Back to the Future Business Alignement in Publieke Inkoop? Aan de hand van de inkooporganisatie van de Gemeente Amsterdam toen, nu en straks

Transcriptie

1 Back to the Future Business Alignement in Publieke Inkoop? Aan de hand van de inkooporganisatie van de Gemeente Amsterdam toen, nu en straks 23 januari 2015

2 2 Inhoud 1. Trends: Toen Nu Straks 2. Hoe kun je daar als inkooporganisatie op inspelen? 3. Business Alignement in een publieke organisatie? 4. Wat betekent dit voor inkooponderwijs?

3 3 Wie staat hier voor je? Hans Dussel, Hoofd Concern Inkoop Gemeente Amsterdam Verantwoordelijk voor inkoopbeleid, kaderstelling, inkoopcontrol Adviseur van bestuurlijke en ambtelijke top over inkoop Verantwoordelijk voor inrichting inkooporganisatie Verantwoordelijk voor inkoopbesparingsprogramma Amsterdam en haar organisatie o inwoners en de meest diverse stad ter wereld ruim medewerkers, 45 organisatieonderdelen Begroting van ruim 6miljard in 2015 Inkoop uitgaven ruim 1,5miljard per jaar Inkooporganisatie van ongeveer 100 mensen

4 Trends: Toen -Nu Straks

5 5 Trends Toen Nu Straks Rechtmatig Doelmatig Maatschappelijke waarde

6 6 Trends Toen Nu Straks Niet Duurzaam Duurzaam Maatschappelijk Verantwoord

7 7 Trends Toen Nu Straks Inkoop probeert business te beïnvloeden Politiek probeert inkoop te beïnvloeden Business probeert inkoop te beïnvloeden

8 8 Trends Toen Nu Straks Producten kopen (Maatwerk) Diensten kopen Gebruik kopen

9 9 Trends Toen Nu Straks Stofjas in de kelder Adviseur voor managers Boardroom?

10 10 Trends Toen Nu Straks Aanbesteden is een ingewikkeld proces Standaard trucje/ formats vullen Maatwerktrajecten gebaseerd op maximale waarde creatie

11 11 Trends Toen Nu Straks Kort cyclisch,alleen aanbesteding draaien Samenwerken gedurende voorbereiding en uitvoering aanbesteding Langjarige samenwerking gedurende de hele contractcyclus

12 12 Trends Toen Nu Straks Van ondersteunend/facilitair (rechtmatig) Naar onderdeel bedrijfsvoeringsprocessen (doelmatig) Naar direct bijdragen aan doelen van de stad (waarde creatie)

13 Hoe kun je daar als inkooporganisatie op inspelen?

14 14 Volledig decentraal tot 2000 DWI Stdl Oost DIVV OGA DFM SHP Stdl West GGD IBA DMO

15 15 Lichte coördinatie Wethouder Inkoop DWI Stdl Oost Concern Inkoop DIVV OGA Taken: - Kaderstelling - Beleidsadvies - Gemeentebrede raamcontracten DFM SHP Stdl West GGD IBA DMO

16 16 Groei naar geconcentreerde inkoop 2012 Burgemeester Wethouder Inkoop Bestuurlijk Fysiek Cluster Inkoop: Bedrijfsvoering Inkoop: Primair fysiek Inkoop DFM, DICT, SHP IBA, OGA, IVV, DRO Diensten Dienst Juridische Zaken Taken: Taken: Concern Inkoop Vakwethouders Vakwethouders Verantwoordelijk Categoriemanagement, leadbuyers Integrale projectteams Werkvorm 600 mln 500 mln Uitgaven - Juridische zaken - Kaderstelling - Integriteit - Control - Beleidsadvies - Op verzoek EUaanbestedingen of gemeentebreed of complex Stadsdelen Sociaal Cluster Inkoop: Divers Inkoop: Primair sociaal Inkoop Inkopers per stadsdeel DWI, DMO, GGD, WZS Diensten Voorzitter dagelijks bestuur Vakwethouders Verantwoordelijk Samenwerken Gecoördineerd (DWI) Werkvorm 450 mln (overlap) 350 mln Uitgaven

17 Inkoop is product georiënteerd 23 januari Introductie Lead buyer / Categoriemanagement Burgemeester Wethouder Inkoop Vakwethouders Vakwethouders Vakwethouders Verantwoordelijk Inkoop: Bedrijfsvoering Inkoop: Primair proces sociaal Inkoop: Primair proces fysiek Scope Dienst Juridische Zaken Concern Inkoop - LB: Facilitair Bureau - LB: ICT - LB: Personeel en Organisatieadvies - LB: Subsidies en Inkoop Sociaal LB: Ingenieursbureau Lead Buyers Taken: Taken: - Juridische zaken - Beleid - Integriteit - Kaderstelling Alle organisatie onderdelen Alle betrokken organisatie onderdelen Alle betrokken organisatie onderdelen Deelnemers - Control - Beleidsadvies Categoriemanagement, Lead Buyers Integrale projectteams vanuit Lead Buyer Integrale projectteams vanuit Lead Buyer Werkvorm +/- 500 mln* +/- 600 mln* +/- 700 mln* Uitgaven 1,8 MLD* *Inschatting vooruitlopend op spendanalyse 2014.

