Bestuursreglement Baston Wonen

Transcriptie

1 Bestuursreglement Baston Wonen Artikel 1- Algemeen Dit bestuursreglement is een nadere uitwerking van de statuten van Baston Wonen Stichting te Zevenaar, hierna te noemen de stichting. Het geeft nadere invulling aan de rol van het bestuur en diens relatie ten opzichte van de Raad van Commissarissen en de werkorganisatie. Artikel 2- Taken en bevoegdheden van het bestuur Het bestuur is belast met het besturen van de stichting en heeft alle bevoegdheden, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. Artikel 3- Tegenstrijdige belangen 1. Het bestuur handelt vanuit en in het belang van de stichting, conform de doelstelling die daartoe in de statuten is vastgelegd. 2. Het bestuur heeft de plicht te vermijden dat er een belangenverstrengeling tussen hem en de stichting (hierna: een tegenstrijdig belang) ontstaat, dan wel de schijn van een tegenstrijdig belang door hem wordt opgeroepen. 3. Het bestuur kan niet besluiten omtrent een onderwerp of transactie waarbij hij een tegenstrijdig belang met de stichting heeft. Een dergelijke transactie zal uitsluitend mogen worden aangegaan onder ten minste in de branche gebruikelijke condities en het besluit daartoe kan slechts worden genomen door de raad van commissarissen. 4. Een tegenstrijdig belang ten aanzien van het bestuur bestaat in ieder geval indien: a. de stichting voornemens is een transactie aan te gaan met het bestuur, met een persoon waarmee hij een familierechtelijke verhouding heeft of met een rechtspersoon waarin het bestuur of een persoon waarmee hij een familierechtelijke verhouding heeft persoonlijk een materieel financieel belang houdt; b. de stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin het bestuur een bestuursfunctie of een toezichthoudende functie heeft; c. naar toepasselijk recht een tegenstrijdig belang bestaat; en/of d. de voorzitter van de Raad van Commissarissen heeft geoordeeld dat er een tegenstrijdig belang bestaat of geacht wordt te bestaan. 5. Het bestuur meldt ieder potentieel tegenstrijdig belang bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen en verschaft hem daarover alle relevante informatie. Artikel 4- Goedkeurende rol van de Raad van Commissarissen De besluiten waarvoor het bestuur de goedkeuring behoeft van de Raad van Commissarissen zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit bestuursreglement. Deze zijn benoemd in artikel 7 lid 4 en 5 van de statuten. Artikel 5- Aansturingsfilosofie 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor een effectieve beleidscyclus. 2. Beleidsinitiatieven moeten passen binnen een ondernemings- c.q. beleidsplan, dat op hoofdlijnen alle terreinen van de corporatie afdekt. 1

2 3. Om te bewaken dat het beleid ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt, wordt het vertaald in zo concreet mogelijke doelstellingen. Er worden duidelijke afspraken gemaakt met het bestuur over te behalen resultaten. Het realiseren hiervan wordt betrokken bij de reguliere functionerings- en beoordelingscyclus. 4. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur worden tussentijdse kwartaalrapportages opgesteld, die inzicht geven in de strategische, financiële en bedrijfsmatige resultaten van de stichting. Hierin worden ook de onderdelen van het beleidsplan verwerkt. Artikel 6- De relatie tussen het bestuur en de Raad van Commissarissen 1. De werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen zijn nader uitgewerkt in het reglement voor de Raad van Commissarissen. Uitgangspunt hierbij is dat de Raad van Commissarissen een drievoudige rol heeft: het houden van toezicht op het beleid van het bestuur, het vervullen van de werkgeversrol t.a.v. het bestuur en de strategische klankbord- en adviesrol. 2. Het bestuur neemt in overleg met de voorzitter van de Raad van Commissarissen deel aan de vergaderingen van de Raad van Commissarissen. 3. Het bestuur is - in overleg met de voorzitter - verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen. 4. Het bestuur kan aan de voorzitter voorstellen een vergadering te houden, indien hij dit nodig acht. 5. Het bestuur is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van de Raad van Commissarissen. Daarnaast kan de Raad van Commissarissen zich ook uit anderen bronnen informatie verschaffen. Artikel 7- Beoordeling van het bestuur 1. Naast de reguliere vergaderingen vergadert de Raad van Commissarissen tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur. Deze vergadering heeft o.a. als doel het functioneren van de Raad van Commissarissen en het bestuur te evalueren, met inbegrip van het realiseren van gemaakte afspraken, beloningsconsequenties en opleidingsbehoeften. 2. Evaluatie van het bestuur vindt plaats op basis van jaarlijks te maken afspraken tussen de bestuurder en de Raad van Commissarissen over de te behalen resultaten; aan het eind van het jaar wordt op basis van deze resultaten beoordeeld of het bestuur zijn werk goed gedaan heeft. 3. In een gesprek tussen het bestuur en een delegatie van de Raad van Commissarissen wordt het bestuur geïnformeerd over de resultaten van de evaluatie door de Raad van Commissarissen en de consequenties daarvan voor het bestuur. 4. Het bestuur is gehouden zijn kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. Het bestuur is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het bestuur zijn training- en opleidingsverplichtingen nakomt. 5. Op de training en opleiding van het bestuur is de Permanente Educatiesystematiek zoals vastgelegd in het Reglement permanente educatie van Aedes of een vervanging daarvan van toepassing. In het jaarverslag worden de door het bestuur behaalde Permanente Educatie-punten vermeld. 2

