De nieuwe ISO norm 2015 Wat nu?!

Transcriptie

1 De nieuwe ISO norm 2015 Wat nu?! Stichting QualityMasters Nieuwland Parc LJ Papendrecht

2 Inhoud Inleiding pagina 3 Van Oud naar Nieuw pagina 4 Kruisverwijzing van Oud naar Nieuw pagina 5 In structuur pagina 6 Wat nu!? pagina 7 Vragen en informatie pagina 8 2

3 Inleiding ISO (Internal Organization for Standardization) heeft als doel iedere 5 jaar de norm te beoordelen op juistheid, volledigheid, geschiktheid en doeltreffendheid. Omdat dit proces uit veel commissies bestaat en diverse fases kent, is er veelal 3 jaar voor het herzien van de norm gepland. In 2012 is een start gemaakt met het herzien van de normen ISO 9001 (kwaliteit) en ISO (Milieu). Ook de huidige norm OHSAS (Arbo) wordt herzien en zal verschijnen als ISO norm In het herzieningstraject is naar de (eind)gebruikers geluisterd en is men tot de conclusie gekomen dat er een eenduidige structuur moet zijn en dezelfde termen en definities gebruikt moeten worden. Dit, zodat de verschillende managementsystemen eenvoudiger te combineren zijn. Bron: Plug-in model NEN Daar is de High Level Structuur (HLS) als basis uit voort gekomen. Deze nieuwe structuur wordt ook wel het plug-in model genoemd. De High Level Structuur moet worden gehanteerd in alle managementsystemen die sinds 2012 worden opgesteld of, herzien. Daarmee is er 1 model, waarin de verschillende generieke managementsysteemnormen, generieke richtlijnen, ondersteunende richtlijnen en sectornormen, die eventueel van toepassing zijn, aan toegevoegd/ ingeschoven kunnen worden. Ieder managementsysteem dat wordt opgesteld na 2012, moet volgens de High Level Structuur (HLS) worden opgezet. Ieder specifiek HLS norm kan per hoofdstuk specifieke normeisen toevoegen. 3

4 Van Oud naar Nieuw Nu kan het zijn dat een organisatie één of meerdere managementsysteem normen heeft ingevoerd, waarvan de inhoud en indeling niet exact met elkaar overeen komen en wellicht tegenstrijdig zijn met elkaar. Daardoor kan het als lastig worden ervaren om deze systemen te combineren. Nieuw wordt dat een organisatie één of meerdere managementsysteem normen toepast waarvan de structuur en de kerntekst aan elkaar gelijk zijn. Hierdoor zijn de verschillende managementsystemen eenvoudiger te combineren en samen te voegen. Daarnaast kan ieder specifiek managementsysteem de basis kerntekst aanvullen met norm specifieke eisen/ richtlijnen, waardoor er verschil in de verschillende normen komt. Hierdoor komen de verschillende managementsystemen op hoofdlijnen gelijk, maar wijken op detailniveau van elkaar af. Zo zal de ISO 9001 meer eisen stellen met betrekking tot de klantgerichtheid/ -tevredenheid, proces en product, terwijl ISO meer diepgang heeft op milieu, ISO meer ingaat op veiligheid en gezondheid en ISO op de veiligheid en beschikbaarheid van informatie. Kortom De High Level Structure normen zijn wel verschillend, maar hebben eenzelfde opbouw en zijn eenvoudiger te combineren. 4

5 Kruisverwijzing van oud naar nieuw Hoofdstukken ISO 9001:2008 High Level Structuur Hoofdstukken ISO 14001: Kwaliteitsmanagementsysteem 4. Context van de organisatie 4. Milieumanagementsysteem 4.1 Algemene eisen 4.1 Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar Handboek context 4.1 Algemene eisen Beheersing van documentatie 4.2 Inzicht verkrijgen in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden Beheersing van registratie 4.2 Milieubeleid 5. Directieverantwoordelijkheid 4.3 Het toepassingsgebied van het xxx managementsysteem 4.3 Planning vaststellen 5.1 Betrokkenheid van de directie 4.4 xxx Managementsysteem Milieuaspecten 5.2 Klantgerichtheid 5. Leiderschap Wettelijke en andere eisen 5.3 Kwaliteitsbeleid 5.1 Leiderschap en betrokkenheid Doelstellingen, taakstellingen en programma s 5.4 Planning/ Doelstellingen 5.2 Beleid 4.4 Implementatie en uitvoering 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie 5.3 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid 5.6 Directiebeoordeling 6. Planning Bekwaamheid, training en bewustzijn 6. Management van middelen 6.1 Maatregelen om risico s aan te pakken en Communicatie kansen te benutten (risico-analyse) 6.1 Beschikbaar stellen van middelen 6.2 xxx Doelstellingen en de planning om ze te Documentatie bereiken 6.2 Personeel 7. Ondersteuning Beheersing van documentatie 6.3 Infrastructuur 7.1 Middelen Beheersing van werkzaamheden 6.4 Werkomgeving 7.2 Competentie Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties 7. Realiseren van het product 7.3 Bewustzijn 4.5 Controle 7.1 Planning van het realiseren van het product 7.4 Communicatie Monitoring en meting 7.2 Processen die verband houden met de klant 7.5 Gedocumenteerde informatie Beoordeling van de naleving 7.3 Ontwerp en Ontwikkeling 8. Uitvoering Afwijkingen, corrigerende maatregelen en preventieve 7.4 Inkoop 8.1 Operationele planning en beheersing maatregelen 7.5 Productie en het leveren van diensten 9. Evaluatie van de prestaties Beheersing van registraties 7.6 Beheersing van monitorings- en meetuitrusting 9.1 Monitoren, meten, analyseren en evalueren Interne audit 8. Meting, analyse en verbetering 9.2 Interne audit 4.6 Directiebeoordeling 8.1 Algemeen 9.3 Directiebeoordeling 8.2 Monitoring en meting 10. Verbetering Klanttevredenheid 10.1 Afwijkingen & corrigerende maatregelen Interne audit 10.2 Continue verbetering Bewaking en meting processen Bewaking en meting producten 8.3 Beheersing van afwijkende producten 8.4 Analyse van gegevens Continue verbetering Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen Opvallend is In grote hoofdlijnen valt op dat: 1. de indeling en structuur van de nieuwe norm volledig anders is; 2. de meeste huidige normparagrafen op een andere plek staan beschreven; 3. sommige bekende onderdelen zijn samengevoegd (zoals hoofdstuk 7 van ISO 9001); 4. dat sommige onderdelen zijn opgesplitst (zoals hoofdstuk 6.2 van ISO 9001); 5. De organisatie en haar context (HLS hoofdstuk 4) nieuw/ uitgebreider is; 6. Maatregelen om risico s aan te pakken en kansen te benutten (HLS hoofdstuk 6.1), ook wel de Risico analyse genoemd, nieuw is voor ISO

