Commodity Strategy Development (CSD-traject)

Transcriptie

1 Commodity Strategy Development (CSD-traject) Productgroep Strategie Ontwikkeling Jurgen Keijzer Senior Inkoper 5 juni

2 5 juni

3 Agenda Wat doet Evides Waterbedrijf? Aanleiding CSD-traject Wat is CSD? Hoe voer je het traject uit? Resultaten en vervolgtraject Tips/aanbevelingen Vragen 5 juni

4 Wat doet Evides Waterbedrijf? 5 juni

5 Aanleiding CSD-traject Volwassenheid inkoopfunctie (MSU+ audit) Ambitie: waar staan we en waar willen we naar toe? Verbeter- en bespaarprogramma Hoe kunnen we de bedrijfs- en verbeterdoelen omzetten in afdelingsinspanningen die daadwerkelijk een bijdrage leveren aan deze doelstellingen? 5 juni

6 Volwassenheid Inkoopfunctie MSU+ audit Inzicht in volwassenheid Gericht professionaliseren Benchmarkfunctie Stimuleert uitwisseling Best Practices 14 processen 10 volwassenheidsniveaus Strict Step methodiek 5 juni

7 Ambities van Evides Waterbedrijf 5 juni

8 De opdracht Wie: MT-infra, via Stuurgroep aan de werkgroep Waarom: Strategie productgroep infra-aannemers sluit niet meer aan huidige (afdelings)doelstellingen van Evides. Wat: CSD-traject opstarten met als resultaat een Adviesrapport Wanneer: binnen 4 weken na opdrachtverstrekking advies uitbrengen aan de Stuurgroep 5 juni

9 CSD: wat is dat? Het Commodity Strategy Development process (CSD) is een multidisciplinair proces. Doel: Het opzetten en implementeren van een pro-actief en systematisch inkoopbeleid voor een bepaalde artikelgroep om op korte en (middel-) lange termijn betere resultaten te behalen dan de concurrentie. 5 juni

10 Hoe heeft Evides dit georganiseerd? Contracteren en implementeren Benoem eigenaar / opdrachtgever (MT) Crossfunctioneel projectteam samenstellen Kick-off door opdrachtgever Presentatie resultaat & gunningsadvies aan Tenderboard (Go / No Go) Doel behaald Uitvoeren aanbesteding Presentatie Strategie aan Tenderboard (Go / No Go) 5 juni

11 Vijf processtappen voor ontwikkelen van productgroep-strategie 1.Strategie evaluatie 5. Implementatieplan 2. Data analyse 4. Strategie definitie 3. Definiëren van doelstellingen 5 juni

12 Processtap 1: Strategie-evaluatie In deze processtap wordt duidelijk of en zo ja, waarom de huidige strategie aangepast dient te worden. 5 juni

13 D o e l R e a l i s a t ie De Zes Bouwstenen Methodiek Huidige Doelstelling(en) en/of Prestaties Product- / Proces karakteristieken (Niet) reguliere projecten + storingsdiensten Standaard producten/diensten Leverbetrouwbaarheid en kwaliteit belangrijk Contractering Geen overeenkomsten met ingenieursbureaus Service Level Agreements wenselijk Contract beheer heeft meer aandacht nodig! Leveranciersbestand Totaal 45 leveranciers = 34 mln 5 leveranciers = 19.5 mln (raamcontracten) Onvoldoende # leveranciers onder controle Leveranciersontwikkeling Leveranciers willen integrale diensten aanbieden (Ketenintegratie) Digitale processen Inkoopbeleid Inkoopvolume dalende trend mln; mln; mln Meer transparantie wenselijk Leverbetrouwbaarheid en kosten: balans nodig Logistieke / transactionele aspecten Meer kostenbewust werken Directieleveringen materialen 5 juni

14 Processtap 2: Data-analyse Deze processtap heeft alles te maken met het verzamelen en analyseren van gegevens. Er worden 6 categorieën gegevens onderkend: 1. van de klant (zijn eisen en wensen) 2. van de artikelgroep 3. van de leveranciersmarkt 4. van de leveranciers 5. van de toeleveringsketen 6. van onze concurrenten voor wat betreft deze artikelgroep 5 juni

15 Informatiebehoefte Score op de relevantie van informatie: 1. Persé nodig 2. Interessant 3. Niet echt belangrijk Score Informatiebehoefte Relevantie/ belang Beschikbaarheid Opmerkingen Klanteneisen (intern/extern) Karakteristieken van de artikelgroep: Eigenschappen Technologie Gebruik/Verbruik Karakteristieken van de leveranciersmarkt Karakteristieken van onze waardeketen Karakteristieken van onze concurrentie Karakteristieken van de leveranciers: Beoordeling van de business Vaardigheden Prestaties Overige Score op beschikbaarheid van informatie: 1. Geen relevante data beschikbaar 2. Beperkt, net begonnen 3. Halverwege, niet alles gedocumenteerd 4. Veel data, maar nog niet gestructureerd 5. Alle data beschikbaar 6. Extensieve data collectie afgerond 5 juni

