Reglement Raad van Toezicht Thuiszorg Maatschappij

Transcriptie

1 Artikel 1 Inleiding 1. Dit reglement is opgesteld ter aanvulling van de statuten van de coöperatieve vereniging ThuisZorg Maatschappij en is gebaseerd op de Governance Code Zorg en Welzijn Dit reglement is vastgesteld door de Raad van Toezicht, heeft instemming van het bestuur en is goedgekeurd op door de Algemene Ledenvergadering. 3. Dit reglement kan worden aangepast door de Raad van Toezicht en elke wijziging vergt de instemming van het bestuur en de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. 4. De tekst van dit reglement is ter inzage opengesteld op de website van de ThuisZorg Maatschappij. Artikel 2 Doel van het toezicht 1. De Raad van Toezicht heeft als doel het toetsen en/of bevorderen dat de Raad van Bestuur de doelstelling van de coöperatie op een doelmatige en efficiënte wijze realiseert en dat de Algemene Ledenvergadering als het hoogste orgaan van de coöperatie functioneert en in staat gesteld wordt om naar behoren te functioneren. 2. Het toezicht is gericht op het in stand houden van het coöperatieve karakter van de vereniging, de strategie, de positionering en profilering, de governance, het ondernemerschap, het financieel beheer, de kwaliteit van diensten, de Raad van Bestuur (management), de cliënttevredenheid, de ledentevredenheid, de tevredenheid van opdrachtgevers en financiers, de financiering van de coöperatie, de efficiency van de bedrijfsvoering en de effectiviteit van de dienstverlening, alsmede is het toezicht gericht op de consistente samenhang tussen de voornoemde onderwerpen. 3. De Raad van Toezicht heeft een toezichthoudende bevoegdheid en verantwoordelijkheid en vult die mede in door het bestuur en de algemene ledenvergadering gevraagd en ongevraagd te adviseren op de lid 2 van dit artikel genoemde onderwerpen. Artikel 3 Verantwoordelijkheden en taken 1. De Raad van Toezicht bestaat uit een voorzitter, secretaris en algemene leden en houdt toezicht op het beleid van de coöperatie, de kwaliteit en het functioneren van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de coöperatie. De Raad van Toezicht staat het bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. 2. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van de Raad van Toezicht zich naar het belang van de coöperatieve vereniging en de met haar verbonden bedrijven. 3. De Raad van Toezicht houdt toezicht op: a. De maatschappelijke effecten of het maatschappelijke resultaat van de coöperatieve vereniging b. De realisatie van het doel van de rechtspersoon 1

2 c. De daartoe gestelde doelen van de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde strategie d. Het beleid en beheer van het bestuur met de bijbehorende resultaten en prestaties en risico's, die het bestuur jaarlijks schriftelijk aan de Raad van Toezicht overlegt en waarover het bestuur elk kwartaal aan de Raad van Toezicht rapporteert e. Het naleven van wet- en regelgeving f. Het gevoerde financiële beleid en de honorering van bezoldigde functie in de coöperatie g. Het voldoen aan de eisen van de financiële verslaggeving h. De interne controle en risicobeheersing i. De te leveren kwaliteit en kwantiteit van producten en diensten j. Het adequaat functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem k. De doelmatigheid en efficiëntie l. De integriteit van de organen van de coöperatie en van haar leden in relatie tot de uitoefening van hun lidmaatschap van de coöperatie m. De identiteit van de coöperatie zoals vastgelegd in de statuten en reglementen n. Dat het bestuur tijdig en regelmatig rapporteert over aangelegenheden die voor de toezichthoudende taak van de Raad van Toezicht van belang zijn. 4. De begroting en de jaarrekening wordt na vaststelling door het bestuur en instemming van de algemene ledenvergadering goedgekeurd door de Raad van Toezicht. 5. De Raad van Toezicht houdt zich aan landelijke wet- en regelgeving, reglementen en statuten die algemeen geldend zijn en eventuele specifieke voorschriften die voor de ThuisZorg Maatschappij gelden. 6. De leden van de Raad van Toezicht worden geacht integer en in het belang van de coöperatie en haar opdrachtgevers en klanten te handelen en overleggen elke twee jaar een VOG. Artikel 4 Vergaderingen 1. De Raad van Toezicht vergaderd in beginsel drie keer per jaar. 2. De Raad van Toezicht is één keer per jaar aanwezig bij de Algemene Ledenvergadering. 3. De Raad van Toezicht is, tenminste, één keer per jaar aanwezig bij de vergadering van de Raad van Bestuur. 4. De voorzitter stelt in overleg met de voorzitter van het bestuur de agenda van de Raad van Toezicht op. De verzending wordt verzorgd door de secretaris en het bestuur voorziet de Raad van Toezicht van de benodigde vergaderstukken, informatie en bijlagen. 5. De notulen van de vergaderingen van de Raad van Toezicht worden door de voorzitter van de Raad van Bestuur opengesteld, door deze op het afgesloten deel de website te plaatsen. 6. De Raad van Toezicht wordt bijeengeroepen door haar voorzitter. Deze bepaalt, in overleg, de plaats, tijd en datum van de vergadering. De Raad van Toezicht wordt bijeengeroepen door haar voorzitter. Deze bepaalt, in overleg, de plaats, tijd en datum van de vergadering. 2