6 In structuur De nieuwe structuur is nog steeds toe te passen met de bekende PDCA cirkel en de Management piramide. Opvallend daarin is dat de nieuwe elementen, zoals Context van de organisatie en Risicoanalyse, een prominentere rol innemen in het plan van de organisatie, waarbij de Risico-analyse gezien gaat worden als het kloppend hart. Nieuw is dat het managementsysteem nu meer vanuit de Context van de organisatie (oorsprong, doel), en vanuit de risico s van de organisatie opgericht moeten gaan worden. Hierdoor zou het managementsysteem meer bij de ziel/ kern van de organisatie komen en daardoor doeltreffender. 6

7 Wat nu?! Wat het gaat betekenen en wat het effect is, zal voor iedere organisatie anders zijn. Dat is afhankelijk van de omvang/ diepgang van het huidige managementsysteem en welke (andere) managementsystemen zijn ingevoerd. Belangrijke basis elementen, die in ieder geval opgenomen moet worden zijn; (1) Context van de organisatie (2) Risico-analyse. Vanuit de Context van de organisatie en Risico-analyse wordt het managementsysteem opgebouwd. Wat houdt dat in: (1) De Context van de organisatie beschrijft de oorsprong en het doel van de organisatie, zoals de activiteiten/ processen, klanten, belanghebbende, steakholders en de geldende (wettelijke-, branche, product-) normen en specificaties. (2) De Risico-analyse beschrijft op basis van de context van de organisatie, met betrekking tot alle activiteiten/ processen, de mogelijke risico s met classificatie/ belangrijkheid en de (eventuele) beheers-, controle-, bewakingsmaatregel. Voor de risico s die daaruit voortvloeien, moeten doelstellingen geformuleerd en in programma s uitgewerkt worden, voorzien van beheers-, controle-, bewakingsmaatregel die tot realisatie leidt. Is dat nieuw? In deze hoedanigheid is het nieuw, echter (1) De Context van de organisatie (oorsprong, doel, activiteiten, klanten, belanghebbende en wettelijke/ branche eisen) zijn al bekend binnen de organisatie/ directie, maar wellicht niet volledig, duidelijk, specifiek en helder vastgelegd. Sommige organisaties beschikken over een Businessplan, dat voor de bank is opgesteld. Hierin is vaak de Context van de organisatie opgenomen. (2) De mogelijke risico s en beheers-, controle- en bewakingsmaatregel zijn al bekend binnen de organisatie. Met het huidige managementsysteem moeten er al gegevens worden bewaakt en gemeten (zoals in ISO 9001 normparagraaf Monitoring en meting van processen en ISO 9001 normparagraaf Monitoring en meting van producten ) en zijn er al doelstellingen. Nieuw is, dat er op gestructureerde wijze (op basis van de Context van de organisatie ) de mogelijke risico s, beheers-, controle- en bewakingsmaatregel wordt bepaald en vastgelegd. Deze zullen dan ook een actieve en prominente rol gaan spelen binnen het managementsysteem. 7

8 Vragen of Informatie? Wij wensen u succes met het opstellen, invoeren of bijstellen van het managementsysteem op basis van de nieuwe norm Voor vragen kunt u contact met ons opnemen via: ; - info@qualitymasters.com; - uw regio-auditor. QualityMasters Nieuwland Parc LJ Papendrecht Certificering, Ondersteuning en Begeleiding van: ISO kwaliteit, ISO Milieu, OHSAS Arbo, ISO Voedselveiligheid, ISO Medische hulpmiddelen, ISO Databeveiliging en MVO matrix ( Bij het opstellen van dit informatieboekje is onder andere gebruik gemaakt van (1) NEN Gids De nieuwe ISOnormen, (2) ISO/ DIS 9001:2014 en (3) ISO/ DIS 14001:2014. De gids de nieuwe ISO-normen - duurzame verandering in managementsystemen, kunt u verkrijgen bij de NEN. 8