: grote getallen Jaarlijks premie-inkomen van 3,5 miljard Totale beleggingen ter hoogte van 67 miljard 6300 medewerkers Particulieren Zakelijk Corporate Clients 2 miljoen klanten MKB ondernemingen 280 bedrijven 4

5 Nationale-Nederlanden is breed gepositioneerd in Nederlandse markt Merken Distributie Intermediair / NN Internet, Call en Adviseurs / Directe kanalen van ING bank Producten Collectief Pensioen / Individueel Leven / Banksparen / Inkomensverzekeringen / Particuliere en Bedrijven Schadeverzekeringen Gespecialiseerd intermediair Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen voor medische en zakelijke professionals Actuariële adviesbureaus Advies en administratieve diensten t.b.v. pensioenfondsen Twintig vestigingen Risico- en verzekeringsadvies aan ondernemers en particulieren Klanten 2 miljoen particuliere klanten in schade, hypotheken en aanvullend pensioen MKB bedrijven in schade- en inkomensverzekeringen en pensioenen 280 Corporate werkgevers en 1,3 miljoen werknemers in pensioen Assets 55 miljard aan assets van klanten 5

6 Een verzekeraar met ambitie Nationale-Nederlanden wil in 2016 het favoriete verzekeringsbedrijf van Nederland zijn. Voor klanten, investeerders en medewerkers. Een bedrijf met lef dat de bescherming en ondersteuning biedt die Nederlanders nodig hebben om met vertrouwen door het leven te gaan. Een bedrijf waarop Nederland kan terugvallen op de momenten waarop het er op aan komt. Een bedrijf dat vanuit haar 170 jaar ervaring de toon zet in de sector, en vanuit haar expertise een actieve rol in de economische en sociale ontwikkeling van de samenleving speelt. Een bedrijf dat optimaal gebruik maakt van de kracht, energie en ideeën van haar klanten en partners om haar organisatie en dienstverlening continue te verbeteren. En voor medewerkers zijn we het bedrijf waar je graag wilt werken. Een bedrijf dat zo een gezond en duurzaam resultaat levert. 6

7 Kernwaarden (principes) 7

8 Sourcing staat voor Professionele en betrouwbare dienstverlening op het gebied van financiële transparantie en procurement met als doel een zichtbare en waardevolle bijdrage te leveren aan de resultaten van de BU s, gebaseerd op een sustainable relatie met leveranciers door resultaatgerichte, inlevende en supertevreden medewerkers in proactieve samenwerking met andere disciplines binnen en buiten Nationale- Nederlanden. 8

9 Missie Sourcing Waarom? - Wij als Sourcing dragen maximaal bij aan de doelstellingen van Insurance Benelux. - Wij werken in een inspirerende werkomgeving voor Sourcing professionals. Hoe? - Wij zijn een deskundige en betrouwbare partner voor onze interne opdrachtgevers, en we kopen compliant diensten en producten in met een goede prijs/kwaliteit verhouding. Wat? - Convenant management - Resource management - Procurement - Category management - Contract management - Vendor management Simon Sinek How great leaders inspire action 9

10 Inleiding Een Category Strategy is een gezamenlijk plan van interne klant, inkoop en contractmanagement. Het doel is de wens van de klant om te zetten in gerichte en gecoördineerde acties en strategieën op het gebied van contract- en inkoopmanagement. Rekening houdend met interne en externe omstandigheden. Hierdoor wordt een integrale aanpak bereikt voor het verwerven en beheren van een product of dienst, gericht op de lange termijn (5 jaar)

11 Organisatie Sourcing Maandelijks overleg gericht op professionalisering van de discipline, tools & templates, en kennisdeling op het vakgebied IT & Telecom Facility Management, Real Estate & Travel MarCom & Doc. Mgt. Professional Services Asset Mgt. & Business Services 11 Maandelijks overleg gericht op professionalisering van de categorie, kennisdeling over de markt, de organisatie en de opdrachten, en link naar EurAsia Resource Management Contract Management Procurement Category Management

