Beleidsnota verbonden partijen

Transcriptie

1 Beleidsnota verbonden partijen SAMENVATTING Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een financieel en een bestuurlijk belang heeft. Een financieel belang is een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, dan wel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Van een bestuurlijk belang is sprake wanneer sprake is van zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofde van stemrecht. De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende rol over verbonden partijen. Het aansturen van een verbonden partij en het dragen van verantwoordelijkheid voor de uitvoering is de rol van het college. Het college dient hierover verantwoording aan de raad af te leggen. Met het vaststellen van de nota verbonden partijen stelt de gemeenteraad de kaders vast voor verbonden partijen. Met de vastgestelde kaders geeft de gemeenteraad richting aan de omgang met verbonden partijen. Het doel van deze nota verbonden partijen is: 1. het verkrijgen van een afwegingskader (criteria) voor het wel of niet aangaan of aanhouden van verbonden partijen; 2. het beschikken over een richtlijn voor het kiezen van de gewenste rechtsvorm bij een nieuw op te richten verbonden partij. 3. het vastleggen van procedures waarin de raad aan haar kaderstellende en controlerende rol voor het uitvoeren van taken door verbonden partijen invulling geeft 4. het vertegenwoordigen van de gemeente bij verbonden partijen. 1

2 INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING 1 INLEIDING Definitie verbonden partij Het belang van verbonden partijen Relevantie voor de raad Doelstelling van deze nota 3 2 BELEIDSKADERS VERBONDEN PARTIJEN Waarom en wanneer deelnemen in een verbonden partij? Criteria ten aanzien van het deelnemen in verbonden partijen Toezicht op verbonden partijen Afbakening taken en bevoegdheden betrokken partijen Geldigheidsduur van de nota 5 BIJLAGE I: BESLISBOOM 2

3 1 INLEIDING 1.1 Definitie verbonden partij Verbonden partijen zijn organisaties waaraan de gemeente zich financieel en bestuurlijk verbindt. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) geeft als definitie: Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een financieel en een bestuurlijk belang heeft. Een financieel belang bestaat als aan een verbonden partij een bedrag ter beschikking is gesteld dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat of als de gemeente zekerheid heeft verstrekt indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang bestaat als de gemeente zeggenschap kan uitoefenen door een vertegenwoordiging in het bestuur of door stemrecht. 1.2 Het belang van verbonden partijen Uit bestuurlijk, beleidsmatig en financieel oogpunt is het van belang dat in de begroting, de beraps en de jaarstukken aandacht wordt besteed aan rechtspersonen waarmee de gemeente een bestuurlijke en financiële band heeft. Verbonden partijen voeren immers beleid uit namens de gemeente. De gemeente mandateert als het ware de verbonden partij maar blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van de programma s. Verder is het van belang dat de gemeente inzicht heeft in de ontwikkelingen van het resultaat, de financiële risico s en hiermee samenhangende budgettaire gevolgen. 1.3 Relevantie voor de raad Deelname aan een verbonden partij is één manier om het beleid van de gemeente uit te voeren. De raad heeft een kaderstellende en controlerende taak over de invulling en uitvoering van het beleid. De gemeenteraad legt met het vaststellen van de nota verbonden partijen de algemene en specifieke uitgangspunten vast, waarmee zij inhoud en invulling geeft aan de manier waarop zij haar kaderstellende en controlerende taak wil uitvoeren. Hierbij gaat het vooral om wanneer en hoe een relatie met een verbonden partij wordt aangegaan of wordt beëindigd en welke toezichthoudende en bestuurlijke verantwoordelijkheden de gemeente heeft en hoe en wanneer de raad wordt geïnformeerd over de ontwikkelingen bij een verbonden partij. 1.4 Doelstelling van deze nota Doelstelling van deze nota is kaders vast te stellen die antwoord geven op de volgende vragen: Welke criteria gebruikt de gemeente Stein bij besluiten over het aangaan of beëindigen van, veranderingen in en het verlengen van bestuurlijke en financiële relaties met verbonden parijen? Welk besluitvormingstraject wordt in de gemeente Stein doorlopen als het gaat om bovenstaande situaties? Hoe verhoudt de rol van het bestuur van de gemeente zich ten opzichte van het bestuur van een verbonden partij? Hoe, wanneer en aan wie legt de verbonden partij verantwoording af? Op welke wijze wordt inhoud en invulling gegeven aan de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad? Hoe gaat de gemeente Stein om met bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging in verbonden partijen? Hoe is het beheer en de control van verbonden partijen ingericht binnen de gemeente Stein? 3