3 Artikel 5 Bevoegdheden 1. De Raad van Toezicht heeft de bevoegdheid om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan de Raad van Bestuur en de Algemene Ledenvergadering. 2. De Raad van Toezicht heeft de bevoegdheid om de Raad van Bestuur of een lid hiervan te schorsen met een meerderheid van drie vierde (¾) en bij drie leden tweederde (⅔) van de stemmen van de Raad van Toezicht en tweederde (⅔) stemmen van de Algemene Ledenvergadering, op grond van geldige en gemotiveerde redenen. Geldige redenen zijn: - Onbehoorlijk gedrag - Onverenigbaarheid van belangen - Het niet naleven van de statuten en/of het huishoudelijk reglement - Het disfunctioneren als gevolg van psychische onbekwaamheid 3. Bij een gelijk aantal leden van de Raad van Toezicht en het staken der stemmen zal de stem van de voorzitter de doorslag geven. 4. Bij de voorgenomen schorsing van een lid van de Raad van Bestuur, dient de Raad van Toezicht binnen 6 weken aan de algemene ledenvergadering schriftelijk uitsluitsel te bieden. 5. Bij overschrijding van het gestelde termijn van 6 weken wordt de schorsing opgeheven. 6. Bij overgaan tot het voorgenomen ontslag van het lid van de Raad van Bestuur, legt de Raad van Toezicht de kwestie uiterlijk binnen twee maanden voor aan de Algemene Ledenvergadering. 7. De Raad van Toezicht is bevoegd over te gaan tot ontslag indien aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: - Het lid van de Raad van Bestuur of de gehele Raad van Bestuur heeft de mogelijkheid gekregen om zich te verantwoorden tegenover de Raad van Toezicht en de Algemene Ledenvergadering. - Het lid van de Raad van Bestuur of de gehele Raad van Bestuur is gewezen op zijn recht op juridische vertegenwoordiging. - De Raad van Toezicht heeft besloten tot het ontslag met een meerderheid van ¾ (of ⅔) van de stemmen. - De Algemene Ledenvergadering keurt het voorgenomen besluit van de Raad van Toezicht goed met een meerderheid van ⅔van de stemmen. Artikel 6 Benoeming 1. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering benoemd, na voordracht van de Raad van Bestuur en bedraagt een oneven aantal van, ten minste drie (3) natuurlijke personen.. 2. De leden van de Raad van Toezicht hebben de bevoegdheid om voor haar eigen aanvulling kandidaten aan te dragen voor de Raad van Toezicht. 3

4 3. De Raad van Toezicht stelt een profielschets op voor haar omvang en samenstelling, rekening houdend met de aard van de coöperatieve vereniging, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de verschillende leden van de Raad van Toezicht. 4. Een lid van de Raad van Toezicht mag geen directe belangen hebben bij de vereniging, bij opdrachtgevers en financiers of klanten van (leden van) de coöperatie. 5. De leden van de Raad van Toezicht wijzen uit hun midden een voorzitter en secretaris aan. 6. De benoeming van de Raad van Toezicht is vastgesteld voor maximaal 4 jaren. 7. De herbenoeming vindt plaats voor een periode van 4 jaren met een voordracht van de Algemene Ledenvergadering en de Raad van Bestuur. 8. Indien na de herbenoeming geen vervanger is gevonden, zal met toestemming van de Raad van Toezicht een tweede herbenoeming plaatsvinden. 9. Een lid van de Raad van Toezicht moet voldoen aan een aantal vereisten welke uitgebreid staan beschreven in artikel 18 van de statuten van de coöperatieve vereniging Thuiszorg Maatschappij. 10. De leden van de Raad van Toezicht worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel indien aan de volgende eisen zijn voldaan: - Goedkeuring van bestaande leden van de Raad van Toezicht - Goedkeuring van de Raad van Bestuur - Goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering - Ondertekenen van het reglement van de Raad van Toezicht - Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag Artikel 7 Aftreden, Schorsing en Ontslag 1. De leden van de Raad van Toezicht treden af volgens een door de Raad van Toezicht op te maken rooster. 2. Als een lid van de Raad van Toezicht zijn functie verliest voordat hij of zij,volgens het rooster aftreedt, neemt zijn opvolger op het rooster de plaats in van zijn voorganger. 3. Een volgens het rooster aftredend lid van de Raad van Toezicht is één (1) maal onmiddellijk herbenoembaar. 4. De leden van de Raad van Toezicht kunnen, ten allen tijden, onder opgaaf van geldige redenen door de Raad van Toezicht worden geschorst en ontslagen. Geldige redenen zijn: - Onbehoorlijk gedrag - Onverenigbaarheid van belangen - Het toebrengen van schade aan de coöperatie en/of leden - Het niet naleven van de statuten en/of het huishoudelijk reglement - Onvoldoende functioneren en/of verwaarlozing van zijn taak - Structurele onenigheid van inzichten tussen de leden van de Raad van Toezicht 4

