Conclusie: voor elke organisatie die dit nastreeft is het goed besturen en beheersen van de bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 1

2 Waarom? : Succesvol zijn is een keuze! Organisaties worden door haar omgeving meer en meer gedwongen om beter te presteren. Voornamelijk wordt dit ingegeven door de klant die haar eisen en wensen m.b.t. producten en diensten continu blijft aanscherpen. Conclusie: voor elke organisatie die dit nastreeft is het goed besturen en beheersen van de bedrijfsprocessen Kan een organisatie hierin niet mee dan zal de klant haar vizier gaan richten op andere organisaties (lees: concurrentie) een noodzakelijke die dat wel kunnen. voorwaarde! Kortom, de snelheid waarmee een organisatie de eisen en wensen van haar omgeving vertaald in haar producten, diensten en bedrijfsprocessen is bepalend voor haar concurrentiepositie. Zoeken naar BPM oplossingen (web) 2

3 Uitdagingen Organisatie veelal functioneel ingericht. (procesdenken is dan lastig) Continu veranderende organisatie(s). (druk met indelen van vakjes en posities) Toenemende complexiteit voor ondersteuning van bedrijfsproces. (veel informatie in verschillende systemen) Vertrekpunt : Business, IT of beide? (wie heeft de leiding?) Met BPM is dit geen uitdaging meer! Waarom geen uitdaging? Bedrijfsprocessen staan centraal Organisatie wordt bestuurd op basis van Bedrijfsprocessen Overdraagbaarheid van kennis Betere beheersing, besturing en optimalisatie Lerende vermogen van de organisatie Toetsing op de uitvoering van processen Planmatig versus professionaliteit medewerker Prestatiemanagement Dit zit in BPM 3

4 Prestatiemanagement Besturen, beheersen en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Hierbinnen staat de kwaliteitsregelkring centraal (Plan, Do, Check en Act). Methodieken bij Prestatie Management Lean; SixSigma; LeanSixSigma; Balanced Scorecard; Operational Excellence; INK-model; ISO 9001:2008; Theory of constraints. Deze kunnen ook op bedrijfsprocesniveau worden ingezet 4

5 BPM cycli: Flexibiliteit op verschillende niveaus Operationeel en Tactisch Per proces Strategisch? Strategische cyclus Per proceslandschap 5

6 6 stappen 2 invalshoeken Business IT Business Structureren Meten Proces en beschrijven en analyseren Business Case Prototyping Ondersteunend Systeem Monitoring Proceslandschap Proces Pl PM door een BPM project in uw organisatie implementeren Hoe kan ik dit het beste aanpakken? Stapsgewijs en doorgroeien is de sleutel Groeipad 6

7 Stap 1 : Structureren en beschrijven(kenmerken Kenmerken) Waar moet ik aan denken? Structuur en Proceslandschap Type Processen Beschrijven van bedrijfsprocessen Doel(en) van de beschrijving Doelgroep van de beschrijving Scope van de procesbeschrijving Stap 2 : Meten & Analyseren(Kenmerken Kenmerken) Wat en hoe gaan we analyseren? Toetsing theorie en praktijk Live of het verleden toetsen? Wet- en regelgeving / Compliance Feiten of aannames (100% meting) Bedrijfsdoelstellingen (KPI s) Verbetering in het proces? Verbetering in de beheersing? Feiten : Mining kan 100% 7

8 Stap 3 : Business Case (Kenmerken ( Kenmerken) Toegevoegde waarde voor de verbetering? Inzicht in kosten en baten van de oplossing Nodig voor beslissing Stimuleert tot extra denken over de oplossing BC scan, analyse en uitwerking BC Maatwerk dus elke situatie kan anders zijn Stap 4 : Prototyping (Kenmerken ( Kenmerken) Hoe betrek ik belanghebbenden? Moet snel tot resultaat komen Herkenbare proces komt tot leven Communicatiemiddel naar belanghebbenden Kennismaking met procesbeheersing Ondersteuning bij het opstellen specificaties (FO) Levert werkend voorbeeld op 8

