Inkoop na MSU+ meting

Transcriptie

1 PRO 10 BV C. VAN NASSAUSTRAAT TK DEN HAAG Inkoop na MSU+ meting Door Loek van Beurden /

2 Agenda Voorstellen Benchmark verschillende vormen Benchmark als hulpmiddel Afzonderlijk (Voorbeeld gemeente Amersfoort) In samenwerking Tips

3 Voorstellen Loek van Beurden Adres Pro 10 BV C. Van Nassaustraat TK DEN HAAG 10

4 Pro 10: resultaatgerichte diensten Projecten Interim Advies o Aanbestedingen o Professionalisering o Audits o Inkoop(pakket) strategieen o Outsourcing tactische en operationele inkoop o Detachering inkoopadviseurs o Projectmanagement o Inkoopbeleid o Juridisch advies o Procesoptimalisatie o Contractbeheer o Workshops o Duurzaam inkopen o Coaching o

5 Benchmark/ontwikkelprojecten MSU + Inkoopmonitor Miniscan : ca 40 gemeenten en andere overheden : 12 provincies + actieplan + realisatie : 25 waterschappen + actieplan + DI Pro 10 stelt de resultaten en aanbevelingen dezelfde dag beschikbaar (1 dag per audit).

6 Benchmark verschillende vormen

7 Methodieken vergeleken 1 doel Verschillende mate van gedetailleerdheid Verschillende rapportagevorm 80/20 inhoudelijke overeenkomsten Vergelijkbare methode (documentstudie, interviews) Intersubjectief, MSU+ is semi-wetenschappelijk Geen intellectueel eigendom, vrij gebruik Generiek toepasbaar Omschakelen van model is lastig

8 DOCH, BEGIN EN GA DOOOOOOR

9 MSU + KORTE INTRODUCTIE

10 Auditteam Gecertificeerde auditors

11 MSU+

12 MSU+

13 N=28

14 N=28

15 Per proces op aspect en niveau (voorbeeld inkooppakketstrategie) Aspecten SP 2.1 SP 2.2 SP 2.3 SP 2.4 SP 2.5 SP 2.6 SP 2.7 SP 2.8 SP 2.9 SP 2.10 SP 2.11 Onderzoek leveranciersmarkt Onderzoek interne klant Strategie Inkoopstromen en risico analyse Documentatie Besluitvormingsproces Communicatie Team samenstelling Inkoopmodellen Identificatie productvereisten Inkoopplanning SP 2.12 SP 2.13 Evaluatie resultaten Wet- en regelgeving

16 Aspecten uitgewerkt naar niveau en verbeterpunten 2. Ontwikkelen van een strategie per inkooppakket Niveau 1 Huidig niveau Geen of ad hoc leveranciersmarktonderzoek Geen of zeer beperkte aanwezigheid van een strategie per inkooppakket Geen gedocumenteerde strategie per inkooppakket Geen besluitvormingsproces zichtbaar of aanwezig Geen communicatie met direct belanghebbenden Geen bewust gebruik van inkoopmodellen Geen bewijs dat voldoende aandacht wordt besteed aan wet- en regelgeving Niveau 2 Groei niveau I Reactief te werk gaan en overleggen met de interne klant om behoefte van de interne klant te bepalen Strategie voor het bepalen van de inkoopbehoefte is een korte-termijn-focus en er wordt nagedacht over het realiseren van marktwerking Inkoopstromen en risico analyse m.b.t. prijs en volume Documentatie van overleg teams beschikbaar Functionarissen bepalen doelstellingen en coördineren het besluitvormingsproces over de teams heen Multidisciplinaire teams geïnstalleerd om strategie te ontwikkelen. Functionarissen evalueren gedegen of het team over de juiste competenties beschikt Intern geïdentificeerde productvereisten Enig bewijs dat aandacht wordt besteed aan wet- en regelgeving Niveau 3 Groei niveau II Gedegen begrip van structuur en ontwikkeling leveranciersmarkt Documentatie van begrip van leveranciersmarkt aanwezig Bewust gebruik van inkoopmodellen Kennis van vaardigheden, prestaties en resultaten van zowel huidige als potentiële leveranciers Niveau 4 Reactief afstemming bereiken om behoefte interne klant te bepalen Focus op lange termijn als strategie om de inkoopbehoefte te bepalen Inkoopstromen en risicoanalyse m.b.t. kosten Strategie ook gebaseerd op de door klanten geïdentificeerde eisen aan inkooppakketten Rekening houden met wet- en regelgeving Niveau 5 Proactief te werk gaan om behoefte van de intern klant te bepalen Gedocumenteerd proces voor de ontwikkeling van een strategie per inkooppakket Geformaliseerd en gestructureerd proces voor de ontwikkeling van de strategie per inkooppakket Beperkt aantoonbaar dat communicatie plaatsvindt met direct belanghebbenden Zowel interne als externe (klant) eisen Gedetailleerd plan van aanpak aanwezig. Kritieke pad is zichtbaar gemaakt. Er is nauwelijks sprake van grensverleggende doelstellingen Formeel evaluatieproces voor prioritering van alle relevante eisen Naleving wet- en regelgeving

17 Adviezen (2 ledig) Vanuit MSU+ perceptie. Modelmatig. Vanuit perceptie auditor. Expert, veranderkundig.

18 Inkoopmonitor Provincies Een doorkijkje

19 Auditteam Externe auditor t.b.v. vergelijkbaarheid en objectiviteit Intercollegiaal voor leereffecten en reflectie. Kijkje in elkaars keuken.