18 Vruchten plukken van ingezette beweging 23 januari Professionele inkopers kunnen steeds meer toegevoegde waarde leveren, maar mogen ook meer bepalen. Effectief geld uitgeven kan alleen met gedegen kennis, mandaat, uitstraling en ondersteund door goede tooling en processen. Inkopers krijgen steeds meer markt-en materiekennis om het goede gesprek te voeren en tegelijkertijd positief kritisch blijven naar budgethouders (opdrachtgevers) en de markt. Specialisatie op productgroepen zorgt ervoor dat inkoop die toegevoegde waarde kan leveren. Meer disciplines zijn betrokken vanuit verschillende rollen en verantwoordelijkheden om een goed inkoopproces te borgen.

19 19 De Amsterdamse inkoopfunctie Concern Inkoop en Lead Buyer Concern Inkoop en Lead Buyer Lead Buyer en Budgethouder Lead Buyer en Budgethouder Lead Buyer en Budgethouder Budgethouder Lead Buyer en Budgethouder Lead Buyer en Budgethouder Inkoopbeleid Specificeren Selecteren Contracte-ren Bestellen Controleren Evalueren Inkoop-control Tactisch inkoopproces Strategisch inkoopproces

20 Business Alignement in een publieke organisatie?

21 Moeizame uitvoering projecten en mislukte inkooptrajecten 21 Wethouder treedt af na fiasco Metrolijn

22 Gemeenteraadsmotie 22 Motie 330 van raadsleden Drooge en Ivens Bij de begroting voor 2013 met een plan te komen om de gemeentelijke competenties op het gebied van aanbestedingen structureel te verbeteren

23 23 De nieuwe inkoopkolom Sturing Beleid en strategie Tactische inkoop Contract- en leveranciersmanagement Inkoopcontrol Gemeenteraad B&W en GMT Adviesraad Inkoop Concern Inkoop Werkgroepen Inkoopprofessionalisering Concern Inkoop Tenderboard Fysiek Lead Buyers Lead Buyers Budgethouders

24 24 in nauwe samenwerking. Samenwerken, verbinden, leren en samen verbeteren Inkopers met inkopers Budgethouders (opdrachtgevers) met Lead Buyers (opdrachtnemers) Organisatieonderdelen van de stad Ambtenaren met marktpartijen Besparingen met verbeteringen Betere kwaliteit met een lagere prijs

25 25 Groeipad inkoopfunctie Inkoopresultaat wordt beter; betere prijs-kwaliteitverhouding Inkoopstructuur is helderder Meer ruimte voor vakmanschap/specialismen Inkoop koopt toegevoegde waarde in Rollen en verantwoordelijkheden van opdrachtnemers en opdrachtgevers zijn duidelijk Meer vertrouwen in elkaars vakmanschap, elkaar aanspreken als dingen mis dreigen te gaan en successen samen vieren.

26 26 De Amsterdamse inkoopfunctie Levert een professionele bijdrage aan de politiekeen organisatiedoelstellingenen de besparingsopgavevan de Gemeente Amsterdam. Door middel van het doelmatig en rechtmatigverwerven van de gemeentelijke inkooppakketten in de markt waarbij maximale maatschappelijke toegevoegde waarde gerealiseerd wordt tegen marktconforme prijzen. In optimale samenwerking tussen opdrachtgevers (budgethouders), opdrachtnemers (zogenaamde Lead Buyers) en DMC (Concern Inkoop) vanuit samen geformuleerd en vastgesteld beleid, kaders en meetpunten (control).

27 Wat betekent dit voor inkooponderwijs?

28 28 Inkooponderwijs? Inkopen is een vak!! Maar het is een bijvak Specialiseer je in een ander vakgebied Minder Juridisch gericht, Meer Financieel gericht Voor Publieke Inkoper: Je doet het voor de Burger is niet een slogan, je moet dat echt voelen!! Verbinden is je hoofdtaak. Dat vraagt dezelfde skills als die van een verkoper! Cursus Marketing?

29 29 Tenslotte... Behaalde resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst Maatschappij en Organisaties zijn grillig. Maak een inkooporganisatie met mensen die flexibel zijn en zich mee kunnen vormen met de doelen van de organisatie