9 Stap 5 : realisatie POS (Kenmerken ( Kenmerken) Beheersbaarheid versus vrijheid Balans tussen beheersbaarheid en operationele flexibiliteit Autorisatie en Distributie Focus op afhandelingstap of A-Z afhandeling Exception handling Gestructureerd met Workflow Flexibel met Case management Robot of kenniswerker Beheersing, besturing en monitoring Stap 6 : Monitoring (Kenmerken ( Kenmerken) Inzichtelijk maken van de prestaties Financieel, klant, medewerker en operationeel Proces- en Business monitoring Business Acivity Monitoring Process Performance Analysis Monitoring is ook input voor stap 2 meten & analyseren Dashboard functionaliteit 9

10 BPM one Integratie van 3 producten Release BPM core : Release BPM one : Wie heeft er gewerkt met : BPM Protos? BPM Activate? BPM FLOWer? 10

11 Alle onderdelen van BPM one 3 Process mining Process analysis 2 Process modeling Process design Process activation Case design Integration Adaptation Deploy Wat doen we op deze momenten Groeipad Statisch naar dynamisch Stap 1/2 Stap 4 prototype procesmodel business procesmodel 2 Prototype (Workflow Workflow) 1 Stap 5 functioneel procesmodel 4 3 POS (Case Case- handling) casetype procesmodel Welke overgangen zijn interessant? 11

12 Groeipad Procesmodellen Design 2 Control (andere ( view) Stap 1/2 Stap 4 prototype procesmodel business procesmodel BP FP 1 PP functioneel procesmodel Stap 1/2 CP CT Stap Stap 5 4 Stap Prototype (Workflow Workflow) Systeem (Case Case- handling) casetype procesmodel Groeipad Statisch naar dynamisch Prototyping met Workflow Stap 1/2 Stap 4 Stap 5 BP FP PP CP CT Of Prototyping met CaseM. Business view IT view Klant 12

13 Prototyping versus Proof of Concept Prototyping: Het doel van prototyping is om Stakehoulders snel te overtuigen dat procesautomatisering met BPM one voor hun de beste oplossing is voor Change in Control (scope Business). Proof of Concept: Het doel van een Proof of Concept is om de klant (opdrachtgever) te overtuigen dat zijn functionele/technische wensen realiseerbaar zijn met BPM one (scope meestal IT). Praktisch gebruik procesmodellen in BPM one Stap 1/2 Stap 4 Stap 4 Stap 5 BP FP PP CP CT BP FP PP CP C T Business procesmodel Functioneel procesmodel Prototype procesmodel Casetype procesmodel Casetype BPM one Designer Casetype Designer 13

14 Stap 1 : Structurering en beschrijven Stap 1 BP Kenmerken: Doel en doelgroep ondersteunend Communicatie geschikt IST of SOLL uitgewerkt Onderdeel van proceslandschap In BPM one Domeinstructuur Stap 1: Business procesmodel modelleren communiceren In BPM one 14

15 Stap 1: Voorbeeld doel = Compliancy Indicatoren Stap 2 : Voorbeeld van Meten en analyseren Mining Animatie Animatie Analyse proces Analyse Social network Discovery 15

16 Stap 4: Functioneel procesmodel Stap 4 FP Kenmerken: Data ( informatie ) i.p.v. activiteiten ( werk ) Input voor bouwen van een ander systeem (bijv. BPM one Control). Systeem is doelgroep i.p.v. de mens 100% van de gevallen (zowel normale afhandeling als ook uitzonderingen) Stap 4: Prototype procesmodel Activeerbaar maken PP Opbouwen forms 16

17 Stap 4: Prototype Standaard werkbakken Geopende case Stap 5: Proces ondersteunend systeem Cases Specifieke werkbakken 17

18 Stap 5: Case Design CT Case Designer Stap 5: Proces ondersteunend systeem Proces Ondersteuning (Voortgang case) Flexibiliteit Verwerken gegevens 18

19 Stap 6: Monitoring Inzoomen BAM overview Stap 6: Monitoring 19

20 Stap 6: Monitoring Inzoomen PPA overview Stap 6: Monitoring 20

21 Stap 6: Business Monitoring 21