5 5. De Raad van Toezicht besluit tot schorsing of ontslag met een meerderheid van tweederde (⅔) van de uitgebrachte stemmen. 6. De schorsing eindigt wanneer de Raad van Toezicht niet binnen 3 maanden tot ontslag heeft besloten. Het geschorste lid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de algemene ledenvergadering en bij de Raad van Toezicht te verantwoorden en kan zich daarbij door een raadsman doen bijstaan. 7. Behalve door ontslag beëindigd het lidmaatschap door a. Het overlijden van het lid b. Vrijwillige opzegging door het lid c. Opzegging door de vereniging d. Einde van de zittingstermijnen e. Door een besluit van de Raad van Bestuur en de Algemene Ledenvergadering. Artikel 8 Nevenfuncties 1. Leden van de Raad van Toezicht zullen geen nevenfuncties vervullen waardoor, in hun geval en afhankelijk van de aard van die functie, verwacht moet worden dat een goede taakvervulling niet is gewaarborgd als lid van de Raad van Toezicht. 2. Nevenfuncties van leden van de Raad van Toezicht dienen te allen tijden en tijdig voor aanvaarding aan de leden van de Raad van Bestuur met alle relevante stukken en taken worden voorgelegd 3. De Raad van Bestuur besluit binnen zes weken of de nevenfunctie gepast is en stelt hiervan alle leden van de raad van bestuur en de Raad van Toezicht schriftelijk op de hoogte. Bij een afwijzing van de neventaak door het bestuur kan het betreffende lid van de Raad van Toezicht kan hier bezwaar tegen aantekenen bij de Algemene Ledenvergadering en die beslist met een eenvoudige meerderheid of de neventaak door dat lid van de Raad van Toezicht moet worden opgegeven. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht hebben het recht voorwaarden te verbinden met betrekking tot het uitoefenen van een nevenfunctie met als doel, het voorkomen van belangenverstrengeling of de schijn hiervan. Artikel 9 Vergoedingen 1. Leden van de Raad van Toezicht ontvangen tenminste de fiscaal vrijgestelde vergoeding voor vrijwilligersactiviteiten, dan wel een op voorstel van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering vast te stellen honorering die past binnen de WNTZ-normen en die conform de fiscale voorschriften worden uitgekeerd. 2. Leden van de Raad van Toezicht ontvangen op declaratiebasis de vergoeding van de onkosten die zij hebben gemaakt voor de uitoefening van hun functie. 5

6 3. De honorering en de vergoedingen dienen redelijkerwijs binnen het budget en begroting van de Thuiszorg Maatschappij te passend. Artikel 10 de Voorzitter 1. De voorzitter wordt benoemd krachtens Art. 6 en treedt af krachtens Art De voorzitter treedt op als woordvoerder van de Raad van Toezicht. 3. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en stelt daarin de vergaderorde vast. 4. In geval van afwezigheid van de voorzitter, wordt deze vervangen door een ander lid van de Raad van Toezicht, bij voorkeur de secretaris. 5. De voorzitter draagt zorg voor het goed functioneren van de Raad van Toezicht. Artikel 11 De Secretaris 1. De secretaris wordt benoemd conform Art. 6 en treedt af conform Art.7 2. De secretaris ondersteunt de voorzitter. 3. De secretaris is verantwoordelijk voor interne en externe poststukken, notulen van vergaderingen. 4. De uitgaande stukken worden door de secretaris, namens de Raad van Toezicht, ondertekend. De secretaris is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden. 5. De secretaris draagt zorg voor het naleven van procedures en reglementen. 6. Bij constatering van problemen, legt de secretaris deze voor aan de voorzitter. 7. De secretaris brengt aan het bestuur en aan de Algemene Ledenvergadering, aan het einde van het jaar, schriftelijk verslag uit over het functioneren van en de ervaringen van de Raad van Toezicht van het afgelopen verenigingsjaar. 8. De secretaris nodigt de leden van de Raad van Toezicht tenminste twee weken voor aanvang voor de vergadering schriftelijk uit. Artikel 12 Reflectie 1. De Raad van Toezicht evalueert minstens één keer per jaar, het eigen functioneren als Raad van Toezicht. 2. De leden van de Raad van Toezicht reflecteren minstens één keer per jaar op het eigen functioneren als lid van de Raad van Toezicht. 3. De reflectie wordt vastgelegd in een verslag en verzonden naar de voorzitter van de Raad van Bestuur, die dit ter kennis brengt van de Algemene Ledenvergadering. 6