Planning & control cyclus

Transcriptie

1 Bijlage 2 behorende bij de kaderbrief 2015 Planning & control cyclus Spoorboek 1

2 2

3 Inleiding Dit spoorboek Planning & Control-cyclus dient als handvat en achtergrondinformatie voor de organisatie bij de belangrijkste P&C-processen. Planning & control wordt formeel als volgt gedefinieerd: Het systematisch beheersen en besturen van de organisatie, waarbij gemeten productie en effecten gerelateerd worden aan concrete doelen van de organisatie, verschillen worden geanalyseerd en er gericht wordt bijgestuurd. P&C is gericht op de verbetering van de bestuurlijke informatie en het bedrijfsmatig werken van de organisatie. Een meer praktische formulering van P&C is: Een gereedschapskist met beleids- en beheersinstrumenten om de aansturing van bestuurlijke en ambtelijke processen in de grip te houden en waar nodig de kwaliteit te verbeteren. In het verleden werd planning & control gezien als een verplicht instrument. Inmiddels staat P&C steeds meer in de belangstelling en wordt het meer een instrument van bestuur, management en organisatie. De gewenste ontwikkelingsrichting ten aanzien van P&C in onze gemeente is: het sturen van cultuur en gedrag; het vergroten van de externe oriëntatie (omgevingsgerichtheid) het afleggen van publieke rekenschap (transparantie). P&C moet daarbij een (eenvoudig) hulpmiddel worden voor zowel het bestuur als het management en de organisatie. Op hoofdlijnen ziet de (bestuurlijke) P&C-cyclus er als volgt uit: Kadernota Jaarstukken Begroting Slotwijziging De verschillende managementinstrumenten, zoals de productenraming en -realisatie en zijn niet in de figuur uitgewerkt. De verschillende bestuurlijke documenten worden in de volgende pagina s verder uitgewerkt. 3

4 In de bijlage is de volgende informatie opgenomen: Bijlage 1 - Rollen, taken en verantwoordelijkheden In deze bijlage bieden wij inzicht in de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende functionarissen in het kader van planning & control. Bijlage 2 - Planning op hoofdlijnen Deze bijlage biedt snel inzicht in de planning. Wanneer wordt welk instrument opgesteld en hoe ziet de planning van het besluitvormingsproces er uit. Waar In de nieuwe cyclus is de kadernota het 1 e document. Wat De kadernota is het kaderstellend document op het gebied van beleid en financiën. De raad bepaalt bij de vaststelling de uitgangspunten voor de nieuwe meerjarenbegroting. Dit is het moment om nieuw beleid of heroverweging c.q. intensivering van bestaand beleid aan te dragen. In de nota nemen wij de actualisatie van het beleid, de activiteiten en de financiële vertaling hiervan op. Indien noodzakelijk worden de wensen in de kadernota voorzien van prioriteiten. Ook presenteren wij bij tekorten het dekkingsplan. De 1 e bijstelling van de begroting 2014 betreft een tussentijdse informatie aan de raad. Op basis van deze rapportage worden de budgetten (=begrotingswijziging) vastgesteld Wanneer De kadernota bereiden wij voor in de maanden april en mel (zie groene kleur planning). Het team financiën verzorgt de financiële informatie en samenstelling (oranje). Vanaf eind mei tot half juni loopt het besluitvormingsproces Wie De managers, teamleiders, beleidsmedewerkers en budgetbeheerders inventariseren autonome ontwikkelingen, heroverweging en intensivering bestaand beleid en nieuw beleid, de actualisatie van budgetten, investeringsplanning en reserves en voorzieningen. Het team financiën stelt het financiële deel op en stelt de nota samen. MT, college en raad verzorgen, met ondersteuning van het team financiën het besluitvormingsproces. B&W Jaarstukken KADERNOTA Strategische regiovisie Gemeentelijk beleid Collegeprogramma Kadernota Begroting Slotwijziging 4

