Aanbesteden van ICT: de business case

Transcriptie

1 Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo.....< ICT, met de i van inkoop! Aanbesteden van ICT: de business case Mr J.A. (John) Konijn 14 april 2009.

2 Voorstel agenda Business case Fasering in Aanbesteding Vragen uit de zaal? Business case in vijf aspecten Sturing en bewaking via de business case Wrap-up 2

3 Business case Zakelijke afweging om een project of taak te initiëren Verantwoording van kapitaal/arbeid, ingezet ter verbetering van Leidend tot afdoende opdrachtbeschrijving (Financiële omvang <> aanbestedingsdrempels) Vastgelegd in schriftelijk stuk Waar nodig: betrek marktinzichten! 3

4 Fasering in aanbesteding 1. Van behoeftestelling naar business case 2. Voorbereiding aanbesteding 3. Uitvoering procedure (t/m voornemen tot gunning ) 4. Opdracht: contract, uitvoering opdracht, beëindiging Bij voorkeur projectmatig (Prince2, of gelijkwaardig ) Vandaag focus op stappen 1 t/m 3 4

5 Vragen uit de zaal? Welk thema wilt u aan de orde stellen? Welke vraag wilt u behandeld zien? Maak gebruik van de gekleurde kaarten 5

6 Wat is het gewenste eindresultaat product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen Vanuit de perspectieven: - bedrijfsprocessen - beheerst veranderen - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - gebruik / beheer - personeel - juridisch 6

7 Hoe ziet de life cycle eruit? Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen Verandermanagement en communicatie, opleidingen Bedrijfsfase: Gebruik, beheer en onderhoud Beheerst wijzigen Risico management Organisatiestructuur en rapportages Exit management / volgende cyclus 7

8 Besturing Ontwikkel- en opstartfase passende organisatiestructuur bij beide partijen managen van t-o-k-i-g marges contract, projectdocumenten rapportages oplevering / acceptatie Bedrijfsfase contract, SLA leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever leveranciers- en prestatiemanagement 8

9 Besturingsmodel Leverancier Opdrachtgever Strategic Alignment model (Henderson en Venkatraman, IBM, 1993) in Nederland verder ontwikkeld door Maes et al. 9

10 Begroting Financiële aspecten te gunnen opdracht Eigendom, intellectuele eigendom, huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) investering en exploitatie (wat kost het) betalingsmodel (hoe wil ik ervoor betalen) financieringsmodel (uit welke beschikbare middelen) Begroot totale financiële waarde voor gehele life cycle (TCO) 10

11 Begroting Total Cost of 'Ownership': alle directe en indirecte kosten: - Aanschaf / ontwikkeling / opstart - beheer / exploitatie - Gebruik én niet kunnen gebruiken (downtime) - Uitfaseren Open source: Geen licenties, wel beheerkosten 11

12 Contract Degelijk contract: looptijd, mogelijke verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) 'levende' projectdocs en 'deliverables' in bindend kader aansprakelijkheden mogelijkheden voor beëindiging exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management ) rollen / bevoegdheden volledige en geldende versie, wijzigingsbeheer monitoring en nakoming gemaakte afspraken leverancier- en prestatiemanagement tijdige, zinvolle rapportages 12

13 Sturing en bewaking in Voorbereiding : Waarderingsmodel Van business case naar aan te besteden opdracht 1. Analyse - alle gestelde eisen ook echt eisen? (hardheid) - relatieve gewicht van de gestelde wensen? - In welke vorm moet de offerte gevraagde informatie geven 2. Integraal gunningsmodel - alle relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - sluitende waarderingsberekening - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - check de elasticiteit (de werking) van het model 13

14 Sturing en bewaking bij Uitvoering : Communicatie Tussen publicatie bestek en voornemen tot gunning : vraag en antwoord via de Nota( s) van Inlichtingen reacties op voorgestelde model/concept documenten bezoek technische omgeving / schouw bij aanbesteder presentatie / demonstratie / proof of concept vraag en antwoord via verzoek nadere toelichting verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om business case nog bij te sturen 14

15 Wrap-up / rondvraag Alle thema s voldoende besproken? Nieuwe vragen / inzichten? Verdieping: de kleine Prince2, gids voor projectmanagement Van Onna en Koning gunnen op waarde, hoe doe je dat, PSI Bouw, CROW, mei 2007 leidraad kosten/batenanalyse voor ict projecten Ecorys nederland bv en Conict, dec

16 Dank voor uw aandacht/bijdrage mob:

17 Provincie Zuid Holland ICT-profiel PZH: 2400 werkplekken, meerdere vestigingen MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV 17