20 De dimensies (traditioneel) Inkoopbeleid Concernbeleid; Strategisch/Tactisch beleid; Operationeel beleid. Structuur Taakverdeling; Structuur; Processen. Mensen Functieprofielen; Opleidingsniveau; Competenties Middelen Kennisborging; Procesondersteuning; MI systemen

21 De score op de dimensies Rood = 3 punten Oranje = 6 punten Groen = 9 punten

22 Score benchmark P Inkoopbeleid Structuur Mensen Middelen Groningen Friesland Drenthe Overijssel Gelderland Flevoland Utrecht Noord-Holland Zuid-Holland Zeeland Noord-Brabant Limburg MI systemen Procesondersteuning Kennisborging Competenties Opleidingsniveau Functieprofielen Processen Structuur Taakverdeling Operationeel Strategisch/Tactis ch Concernbeleid

23 Gemiddelde score per jaar Gemiddelde score Provincie per jaar Gemiddelde score 2006 Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score Groningen Friesland Drenthe Overijssel Gelderland Flevoland Utrecht Noord- Holland Zuid- Holland Zeeland Noord- Brabant Limburg

24 P4 regio s, Over all score Gemiddelde Score totaal 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 P4 NOORD P4 MIDDEN P4 ZUID 4,5 4,

25 Gemiddelde score per jaar Gemiddelde score 2008 Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2008 Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2006 Gemiddelde score ,0 5,2 5,4 5,6 5,8 6,0 6,2 6,4 6,6 6,8 Gemiddelde score 2006 Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2008 Reeks1 5,6 6,2 6,6

26 Best practises 2008 Inkoopbeleid Zuid-Holland Structuur Mensen Middelen Noord-Holland Noord-Brabant Gelderland Utrecht Noord-Holland Zuid-Holland Noord-Holland

27 Validatie actiepunten Dimensie Middelen Aspect Procesondersteuning (b) 3 x groen, 5 x oranje, 4 x rood Actie: Standaarddocumenten bundelen (P4N) Marktplaats (P4M) Monitoring DI en managementinfo (P4Z)

28 Gezamenlijk actieplan

29 Individueel actieplan

30 MINISCAN WATERSCHAPPEN Een doorkijkje

31 Benchmark alle waterschappen 1ste Miniscan

32 Benchmark alle waterschappen 2de Miniscan

33 Benchmark Strategische processen Inkoop- en aanbestedingsbeleid Het beleid was vaak reglementair en procedureel Regelmatig ontbrak het besturingsmodel voor de inkoopfunctie Verbetersuggesties: Maak onderscheid in beleid en procedures Voeg een besturingsmodel om de verwachtingen te managen Vertaal het inkoopbeleid naar een beleid per inkooppakket

34

35 Benchmark als hulpmiddel

36 Hulpmiddel Brengt structuur in verbeteringen Legitimeert verbeteringen Goede voorbeelden opsporen, volgen en uitwisselen Maakt monitoring en managementinfo mogelijk Van best practice naar next practice, samen ontwikkelen Schaalvoordelen in aanbestedingen Uniformiteit naar binnen en naar buiten Ontwikkelen inkooppakketstrategieen leidt tot besparingen

37 Maar Is geen doel op zich Geeft geen inzicht in gerealiseerde besparingen, rechtmatigheid en duurzaamheid, als hier niet afzonderlijk op gemonitord wordt Niet alle onderwerpen zijn voor iedereen even relevant Vaak alleen door inkopers gebruikt en niet met andere belanghebbenden Verschillende in inkoopvolwassenheid tussen afdelingen binnen dezelfde organisatie moeilijk te presenteren, dus soms extra meting nodig. Kunnen vertalen naar de eigen situatie, dus conceptueel kunnen denken en omzetten naar operationele zaken

38 Samen? Ja, maar: - Kost tijd - Is vaak vrijblijvend - Wordt erbij gedaan doch - Zorgt voor informele contacten en collegialiteit - Gezonde competitie - Mogelijkheden om te testen - Snel achterstanden wegwerken - Overtuigingsmacht

39 HET VERHAAL VAN EEN KLANT

40 Conclusie MSU+? Kleine investering voor een inkoopontwikkel TOM TOM Vragen, interesse? bel of mail Loek van Beurden (van

41 Dank voor uw aandacht