5 Planning op hoofdlijnen kadernota Nr. Uitvoering Activiteit maart april mei juni juli 1 Fin Memo management (MT) Beleidsmedewerkers (BLM ) en budgetbeheerders(bh) 2 BLM/BH Inventariseren autonome ontwikkelingen,heroverwegingen en intensivering bestaand beleid, (wettelijk) nieuw beleid en investeringsplanning 3 BLM/BH 1 e bijstelling begroting FIN Uitwerken hoofdstuk financiën (financiële ontwikkelingen, actualisatie financieel beleid, financiële kaderstelling, algemene dekkingsmiddelen en evt dekkingsplan 5 BLM Teksten thema s 6 MT Bespreken thema s portefeuille houder 7 MT Bespreken kadernota 8 MT/fin Behandeling B&W 9 Griffie Verzending kadernota 10 Behandelen en vaststellen kadernota

6 Waar De Programmabegroting is het 2 e document dat wij in de cyclus voor een bepaald jaar opstellen PROGRAMMABEGROTING Wat De Programmabegroting is de uitwerking van de kadernota. In de begroting werken wij de gestelde kaders in thema s uit en concretiseren wij de activiteiten. Naast de thema s, zijn de paragrafen en financiële begroting vaste onderdelen. De begroting wordt nog aangevuld met een BIEO, de begroting in één oogopslag. Dit document vormt een handzame samenvatting van de begroting. De 2 e bijstelling van de begroting 2014 betreft een tussentijdse informatie aan de raad. Op basis van deze rapportage worden de budgetten (=begrotingswijziging) vastgesteld B&W Strategische regiovisie Gemeentelijk beleid Collegeprogramma Wanneer De Programmabegroting stellen wij op in de maanden juli tot en met augustus (zie groene kleur planning). Het team financiën verzorgt de samenstelling (oranje). Het besluitvormingsproces (blauw) loopt van half september tot eind oktober. Jaarstukken Kadernota Begroting Wie De managers, teamleiders, beleidsmedewerkers en budgetbeheerders inventariseren autonome ontwikkelingen, heroverweging en intensivering bestaand beleid en nieuw beleid, de actualisatie van budgetten, investeringsplanning en reserves en voorzieningen. Het team financiën stelt het financiële deel op en stelt de nota samen. MT, college en raad verzorgen, met ondersteuning van het team financiën het besluitvormingsproces. Slotwijziging 6

7 Planning op hoofdlijnen begroting Nr. Uitvoering Activiteit juli augustus september oktober Nov Fin Memo management (MT) Beleidsmedewerkers (BLM ) en budgetbeheerders(bh) 2 BLM/BH Inventariseren autonome ontwikkelingen,heroverwegingen en intensivering bestaand beleid, (wettelijk) nieuw beleid en investeringsplanning 3 FIN Uitwerken hoofdstuk financiën (financiële ontwikkelingen, actualisatie financieel beleid, financiële kaderstelling, algemene dekkingsmiddelen en evt dekkingsplan 4 BLM/BH 2 e bijstelling begroting MT/BLM Teksten thema s 6 MT Bespreken thema s portefeuille houder 7 Fin Samenstellen Bieo 8 MT Bespreken begroting en Bieo 9 MT/fin Behandeling B&W 10 griffie Verzending begroting 11 raad Behandelen en vaststellen begroting en Bieo 7

8 Waar De slotwijziging is het laatste bijsturingsen control-document in de cyclus. Wat Rapportage stand van zaken tm oktober. De budgetten worden daarbij zo veel mogelijk aangepast aan verwachte uitgaven en inkomsten bij de jaarrekening. Met de slotwijziging wordt beoogd de financiële voortgang van de begroting overzichtelijk weer te geven en waar nodig de begroting bij te stellen. In het kader van begrotingsrechtmatigheid en ter voorkoming van verschillen in de jaarrekening, is het van belang dat mutaties in het lopende jaar door de gemeenteraad worden vastgesteld. B&W SLOTWIJZIGING 2013 Strategische regiovisie Gemeentelijk beleid Collegeprogramma Ontwikkelingen die zich na vaststelling van de slotwijziging voordoen, kunnen in meer of mindere mate van invloed zijn op het uiteindelijke rekeningresultaat. Het gaat dan o.a. om ontwikkeling algemene uitkering, waarderingen balans, afwikkeling specifieke uitkeringen, bevindingen accountant. De slotwijziging kan daardoor niet worden geïnterpreteerd als het rekeningsaldo. Kadernota Wanneer De slotwijziging bereiden wij voor in de maanden oktober en november (zie groene kleur planning). Het team financiën verzorgt de financiële informatie en samenstelling (oranje). In december loopt het besluitvormingsproces Jaarstukken Slotwijziging Begroting Wie De managers, teamleiders, beleidsmedewerkers en budgetbeheerders inventariseren autonome ontwikkelingen, de actualisatie van budgetten. Het team financiën stelt het financiële deel op en stelt de nota samen. MT, college en raad verzorgen, met ondersteuning van het team financiën het besluitvormingsproces. 8

