Contractmanagement. Kwaliteit van de relatie. Inkooptoekomst door samenwerking, innovatie en opleiding! ir. ing. Dennis Mostert Eigenaar DME Advies

Transcriptie

1 1 Inkooptoekomst door samenwerking, innovatie en opleiding! Contractmanagement Kwaliteit van de relatie ir. ing. Dennis Mostert Eigenaar DME Advies

2 Dennis Mostert - CV 2 Eigenaar DME Advies oktober 2013 heden ir. ing. Dennis Mostert d.mostert@dme-advies.nl +31 (0) Manager Inkoop (en plv. Directeur) Zorgservice XL september oktober 2013 Manager Inkoop HagaZiekenhuis januari september 2009

3 Contractmanagement 3 Contractbeheer Contracteigenaar Contractmanager Registratie en archivering. Genereren contractinformatie. Implementatie. BUSINESS Sturen op budgetten. Bewaking van het gecontracteerde (bv assortiment en kwaliteit). Specificeren, selecteren en contracteren. Strategisch leveranciersmanagement. NB: taken zijn niet uitputtend

4 Casus: voeding in een ziekenhuis 4 Voeding voor: personeel, patiënten en familie.

5 Voeding in een ziekenhuis is belangrijk 5 Voeding voor: personeel, patiënten en familie. Cijfers [alle ziekenhuizen; 2012] Voeding & hotelmatige kosten: 590 miljoen (= 3,5% van totale lasten) FTE (= medewerkers) 46 miljoen patiënteenheden Verschillen tussen kosten per patiënteenheid zijn groot: Academisch 18,9 24,3 29,8 Topklinisch 7,7 11,8 16,9 Basis 2,7 10,1 19,9

6 Voeding in een ziekenhuis is belangrijk 6 Wat is het product? 1. 1 Laat uw voeding uw medicijn zijn en uw medicijn uw voeding [Hippocratis; 460 v.chr.] Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid en beleving.

7 1 1. Voeding als medicijn % van patiënten zijn ondervoed door ziekte. - het lichaam heeft tekort aan voedingsstoffen en energie. Ondervoeding kan een voorspoedig herstel in de weg staan.

8 2 2. Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid " en beleving Aanvinken wat je de volgende dag wilt eten. Met een voedingsassistent het menu doornemen en 15 minuten later wordt het uitgeserveerd. 8

9 De aanbesteding en aanpak 9 Ziekenhuis wilde: echt partnerschap (= samen ondernemen en risico s delen); langere relatie; ontzorging bij inkoopprocedures en implementatieprocessen; invulling aan de strategische ontwikkelingen; geen grote risico s in de continuïteit van de dienstverlening; kwaliteit omhoog en kosten omlaag.

10 Kwaliteit omhoog en kosten omlaag 10 kwaliteit & kostprijs is te realiseren door focus x volume [Bron: prof. dr. drs. L.H.L. Winter; 2013]!

11 Inkoopproces 11 Selectie Contract Besturing Uitbesteding van expertise. Snel selectietraject. Geen Europese aanbesteding, maar bepaling selectietraject samen met leveranciers. Geen PvE, maar visiedocument. Geen specificatie van de vraag, maar specificatie van de levering door leverancier. Gunning op basis van gewenste invulling partnerschap (= kwaliteit van de relatie), niet op product. Transparantie; bewijs voor een eerlijke prijs. Partnerschap. Samen met de partner het maatwerk contract geschreven - contracteer wat je weet. Samen met de partner vastgelegd hoe de leverancier beoordeeld gaat worden. Samen met de partner een besturingsmodel beschreven en de teams samengesteld.

12 Partnerschap 12 Samen ondernemen en gezamenlijke verantwoordelijkheid In plaats van de standaard klant-leverancier relatie ondernemen de partners gezamenlijk en hebben zij gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor tevreden patiënten over de voeding en hospitality. Daarnaast helpen partijen elkaar om hun strategische doelen te bereiken en zij ontplooien activiteiten om van elkaars krachten te leren. De partner geeft vanuit haar (wereldwijde) expertise ondersteuning in het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van het ziekenhuis en geeft garanties op te behalen procesoptimalisaties op het gebied van personeel, logistiek, ICT en voorraad.

13 Contractbepalingen 13 Bepalingen transactie contract Specificatie producten Afnamehoeveelheden Logistieke voorwaarden Retourzendingen Service levels Bepalingen partnerschap contract Rechten en verplichtingen Besturingsmodel (Proces)optimalisatie Exclusiviteit SMART doelstelling / rapportage NB: overzichten zijn niet uitputtend

14 Contract: besturingsmodel 14 Executive Board Nivo 3 Stuurgroep Nivo 2 Operations Menu / assortiment Inkoop & financieel Innovatie Nivo 1 Uitgangspunten In elke groep deelname van ziekenhuis en partner. Ziekenhuis en partner hebben in een groep elk één stem. Besluiten worden unaniem genomen. Bij een dispuut is het hoger liggende nivo het escalatieorgaan.

15 Contract: tevredenheid als KPI 15 Één gezamenlijk doel: een tevreden patiënt! Net Promotor Score: de methodiek die leidt tot het vaststellen van de klantloyaliteit onder patiënten, familie en personeel. Benoemen van groeidoelstellingen.

16 Partnerschap: kwaliteit van de relatie 16 Inzet op de kwaliteit van de relatie is belangrijker dan de letters van het contract handelen in de geest van het contract. Vanaf de start de werkgroepleden in relatietherapie van oud gedrag naar nieuw gedrag. Elkaar helpen om problemen op te lossen ons probleem i.p.v. hun probleem. Kennisdeling tussen partners en met gebruikers. Volledig achter elkaar staan. Ook naar buiten toe, ook als iets niet goed is gegaan.

17 Afsluiting 17 Dennis Mostert +31 (0) Contractmanagment (voeding) Kwaliteit van de relatie