erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding erbeterdezaak.nl

Transcriptie

1 Processen managen Een inleiding

2 Proces cultuur De klant komt eerst Zorg dat je altijd waarde toevoegt Moedig eigen initiatief aan Geef medewerkers ruimte Moedig teamwerk aan Beloon team prestaties Werk samen met je leveranciers Intensifeer relaties met suppliers Open communicatie geen afdelings geheimen

3 Functie en Proces De functionele route Gericht op kennisopbouw De proces route Bedient klanten de vries business consultancy, 2008

4 Onze afdelingen Ik werk bij de administratie Ik werk bij inkoop Als ze ons niks vragen zeggen we niks Waarom laten ze ons niet met rust? Ik regel het magazijn Ik ben verkoper Wij weten het zelf het beste Dat is hun probleem We voelen ons thuis in onze afdeling Maar soms zijn we ook geneigd alleen onze afdeling te beschermen de vries business consultancy, 2008

5 Focus op Processen Om winstgevendheid te maximaliseren Om de stem van de klant te laten horen Om mensen achter een doel te krijgen Om te kunnen anticiperen in een veranderende wereld Om heilige huisjes te kunnen slopen Waarde creeeren voor klanten en aandeelhouders

6 Een voorbeeld van Proces Structuur Strategy development Process Strategy deployment Customer and consumer needs Business Creation process Stakeholder satisfaction: Consumers Customers Our people Production Order process Shareholders to cash Procure to pay Warehousing &Distribution Marketing and sales execution HR processes IT processes Quality processes Finance & control processes de vries business consultancy, 2008

7 Elk proces heeft een eigenaar: Eigenaar ge-audit gedocumenteerd beheerst Managing Processes in kaart gebracht verbeterd gemeten

8 Verantwoordelijkheden eigenaar Eigenaar Keurt de werkwijze/het proces goed Vertaalt doelen naar acties binnen het proces: Wat moet er veranderen? Verantwoordelijk voor het halen van de doelen Houdt elk detail van het proces in de gaten om mogelijke problemen snel te kunnen identificeren. Verantwoordelijk voor training in hoe het proces moet worden uitgevoerd

9 Proces Documentatie gedocumenteerd Leg doel en scope vast Voor elke actie die waarde toevoegd: Hoe, wanneer, waar, wie Gereedschap en hulpmiddelen Materialen etc Referenties naar gedetaileerde werk instructies (indien aanwezig) en andere documenten

10 In kaart gebracht Voorbeeld: Speciale bestelling Bestellen van producten Goederen ontvangst in magazijn Ontvangen klanten orders In kaart gebracht Elk vierkantje is een sub-proces nee Producten aanwezig/ ja Order picking en verzenden Rekening sturen en Geld ontvangen Leverancier betalen Einde de vries business consultancy, 2008

11 Meten aan Processen gemeten Wat de klant voelt van het proces moet worden gemeten Interne Effectiviteit en Efficiency moeten ook worden gemeten De presentaties van de leverancier worden ook gemeten. Kosten: Materiaal Arbeid Kapitaal Input Cycle Time W.I.P. Voorraad Bewerking Defecten, Opbrengst Lever Betrouw baarheid Output

12 Performance Indicatoren Effectiviteit in welke mate voldoen we aan de wensen? Op tijd Zonder fouten Goede service Efficiency hoe zuinig gaan we om met onze middelen? Cyclus tijd Rendement Uitval/afval Flexibiliteit Hoe reageren we op veranderingen? Voorlooptijd/levertermijn Omstel tijden Hoe flexibel zijn medewerkers inzetbaar op basis van kennis en tijd? Performance gemeten Time

13 Processenverbeteren: Management cyclus Plan: Do: Maak een plan voor verbetering Implementeer het 6 stappen plan Check: Act: Evalueer het effect Stel de plannen bij om dichter bij het doel te komen Plan Act Do Check verbeterd

14 Processen verbeteren verbeterd 6 stappenaanpak 1. Definiëren van het project 2. Inzoomen in het proces en kwantificeren 3. Begrijpen van de echte oorzaken 4. Ontwerpen van de oplossingen 5. Implementeren van de oplossingen 6. Borgen van de geïmplementeerde oplossingen Definiëren Inzoomen Begrijpen Ontwerpen Implementeren Borgen

15 Proces beheersing beheerst Proces beheersing is de basis voor verbetering Hoe: Iedereen (team) weet wat er gebeuren moet Iedereen is toegerust voor zijn/haar taak Proces prestaties worden continu te meten Iedereen kent die meetresultaten Feiten gaan voor meningen en gevoelens Snelle correctieve acties in geval van overschrijden regelgrenzen Team voelt zich eigenaar van het proces

16 Audits op het proces ge-audit Een intersubjectieve beoordeling van de werkwijze Een spiegel die je krijgt voorgehouden Een meting tegen een afgesproken meetlat Denk aan ISO of INK of Door collega s, het management of vreemde ogen Audit report