12 Vooruitblik

13 De rol van de Contractmanager Contract Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

14 Volwassenheid van de beheers- en uitvoeringsorganisatie van het contract bewaken en verbetervoorstellen formuleren Verzamelen en beheren van klantbehoefte en marktgegevens voor het contract en toegankelijk maken voor alle deelnemers van een tenderteam Op basis van de gegevens binnen de financiële systemen bijhouden van de spend. Ook buitencontractuele inkopen worden hierin mee genomen. Het signaleren van- en doen van voorstellen voor besparingen en quick wins op basis van bovenstaand verzamelde data Stakeholder management: overzicht stakeholders m.b.t contract bijhouden Contract De contractmanager is als onderdeel van het category team verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van bovengenoemde data en levert dit als input voor het category plan Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

15 Verantwoordelijk voor het bewaken van de scope van het contract, trends signaleren en doen van voorstellen voor uitbreiding Inventariseren waar eventuele verschuivingen van de vraag in het contract zitten. Het bijhouden van gebruik per sub Category Analyseren en bijhouden van de prijsopbouw en het verzamelen van de costdriver informatie uit het gebruik van het contract Bijhouden van de productkennis (mede voor bovenstaande) en kennis van de keten. contractmanager is productspecialist binnen sourcing Contract De contractmanager is als onderdeel van het Category team verantwoordelijk voor het analyseren, bijhouden en aanleveren van voor het contract relevante data en kennis Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

16 Verantwoordelijk voor: het opstellen van relevante KPI s die leiden tot het gestelde doel voor het contract en weergeven of het doel bereikt is. Het leveren van input voor de sourcing strategie en business case op basis van de analyse in de voorgaande stappen Verantwoordelijk voor het definiëren van de risico s tijdens de looptijd van het contract m.b.t. het bereiken van het doel en het behalen van de KPI s Het schrijven en uitvoeren van het implementatieplan van het contract Contract De contractmanager is als onderdeel van het Category Team verantwoordelijk voor het aanleveren van besturingselementen die leiden tot het bereiken van het doel van het contract en de category Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

17 De Contractmanager levert inhoudelijke kennis voor het onderhandelingsproces en is aanwezig bij de onderhandelingen daar waar dat vereist is. De contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken en bijsturen van de prestaties van de leverancier binnen het contract op basis van de besturingselementen die gedefinieerd zijn. De Contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken van de risico s en eigenaar van de correctieve acties bij het optreden van risico s m.b.t. het bereiken van het doel en het behalen van de KPI s De contractmanager is verantwoordelijk voor de communicatie binnen het contract met de leverancier en de opdrachtgever. De contractmanager is verantwoordelijk voor tijdige beëindiging of verlenging Contract De contractmanager is verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van alle relevante contract, prijs en marktinformatie die benodigd is voor het managen van het contract en het signaleren en bijsturen als deze informatie afwijkt van de uitgangspunten in het contract Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

18 Op basis van de uitnutting van het contract en de ervaringen, rapportages, soort contract zal gedurende de executiefase diverse momenten van bijstelling plaatsvinden. De contractmanager is verantwoordelijk voor het bijhouden en rapporteren van deze zg, Lessons Learned naar het Category team De contractmanager levert input voor de vendor rating De contractmanager zal bewaken en signaleren indien de prestaties van het contract niet meer in lijn zijn met de markt(omstandigheden) of indien de gekozen leverancier niet meer de meest geschikte is. De contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken van een correcte en onverstoorde prestatie van de leverancier tijdens de transitiefase naar een andere leverancier Contract De contractmanager is verantwoordelijk voor het bereiken van de doelen van het contract, het bewaken van de alignment hiervan met de business requirements en het realiseren en rapporteren van verbeterpunten Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren Doel

19 Discussie: dilemma s & uitdagingen Van reactief naar pro-actief - Early involvement van Sourcing is een key succesfactor. Welke rol kan de contractmanager hierbij spelen? Software Asset Management is een grote uitdaging - Welke ervaring hebben jullie hiermee? - Welke tips/adviezen kunnen jullie geven? Hoe kan de contractmanager helpen bij kostenreductie? - Wat is de taakstelling? - Waar liggen de uitdagingen bij de realisatie? - Hoe meten we de bijdrage? Review is een belangrijk instrument voor contractmanagement - Welke ervaring hebben jullie hiermee? - Welke tips/adviezen kunnen jullie geven? 19