BIJLAGE E: PROCEDURE ZELFEVALUATIE RAAD VAN TOEZICHT

Transcriptie

1 BIJLAGE E: PROCEDURE ZELFEVALUATIE RAAD VAN TOEZICHT In de zelfevaluatie Raad van Toezicht worden de volgende onderwerpen besproken, met behulp van een vragenlijst: De mate waarin de Raad van Toezicht als geheel en de individuele leden van de Raad van Toezicht nog voldoen aan hun taak (mens en team, werkwijze en bevoegdheden en informatievoorziening, netwerk) De kennis over het presteren van de organisatie van de Raad van Toezicht (besturing en intern proces, financiën en klant en maatschappij) De uitoefening van de toezichthoudende en adviserende rol van de leden van de Raad van toezicht De opleidingsbehoefte van de leden van de Raad van toezicht De onafhankelijkheid van de leden van de Raad van toezicht. HANDLEIDING VOOR DE VRAGENLIJST De vragenlijst is opgebouwd uit stellingen. Bij ieder stelling dient aangegeven te worden in hoeverre u het ermee bent of niet. De volgende vijf mogelijkheden worden geboden: 1. volledig mee : de stelling verwoordt precies wat u vindt 2. mee : u bent het er in grote lijnen mee 3. er tussen in : u bent neutraal t.o.v. de stelling 4. on : u bent het er in grote lijnen niet mee 5. volledig on : de stelling klopt helemaal niet. Let op! Een oordeel geven over het eigen functioneren van de Raad van Toezicht is altijd moeilijk. Let er bij het beoordelen van de stellingen op dat u ze zo waarheidsgetrouw mogelijk invult. Hetgeen u invult, dient de werkelijke situatie naar uw mening weer te geven. 2. De vragen Kruis het gewenste antwoord aan. A. VOORWAARDEN A.1 Mensen en team 1. Iedere commissaris is voldoende ter zake kundig om zijn/haar commissariaat naar behoren uit te voeren. 2. De leden van de Raad voldoen aan de algemene eisen zoals opgenomen in de profielschets 1. Voorzitter 2. Vicevoorzitter 3. Lid 1 4. Lid 2 5. Lid 3 3. De Raad voldoet als geheel aan de specifieke eisen zoals opgenomen in de profielschets 1. Voorzitter 2. Vicevoorzitter 1

2 3. Lid 1 4. Lid 2 5. Lid 3 4. De in de Raad aanwezige ervaring en inhoudelijke kennis is voldoende voor ons functioneren. 5. De in de Raad aanwezige ervaring en inhoudelijke kennis is voldoende om toekomstige ontwikkelingen te begeleiden. 6. Ik weet zeker dat geen van de commissarissen andere belangen vertegenwoordigt dan die van de organisatie. 7. Voor zover mij bekend besteedt iedereen voldoende tijd aan het Toezicht houden. 8. De communicatie binnen de Raad van Toezicht verloopt goed 9. Wij gaan regelmatig naar lezingen of bijeenkomsten (het Netwerk van toezichthouders) om onze kennis up-to-date te houden. 10. De sfeer is goed en constructief; er is onderling vertrouwen. 11. Ik ken de inhoud van de code Wijffels Ik ken de ANBI regeling Ik heb mij in de afgelopen bestuurs periode niet schuldig gemaakt aan gedragingen die de ANBI status in gevaar zou kunnen brengen. 14. Ik ben bekend met de kernwaardes en kerncompetenties van de organisatie en onderschrijf die. 15. Er is voldoende informeel contact tussen leden van onze Raad van Toezicht. 16. De inbreng van de leden in de discussies in de Raad is evenwichtig. 17. Binnen de Raad is voldoende kennis en deskundigheid aanwezig om de voorstellen van het bestuur kritisch te kunnen beoordelen. 18. Wij hebben niet meer dan één oud bestuurder in de Raad. A.2 Werkwijze 19. Herbenoeming van een commissaris vindt bij ons alleen plaats na evaluatie van het functioneren van het aftredende lid. 2