16 Externe Focus Interne Focus SWOT-analyse Sterktes Zwaktes Zekerheid van betaling Naam Evides Proactief t.o.v. ander klanten Monopolist technische kennis (te) Klantgericht Kwaliteit kennis van wat in de grond ligt (bv: <2% afkeuring) Motivatie van personeel Kansen Dalend inkoop volume Afhankelijkheid van de aannemer Minder flexibel Verlies van kennis (ervaren medewerkers) Verlies van objectiviteit in de relatie Confrontatie/escalatie, intern/extern, te aardig Organisatie veranderingen Bedreigingen Beschikbaarheid / flexibiliteit van de aannemer Uitbreiding portfolio Nieuwe leveranciers Duidelijke afspraken (nu kan het) Nederlands bedrijf, aannemers aanwezig in Nederland Structin (nieuwbouw combiwerken) Capaciteit van de aannemer Meer concurrentie Evides geografisch beperkt, aannemers landelijk Afnemend volume in de markt Vergrijzing Aspecten die we uitnutten in de strategie Aspecten, die we m.b.v. risicomanagement minimaliseren 5 juni

17 Productportfolio vs. leverancierspreferentie portfolio VERKOOP INKOOP 5 juni

18 Processtap 3: Definiëren van doelstellingen In deze stap worden de doelstellingen geformuleerd van de nieuwe strategie, zowel op de korte als lange(re) termijn. 5 juni

19 Gap analyse en vaststellen doelen I II en III IV V Doelstellingen (inkoopcriteria)* Weging Indicatoren en huidige prestatie Beste prestatie in eigen bedrijf Beste prestatie in uw industrie/ sector Beste prestatie overall Gap Doel voor deze periode Doel voor deze periode +1 Doel voor deze periode +2 * Bijvoorbeeld: kosten, kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid 5 juni

20 Processtap 4: Strategiedefinitie In deze processtap wordt de nieuwe strategie geformuleerd. Er wordt een brug geslagen tussen de huidige manier van werken zoals beschreven in processtap 1 en de doelen zoals geformuleerd in processtap 3. 5 juni

21 D o e l R e a l i s a t ie De Zes Bouwstenen Methodiek Toekomstige Doelstelling(en) en/of Prestaties Product- / Proces karakteristieken Meer samenwerken met collega organisaties Ontwikkeling: Evides naar regie organisatie Keuze: bestek uniform en transparant Contractering Ontwikkelen leveranciers contractmanagement Mogelijkheid tot tussentijdse wijzigingen bij mini-competities (ondergrens projecten) SLA bonus/malus, invoering KPI s Leveranciersbestand Grip op het aantal leveranciers/reductie Ketenoptimalisatie Beschikbaarheid - # aanbieders in de markt (back-up leveranciers) 4 aannemers in totale gebied (distributie, storingsdienst en kleine projecten) Leveranciersontwikkeling Ontwikkelen leveranciers contractmanagement Leveranciers score kaart, vb. kwaliteit, beschikbaarheid, duurzaamheid Strategisch overleg Inkoopbeleid Gelijkwaardigheid, gebiedsfactoren afvlakken Contractmanagement invoeren Het contract vormt de basis en projecten zorgen voor additionele omzet (kansen) Logistieke / transactionele aspecten Onderzoek afroepleveringen materialen Digitaal proces introduceren Ketenoptimalisatie verder vormgeven 5 juni

22 Processtap 5: Implementatieplan Deze procestap behelst de formulering van een implementatieplan van de nieuwe strategie. 5 juni

23 Implementatieplan 5 juni

24 Resultaten en vervolgtraject Een afgewogen strategiebepaling (5 jaar) gemaakt voor deze productgroep. EU Erkenningsregeling opgesteld, vervolgens een aanbesteding georganiseerd voor de verwerving van 4 gebiedsaannemers Groot-Rijnmond op basis van EMVI-criteria. Resultaat: - betere aansluiting op de doelstellingen van Evides - gemiddeld 20% reductie bestekstarieven Vervolgtraject: CSD-traject ingenieursdiensten 5 juni

25 Tips/aanbevelingen Koppel een CSD-traject niet direct aan een aanbesteding Laat de eerste CSD-trajecten begeleiden door een procesbegeleider Zorg ervoor dat de juiste mensen (mix) op het juiste niveau in het team zitten Wees bewust van het feit dat er veel tijd geïnvesteerd moet worden in desk-research, zoals financiële zaken en marktonderzoek Informeer met regelmaat de opdrachtgever en/of stuurgroep over de voortgang van het traject Evalueer het CSD-traject periodiek 5 juni

26 5 juni