9 Planning op hoofdlijnen slotwijziging Nr. Uitvoering Activiteit oktober november december Fin Memo management (MT) Beleidsmedewerkers (BLM ) en budgetbeheerders(bh) 2 BLM/BH Inventariseren autonome ontwikkelingen budgetten 4 Fin Opmaken slotwijziging 7 MT Bespreken slotwijziging 8 MT/fin Behandeling B&W 9 Griffie Verzending slotwijziging 10 Behandelen en vaststellen slotwijziging 9

10 Waar De jaarstukken staan aan het einde van de cyclus en is het laatste controldocument.. Wat De Jaarstukken zijn de eind verantwoording van het college aan de raad. De stukken zijn opgebouwd uit een jaarverslag en een jaarrekening en zijn qua opbouw gelijk aan de programma begroting. Het jaarverslag (verantwoording thema s en paragrafen) bestaat uit de eindverantwoording over de realisatie van de beoogde effecten en de uitgevoerde activiteiten. De jaarrekening betreft de financiële eindverantwoording. Wanneer Het jaarverslag stellen wij op in de maanden januari tot en met maart (zie groene kleur planning). Het team financiën verzorgt de samenstelling en het opstellen van de jaarrekening (oranje). Het besluitvormingsproces (blauw) vindt plaats in mei tot en met juli B&W JAARSTUKKEN Jaarverslag en -rekening Strategische regiovisie Gemeentelijk beleid Collegeprogramma Wie De managers, teamleiders, beleidsmedewerkers en budgetbeheerders verzorgen op themaniveau de beleidsmatige verantwoording. Financieel vindt de verantwoording plaats op budgetniveau. Het team financiën stelt het financiële deel op en stelt de jaarstukken samen. MT, college en raad verzorgen (met ondersteuning van het team financiën) het besluitvormingsproces. Jaarstukken Kadernota Slotwijziging Begroting. 10

11 Planning op hoofdlijnen jaarstukken Nr. Uitvoering Activiteit februari maart april mei 1 Fin Memo management (MT) Beleidsmedewerkers (BLM ) en budgetbeheerders(bh) 2 BLM/BH Inventariseren autonome ontwikkelingen, intensivering bestaand beleid, en investeringsplanning 3 BLM/BH 1 e bijstelling begroting FIN Uitwerken hoofdstuk financiën (financiële ontwikkelingen, actualisatie financieel beleid, financiële kaderstelling, algemene dekkingsmiddelen en evt dekkingsplan 5 BLM Teksten thema s 6 MT Bespreken thema s portefeuille houder 7 Fin Samenstellen Rieo 7 MT Bespreken jaarstukken en Rieo 8 MT/fin Behandeling B&W 9 Griffie Verzending jaarstukken en Rieo 10 Behandelen en vaststellen jaarstukken