3 20. Wij werken met een reglement voor de Raad van Toezicht waarin o.a. de procedure voor werving en selectie van nieuwe leden in opgenomen is. 21. Het bestuur heeft geen bepalende stem in de benoeming van een lid van de Raad. 22. De procedure voor vacaturevervulling wordt openbaar gemaakt. 23. De vergaderingen zijn inhoudelijk van het juiste niveau. 24. Wij houden één keer per jaar een evaluatie m.b.t. ons eigen functioneren in relatie tot het functioneren van de gehele bestuurlijke organisatie. 25. De evaluatie met betrekking tot ons functioneren is adequaat. 26. Er zijn voldoende momenten van overleg met het bestuur. 27. Bij de besluitvorming worden formele vereisten in acht genomen. 28. De Raad legt jaarlijks intern en extern toegankelijke verantwoording af over zijn functioneren. 29. Met behulp van een rooster van aftreden hebben we de doorstroming in de Raad geregeld. 30. De wijze waarop de onderwerpen voor de RvT-vergadering worden voorbereid en geagendeerd is goed. 31. De wijze waarop de onderwerpen op de RVTvergadering worden behandeld is goed. 32. De wijze waarop wij als sparringpartner voor het bestuur functioneren is goed. 33. De wijze waarop wij ons netwerk actief aanbieden ten behoeve van de organisatie is voldoende. 34. Wij actualiseren regelmatig het kwaliteitsprofiel van de Raad. 35. Wij weten hoe het bestuur het functioneren van de Raad ervaart. 36. De Raad geeft in het jaarverslag aan in hoeverre hij de aanbevelingen van de Governancecode opvolgt. 37. De kerncommissies spelen bij ons de juiste rol. A.3 Bevoegdheden 38. De bevoegdheden, zoals aangegeven

4 in de Governancecode zijn bij ons aanwezig. 39. Met onze bevoegdheden zijn wij in staat om in te grijpen wanneer dat nodig blijkt te zijn. 40. Er is niet of nauwelijks overlap van de taken en bevoegdheden van de Raad met de taken en bevoegdheden van het bestuur. 41. De jaarstukken, het accountantsverslag en de managementletter worden jaarlijks, in aanwezigheid van de accountant, uitvoerig behandeld. 42. Goedkeuring van bestuursbesluiten wordt altijd schriftelijk verstrekt, onder vastlegging in de notulen. 43. Afspraken over taken en bevoegdheden van de bestuurlijke organen zijn schriftelijk vastgelegd. 44. Afspraken over taken en bevoegdheden worden gedragen door bestuur en Raad. 45. De Raad stelt de arbeidsvoorwaarden van het bestuur vast. A.4 Informatievoorziening 46. Wij hebben een kwalitatief goed systeem voor informatievoorziening opgezet. 47. Op basis van de verstrekte informatie kunnen wij altijd een goed oordeel vormen over de organisatie en de met haar verbonden ondernemingen. 48. De financiële informatie die wij ontvangen, is voldoende van kwaliteit. 49. De informatie over dierenwelzijns gerelateerde aspecten is van voldoende kwaliteit. 50. Wij ontvangen regelmatig kwalitatieve informatie over de realisatie van beleidsdoelstellingen. 51. De informatie die ik ontvang over algemene zaken is van voldoende kwaliteit (o.m. beleidsplannen, marktanalyses, toekomstverkenningen). 52. De toelichting door het bestuur over de verstrekte informatie is over het algemeen voldoende. 53. Het bestuur rapporteert schriftelijk over de ondernemingsdoelstellingen en de relatie tot de maatschappelijke taakstelling. 54. Het bestuur rapporteert schriftelijk over

5 haar strategie en de daaraan verbonden risico s en de mechanismen om deze risico s te beheersen. 55. De uitwisseling van informatie met het bestuur is over het algemeen voldoende. 56. Bestuursbesluiten worden helder en eenduidig geformuleerd. 57. Benchmark/bedrijfstakgegevens zijn bij ons onderwerp van bespreking. B. PRESTATIES B.1 Besturing en intern proces 58. Strategisch beleid maakt een belangrijk onderdeel uit van de besprekingen met het bestuur (o.m. de inhoud van het ondernemingsplan). 59. Ik weet hoe de interne organisatie van organisaties over het algemeen werken. 60. Ik ben in staat om een goed oordeel te vormen over algemene zaken m.b.t. de organisatie. 61. Ik heb inzicht in het besturings- en beheersingsmechanisme van de organisatie. 62. Wij bespreken de beoordeling door het bestuur van de opzet en werking van de interne beheersingssystemen in onze Raad van Toezicht. 63. Ik weet hoe de interne organisatie van onze organisatie functioneert. 64. De professionalisering van de werkorganisatie staat op onze agenda. 65. De kritieke succesfactoren, waar de organisatie op gestuurd wordt, zijn bij mij bekend. 66. Jaarlijks maakt de Raad afspraken met het bestuur betreffende te leveren prestaties. 67. Het beoordelingsproces van het bestuur is duidelijk. 68. Er is een gedragscode B.2 Financiën 69. Ik ben in staat om een goed oordeel te