3 Artikel 8- Toezicht door de Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting en de door haar in stand gehouden onderneming. De raad is bevoegd tot het nemen van maatregelen die voor de uitoefening van dat toezicht nodig zijn. Artikel 9- Bestuurlijke informatievoorziening 1. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur worden tussentijdse kwartaalrapportages opgesteld, die inzicht geven in de strategische, financiële en bedrijfsmatige resultaten van de stichting. Hierin worden ook de onderdelen van het beleidsplan verwerkt. Deze informatie wordt besproken in de bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen. 2. Daarnaast verstrekt het bestuur alle mondelinge en schriftelijke informatie, die nodig is om de Raad van Commissarissen goed te kunnen laten functioneren. Uitgangspunt hierbij is een open communicatie, die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en partnership. 3. De verslagen van de vergaderingen van het Bestuur alsmede de besluitenlijsten worden ter kennisname van de Raad van Commissarissen gebracht. Artikel 10- Financiële ruimte van het bestuur 1. Het bestuur is bevoegd om binnen de begroting en de terzake geldende bepalingen van de statuten verplichtingen aan te gaan en de daaruit voortvloeiende betalingen te verrichten. 2. Overschrijdingen dienen expliciet gemeld te worden in de kwartaalrapportages en de gevolgen voor de begroting dienen aan de Raad van Commissarissen kenbaar gemaakt te worden. 3. Nieuwe, grote uitgaven van meer dan 10% boven de begroting worden vooraf aan de Raad van Commissarissen ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 11- Het bestuur als werkgever 1. Het bestuur treedt op als werkgever en oefent alle bevoegdheden uit die hieraan verbonden zijn. 2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een personeelsbeleid, waarin zaken als training en opleiding, salarisbeleid, functionerings- en beoordelingssystematiek, mogelijkheid van prestatiebeloning, secundaire arbeidsvoorwaarden e.d. voor de hele organisatie geregeld wordt. 3. Het bestuur voert in zijn hoedanigheid van werkgever overleg met de ondernemingsraad. Artikel 12- De externe rol van het bestuur 1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting extern en representeert de stichting op bestuurlijk niveau. Hij is verantwoordelijk voor een zodanig relatiebeheer dat de stichting gezien wordt als een gerespecteerde samenwerkingspartner. 2. Hij onderhoudt intensief contact met externe relaties, die voor het functioneren van de stichting van belang zijn en draagt zorg voor een positieve interne en externe beeldvorming van de corporatie in handelswijze, publiciteit en voorlichting. 3

4 Artikel 13 Contacten tussen werkorganisatie en Raad van Commissarissen 1. Het bestuur is intermediair tussen werkorganisatie en Raad van Commissarissen. Hij is aanwezig bij vergaderingen van de Raad van Commissarissen. De MT-leden worden op ad hoc basis uitgenodigd, indien het nodig is dat stukken door het MT worden toegelicht. Artikel 14 Vaststelling en wijziging bestuursstatuut 1. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door het bestuur na goedkeuring door de Raad van Commissarissen. De raad gaat niet over tot vaststelling dan wel wijziging, voordat het bestuur ter zake is gehoord. 2. Het reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en/of de statuten. Aldus vastgesteld te Zevenaar,.. Mevr. S.P.M van Zaal Directeur-bestuurder Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen, 30 november 2016 Voorzitter Raad van Commissarissen Vicevoorzitter Raad van Commissarissen H.M.A. Aleven Mr. S. van Gemeren 4

5 Bijlage 1 Bestuursreglement 30 november 2016 De Raad van Commissarissen is, conform artikel 7 lid 7 van de Statuten, bevoegd ook andere dan de in artikel 7 lid 4 en 5 van de statuten genoemde besluiten aan zijn goedkeuring te onderwerpen. 1. aanschaf van roerende goederen > ,-; 2. het aangaan van leningen en doorlopende leningen > ,-; 3. het verstrekken van opdrachten aan de organisatie waaraan ook de accountant is verbonden anders dan de controle van de jaarrekening of daarmee verband houdende; 4. het aangaan van gerechtelijke procedures jegens andere rechtspersonen het bedrag van ,- overstijgende; 5