12 Bijlage 1: Rollen, taken en verantwoordelijkheden (RTV) Ieder heeft binnen de Planning & Control-processen zijn eigen specifieke bevoegd- en verantwoordelijkheden. De gemeenteraad heeft de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Het college is belast met het bestuur en de uitvoering. De dagelijkse operationele uitvoering berust bij de organisatie. In deze bijlage geven wij op hoofdlijnen inzicht in de RTV bij de totstandkoming van de verschillende producten in de P&C-cyclus van de organisatie en het bestuur. De rollen, taken en verantwoordelijkheden zien er op hoofdlijnen als volgt uit: P&C instrument College MT Organisatie Team financiën Strategische visie gemeente B V/A V/A - - Gemeentelijk beleid B A V/A V V Collegeprogramma A B A - - Kadernota B V/A V/A V V Programmabegroting B V/A V/A V V Slotwijziging B V/A V/A V V Jaarstukken B V/A V/A V V B = Besluitvorming, V = Voorbereiding, A = Advies College Het College van burgemeester en wethouders bepaalt de wijze waarop de door de gemeenteraad geformuleerde doelstellingen en beoogde maatschappelijke effecten worden nagestreefd. Waar de gemeenteraad de opdracht heeft vastgelegd in de thema s, legt het college de activiteiten vast in de productenraming. Naast verantwoordelijkheid voor het bereiken van de maatschappelijke effecten is het college tevens verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording aan de gemeenteraad. Het college heeft echter ook een aantal specifieke bevoegdheden waar de raad geen beslissingsbevoegdheid kent. Wanneer besluiten van het college binnen deze specifieke bevoegdheden echter ingrijpende (politieke) gevolgen hebben voor de gemeente dient de gemeenteraad wel geïnformeerd te worden. Management Het management is verantwoordelijk voor een goede planning en control en voor de processen voor de totstandkoming van de verschillende P&C-producten. Het team financiën en juridische zaken zijn hierbij ondersteunend en adviserend. Planning & Control is van belang voor een goede planning, sturing en beheersing van de gehele organisatie. Organisatie De organisatie is met name verantwoordelijk voor de voorbereiding en samenstelling van de verschillende P&C-instrumenten. Binnen deze werkzaamheden hebben de functionarissen verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden. Hierna presenteren wij deze van de belangrijkste functionarissen in de P&C-processen. Coördinator financiën De coördinator is onder andere verantwoordelijk voor de kwaliteit van de planning & control. De coördinator ondersteunt het management bij het sturen en beheersen van de organisatie. In het kader van de P&C-cyclus voert de coördinator de regie bij de totstandkoming van de P&Cproducten. De aandacht van de coördinator richt zich op de kwaliteit van de te leveren producten en de zorg voor een goede procesgang. In dit kader is de coördinator te zien als een soort kwaliteitsmanager. 12

13 Financieel adviseur/controller De financieel adviseurs van het team financiën verrichten ondersteunende taken bij de totstandkoming van de verschillende planning & control-instrumenten van de teams. In de praktijk zijn zij de spil bij de totstandkoming van de verschillende producten. Zij bewaken en begeleiden de processen binnen de teams. Tevens verzorgen zij de kwaliteitscontrole en afstemming binnen het team financiën met de coördinator Beleidsmedewerker Een beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de in de programmabegroting geplande activiteiten. De medewerker rapporteert periodiek, via de tussentijdse rapportages, over de voortgang en legt bij het jaarverslag verantwoording af over de bereikte resultaten. Budgethouder en budgetbeheerder Een budgethouder is een door het college aangewezen afdelingshoofd of projectleider, die binnen een aan hem via een budget gegeven machtiging, verantwoordelijk is voor het aangaan van financiële rechten en verplichtingen om de gestelde doelen te realiseren. De budgethouder kan voor het beheer van budgetten budgetbeheerders aanwijzen. De budgetbeheerder is in het kader van de P&C-cyclus verantwoordelijk voor: 1. De juiste raming van het budget; De budgetbeheerder overlegt met de (deel)budgethouder over de hoogte van het budget. De (deel)budgethouder is en blijft eindverantwoordelijk. Eventueel dient de budgetbeheerder een gemotiveerd verzoek om een aanvullend budget in. 2. De bewaking van het budget; 3. De planning; 4. De afwikkeling van het budget; 5. De realisatie van de inkomsten; 6. Het verstrekken van informatie De budgetbeheerder legt via de tussentijdse rapportages verantwoording af aan de budgethouder ver het gevoerde beheer en de gerealiseerde prestaties. De budgethouder doet dit via het management aan het college van burgemeester en wethouders. 13

14 Bijlage 2 - Planning P&C cyclus op hoofdlijnen De planning van de P&C cyclus van onze gemeente ziet er op hoofdlijnen als volgt uit. De weergave is in weeknummers. Bij de start van de processen wordt in de betreffende memo de uitgewerkte planning met concrete data opgenomen. P&C instrument Start Portefeuille Houder MT College Jaarstukken vorig jaar / Productenrealisatie vorig jaar Kadernota volgend jaar /23 27 Programmabegroting volgend jaar /40 40/41 46 Productenraming volgend jaar Slotwijziging