Management van prestatiecontracten

Transcriptie

1 Management van prestatiecontracten Dr.ir. Wendy van der Valk Universiteit Tilburg

2 Vroeger 2 2

3 Wat is er gebeurd? Van: Naar: 3

4 Contract management Het proces van systematisch en efficiënt besturen van de contractcreatie tot en met executie en het analyseren met als doel het maximaliseren van de operationele en financiële leveranciersprestatie en reductie van de risico s (NEVI) Contractmanagement is onderdeel van contractgebruik en verwijst naar het monitoren van gedrag of prestaties van de leverancier tijdens de uitvoering: >Omvat ook het afdwingen van contractuele verplichtingen ( enforcement ) >Wordt voorafgegaan door contractontwerp 4 4

5 Onze definitie van prestatiecontracten Een prestatiecontract is een contract dat de nadruk legt op outputs, kwaliteit en resultaten van dienstverlening, en waarbij in elk geval een deel van de beloning van de contractor alsmede contractverlening of het verkrijgen van nieuwe contracten gekoppeld is aan de mate waarin die outputs/ kwaliteit/ resultaten worden bereikt (Martin, 2007, p. 134). In ons onderzoek, twee belangrijke eigenschappen: > Contract is vrij open/ dingen zijn niet gedetailleerd vastgelegd > Betaling is gekoppeld aan de mate waarin prestaties worden behaald 5

6 6

7 Een voorbeeld in IT Outsourcing Leverancier Y innoveerde, leverancier Z niet/ nauwelijks Uitbesteder X, leverancier Y Uitbesteder X, leveancier Z Openheid contract H H Beloning gekoppeld aan prestatie J J Risico-aversiteit leverancier L H Innovatie J N Uitblijven van innovatie voor Z mogeljik gevolg van het niet daadwerkelijk toekennen van autonomie in de uitvoeringsfase 7

8 Nog een voorbeeld (IT Outsourcing) Source: Akkermans and Van Oppen (2006) 8

9 Specificeren van de samenwerking Niet de verplichtingen en bijbehorende processen, maar wel de aansturing van/ samenwerking die ten grondslag ligt aan PBCs is relatief veel gedetailleerder vastgelegd dan bij andere contracten Wij monitoren de mate waarin deze leverancier afgesproken prestatiedoelen nakomt. Als deze leverancier afspraken over te leveren prestaties niet nakomt, dan verwachten wij daarvoor een verklaring. Wij geven feedback aan de leverancier over de mate waarin wij denken dat de leverancier afspraken over te leveren prestaties nakomt. De feitelijke uitbetaling van de bonus-malus is afgestemd op de geleverde prestaties (in relatie tot de afgesproken doelen). De contractueel vastgelegde bonusmalus wordt volledig volgens de regels toegepast. AVG 3,9 4,3 4,1 3,0 3,0 9

10 Specificeren van de samenwerking Niet de verplichtingen en bijbehorende processen, maar wel de aansturing van/ samenwerking die ten grondslag ligt aan PBCs is relatief veel gedetailleerder vastgelegd dan bij andere contracten De mate van onderling vertrouwen en wederzijdse betrokkenheid zijn gemiddeld hoger bij PBCs! gevolg of randvoorwaarde? 10

11 Drie functies van contracten Drie functies van contracten: > Als bescherm-mechanisme (safeguard) > Als coördinatie-mechanisme > Als aanpassings-mechanisme 11

12 Contract als bescherm-mechanisme Beschermen van investeringen, kennis, etc;; minimaliseren van risico s > Mate van compleetheid contract > Beëindiging contract > Geschillen 12

13 Coördinatie-functie Contract: > Definieert rollen en verantwoordelijkheden > Legt vast hoe het proces gevolgd en gecheckt wordt > Duidt aan wie de projectmanager is Contract is niet statisch, maar wordt aangepast aan de hand van voortschrijdend inzicht Framing van contracten zeer bepalend voor interpretatie in uitvoering (en dus voor resultaten) 13

14 Aanpassingsfunctie In geval van grote omgevingsonzekerheid: > Definiëren van tolerance zones > Te volgen procedures in geval van externe veranderingen Twee manieren: > Inkomsten/ kosten verdeling die afhankelijk is van omgevingsfactoren > Afspraken over hoe aan te passen aan externe omstandigheden (neemt toe met de tijd) 14

15 Management van prestatiecontracten betreft vooral het managen van de samenwerking Het contract als leidraad voor de dialoog Pro-actief Wederkerig/ wederzijds Zelf ook aan verandering onderhevig Inputs van de uitbesteder als uitgangspunt voor het ontwerpen van de samenwerking? 14