4 2 BELEIDSKADERS VERBONDEN PARTIJEN De raad heeft kaderstellende en controlerende taken. Het college neemt de bestuurlijke en uitvoerende taken voor haar rekening. Verantwoordelijk zijn voor de uitvoering betekent dat het college in control moet zijn over de manier waarop verbonden partijen invulling geven aan de activiteiten en dat het college hierover rapporteert aan de gemeenteraad. 2.1 Waarom en wanneer deelnemen in een verbonden partij? Voordat wordt besloten aan een verbonden partij deel te nemen moet aan de volgende uitgangspunten worden voldaan: 1. de gemeente neemt alleen deel in een partij die taken uitvoert met een publiek belang; 2. de verbonden partij dient een expliciete meerwaarde te hebben. Hieronder wordt verstaan: financieel voordeel, toename van de kwaliteit van de dienstverlening en het borgen van de continuïteit. 2.2 Criteria bij deelnemen in verbonden partijen In de voorbereiding van een besluit tot deelnemen in een verbonden partij is actieve informatieplicht van toepassing, waarbij de raad zich een oordeel vormt over de vraag of de uit te voeren activiteiten bij het publieke belang horen. Verder stelt de raad de kaders, zowel de algemene als de specifieke, bij een concreet besluit tot deelname vast. Hierbij geeft de raad ook aan op welke wijze zij tijdens de aanloop- en uitvoeringsfase betrokken en geïnformeerd wil worden. Denk bij specifieke kaders o.a. aan het (meerjarig) vaststellen van gemeentelijke doelen die de verbonden partij moet realiseren, de prestaties die zij moet leveren, de budgetten die hiervoor beschikbaar worden gesteld, hoe de zeggenschap is geregeld en wie verantwoordelijk is voor het beheersen van de financiële risico s. In het concreet besluit tot deelname in een verbonden partij wordt o.a. opgenomen dat : het uitvoeren van gemeentelijk beleid door een verbonden partij levert objectief vast te stellen doelmatigheid- en/of effectiviteitvoordelen op; er geen andere, dringende redenen bestaan die zich verzetten tegen het deelnemen in de verbonden partij; het besluit niet in strijd is met het recht (juridische houdbaarheid): De statuten moeten voldoen aan de wettelijke regeling. wel of geen instemming of goedkeuring vereist is van Gedeputeerde Staten; is aangetoond dat de gekozen rechtsvorm de voorkeur geniet. Hierbij wordt bijzondere aandacht gegeven aan: o mogelijkheden voor democratische controle en beïnvloeding; o adequate controle en verantwoording en openbaarheid van bestuur; o effectieve en doelmatige verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en de verbonden partij de bijdrage van de gemeente volgens de vooraf overeengekomen methode en grondslagen wordt berekend; de kwaliteit van de sturing voldoet aan de eisen van de gemeente; de duidelijk is welke voorwaarden gelden indien de gemeente de relatie met de verbonden partij wil beëindigen. De afspraken worden daar waar mogelijk en nodig SMART geformuleerd. In bijlage I van deze nota is een beslisboom opgenomen die ondersteuning geeft bij de keuze van de rechtsvorm bij deelname in een verbonden partij. 4

5 2.3 Toezicht op verbonden partijen Bij deelneming in een verbonden partij is het de taak van het college om zicht te houden op uitvoering, prestaties, kosten en risicobeheersing. Zo nodig stuurt het college bij. Het college moet zich daarbij, in het kader van goed opdrachtgeverschap, verplaatsen in de positie van de verbonden partij. Op basis van die inzichten krijgt de samenwerking met de verbonden partij een zo effectief en efficiënt mogelijke vorm. De raad controleert of het college het toezicht binnen de gestelde kaders uitvoert. De in de paragraaf verbonden partijen opgenomen informatie bij de gemeente begroting, de beraps en het jaarverslag vormen de basis voor deze controle. Daarnaast kan de raad periodieke evaluaties van verbonden partijen gebruiken om het college te controleren. 2.4 Afbakening taken en bevoegdheden betrokken partijen Bij het aangaan van een deelname aan een verbonden partij worden heldere en eenduidige afspraken gemaakt over de taken en bevoegdheden van alle betrokken partijen. Ondermeer moet duidelijk zijn: wie de gemeente vertegenwoordigt in het bestuur van een verbonden partij; waar de ambtelijke verantwoordelijkheid ligt voor de verbonden partij. De afspraken worden vastgelegd in statuten, samenwerkingscontracten of uitvoeringsovereenkomsten. De rol van de gemeentelijke functionarissen moet duidelijk zijn en vrij van mogelijke (schijn van) belangenverstrengelingen in welke vorm dan ook. Indien de betreffende gemeentelijke vertegenwoordiger (zowel bestuurlijk als ambtelijk) een vergoeding ontvangt komt deze geheel ten gunste van de gemeente. De bevoegdheden dienen in overeenstemming te zijn met de aan de functionaris van de gemeente toebedeelde taken Het college stelt vast wie de gemeente in welke rol in een verbonden partij vertegenwoordigd. Hiervan wordt een register bijgehouden. 2.5 Geldigheidsduur van de beleidsnota verbonden partijen De beleidsnota verbonden partijen geldt voor 4 jaar (periode ). De evaluatie is gepland eind Indien het noodzakelijk is dat de evaluatie of bijstelling eerder moet plaatsvinden dan vindt deze eerder plaats. 5

6 BIJLAGE I : BESLISBOOM 6