6 vormen over financiële zaken. 70. Financieel beleid maakt een belangrijk onderdeel uit van de besprekingen met het bestuur. 71. Ik toets belangrijke beslissingen van het bestuur aan de financiële continuïteit en risicobeheersing van de organisatie. 72. Tijdens besprekingen komen de volgende zaken aan de orde: ontwikkeling vermogen, resultaat, liquiditeit, beheersing van gesignaleerde risico s, aangegane verplichtingen (o.a. bankleningen, transacties aankoop registergoederen et cetera). 73. Wij zijn inhoudelijk voldoende op de hoogte van het vak treasury. 74. Ik heb voldoende kennis om het accountantsverslag en de jaarrekening te beoordelen. 75. De realisatie wordt ieder trimester / kwartaal getoetst aan de begroting. B.3 Klant en maatschappij 76. Prestaties op het gebied van klant en maatschappij maken een belangrijk onderdeel uit van de besprekingen met het bestuur. 77. Ik weet hoe de klant tegen de organisatie aankijkt (imago). 78. Ik heb inzicht in de wijze waarop onze organisatie zich van haar concurrenten weet te onderscheiden. 79. Ik heb oog voor de maatschappelijke belangen, andere dan die van de organisatie, welke een rol spelen bij dierenwelzijn. 80. Ik weet hoe organisaties waar wij mee (samen)werken tegen de organisatie aankijken. 81. De realisatie van de doelstellingen op de prestatievelden wordt minimaal 1x per jaar door ons beoordeeld. C. UITOEFENING C.1 Toezicht houden 6

7 82. De kritieke succesfactoren, waar de organisatie op gestuurd wordt, vormen de basis voor de beoordeling van het bestuur. 83. Wij verlenen het bestuur jaarlijks décharge op het door haar gevoerde beleid. 84. Jaarlijks evalueren wij het functioneren van het bestuur aan de hand van een profiel en vooraf opgestelde criteria. 85. Wij houden ons op de hoogte van ontwikkelingen bij interne belanghebbenden (bestuur, directie, ledenvergadering, ondernemingsraad). 86. Wij houden ons op de hoogte van ontwikkelingen bij externe belanghebbenden. 87. Wij hebben minimaal één keer per jaar overleg met de accountant. 88. Inhoudelijk is het overleg met het bestuur van voldoende kwaliteit. C.2 Adviseren/klankbord 89. Wij bespreken minimaal één keer per jaar de maatschappelijke taak en positie van de organisatie en de strategie en de risico s verbonden aan de onderneming. 90. Het bestuur maakt actief gebruik van onze adviserende rol. 91. De Raad maakt op een actieve wijze gebruik van haar adviserende rol. 92. Interne en externe belanghebbenden kunnen een beroep op ons doen wanneer hun belangen in het geding zijn. 93. De verhouding tussen de Raad en het bestuur en/of directie is uitstekend. 94. Wij worden betrokken bij de strategie bepaling van de organisatie. 95. Wij worden tijdig bij belangrijke besluitvorming betrokken. 96. De samenwerking met het bestuur is goed ONAFHANKELIJKHEID VAN DE LEDEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Evaluatie van: Nevenfuncties leden van de Raad 7

8 Onafhankelijkheid van de leden van de Raad Onevenredigheden van de leden van de Raad OPLEIDINGSBEHOEFTE LEDEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Hoe kan kennis en deskundigheid van de leden van Raad op peil worden gehouden / worden aangevuld? Behoefte aan organisatie themamiddag? Behoefte aan opleiding / cursussen? Aldus vastgesteld en voor akkoord getekend op 22 december