Agenda. Welkom Introductiefilm DsDoelstelling en Scope Aanbesteding & Bestek DsDo. Demonstratie Stand van zaken Leassons learned

Transcriptie

1 1

2 Agenda Welkom Introductiefilm DsDoelstelling en Scope Aanbesteding & Bestek DsDo Demonstratie Stand van zaken Leassons learned DsDo - de sleutel tot studentinformatie 2

3

4

5 DsDoelstelling DsDo ondersteunt onderwijsteams en andere bij de (studie) loopbaan betrokkenen, bij het in kaart brengen van de activiteiten van onderwijs, begeleiding en zorg voor de studenten. Het geeft invulling aan de doelstelling onze studenten persoonlijk te kennen en te begeleiden en moet leiden tot minder schooluitval. DsDo - de sleutel tot studentinformatie 5

6 Wat is DsDo? Intake (onderwijs) Digitaal Portfolio BPV Matching Roosteren & Logistiek Zorgdossier Albeda Studie loopbaan begeleiding Resultaat en beoordelings module Onderwijs Dashboard We zijn gestart met de 1e jaars! DsDo - de sleutel tot studentinformatie Onderwijs Catalogus Aan- en afwezigheid KRD 6

7

8 De tot standkoming Bestek DsDo In 2010 en 2011 zijn de wensen en eisen inclusief de business requirements in projectgroepen opgesteld. Inhoudelijke expertise uit en beoordelingen door docenten, SLB-ers, BPV-coördinatoren, onderwijsleiders, adjuncten etc uit het onderwijs. In augustus / september 2011 concrete opbouw van het bestek in nauwe samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken. Resultaat bijna 300 pagina s Bestek! DsDo - de sleutel tot studentinformatie 8

9 Aanbesteding DsDo Opbouw Bestek: Algemeen Deel Aanbestedings- en contractvoorwaarden; scope, organisatie en implementatie Communicatie, Managementinformatie, Facturatie, Kwaliteit Modules Must Have & Nice to Use -> Eisen & Wensen & Knockout criteria & Implementatieplan Pricingsheet / Financiële afspraken / Escape varianten Beoordelingssystematiek Bijlagen zijn oa business requirements, eisen SLA, eisen Exit plan etc Pricing op basis van: Meest Economisch Voordelige Inschrijving (75% functionaliteit, 25% prijs) Contract 5 jaar + verlengingsoptie 5 x 1 jaar; Implementatie Must have modules voor 1 september 2012 Implementatie Nice to Use daaropvolgend Inhouse en Saas variant DsDo - de sleutel tot studentinformatie 9

10 Strakke planning aanbesteding Plaatsing in de markt: 19 september 2011 Nota van Inlichtingen rondes: Stellen schriftelijke vragen en beantwoordingssessie Indienen offertest: 5 december indieners 2 partijen vielen af op de knock-out criteria Voorlopige gunning op 20 december 2011 Contractondertekening eind januari 2012 DsDo - de sleutel tot studentinformatie 10

11

12 DsDoDemo Vier Dashboards Docent Student Groep Eigen dashboard Student opzoeken via portaal Intake bekijken Afspraak inplannen Gespreksverslag maken Notitie maken Groep opzoeken via portaal Een toets waarderen Cijfers invoeren Gespreksverslag invoeren Student DsDo - de sleutel tot studentinformatie 12

13

14 De stand van zaken September 2012 DsDo fase I in gebruik genomen voor eerstejaars studenten Superusers, teambeheerders, BKD-ers getraind Superusers trainen eindgebruikers Eerste rappporten in de teams zijn uitgereikt aan de studenten Fase II, gericht op verdere optimalisering en gebruik van DsDo, is gestart. Peilmoment richting alle branches, hoe wordt het gebruikt, welke hulp is concreet nodig. DsDo - de sleutel tot studentinformatie 14

15

16 Lessons Learned Impact is groot op de Albeda Organisatie en vooraf moeilijk in te schatten / te beseffen / veel veranderingen tegelijk voor onderwijsteams Communicatie, communicatie! En je kunt niet alles voorkomen! Zeer ambitieuze planning,1 september 2012! Big Bang grote druk! maar een goed resultaat om trots op te zijn! 100% haal je niet, 80% wel! Vakantie was bottleneck -> hierdoor testen in gedrang! KRD administratie niet altijd op orde Veel problemen bij inrichting / gebruik maar wel oplosbaar! DsDo - de sleutel tot studentinformatie 16

17 Lessons Learned Gehele projectorganisatie bestond uit Albeda medewerkers Inhoudelijke expertise maar onbekendheid met projectrol beschikbare tijd beperkt, lange doorlooptijden! Functioneel en Technisch bewust gescheiden Beheerorganisatie niet op orde bij livegang Livegang wat uitgesteld Veel ICT problemen Negatieve weerslag op DsDo! Waar kan direct opgelost! DsDo - de sleutel tot studentinformatie 17

18 DsDoen! DsDo - de sleutel tot studentinformatie 18

19 DsDo - de sleutel tot studentinformatie 19