Traditioneel vs. Best Value. Gemeente Groningen en Gouw IT 2 oktober 2014, Best Value Event Noord-Nederland

Transcriptie

1 Traditioneel vs. Best Value Gemeente Groningen en Gouw IT 2 oktober 2014, Best Value Event Noord-Nederland

2 Een traditionele aanbesteding van een nieuw informatiesysteem voor de uitvoering van de wet WOZ en het heffen en innen van diverse lokale heffingen. Ervaringen uit de Groningse praktijk

3 Even voorstellen

4 Periode: Afdeling Belastingen: verantwoordelijk voor de uitvoering wet WOZ en het heffen en innen van overige lokale belastingen De context Verouderd informatiesysteem, noodzaak tot Europese aanbesteding. Openbare procedure

5 Proces Voorbereiding (PvE e.d.) Publicatie Beoordelen offertes Gunning en contracten Voorbereiding implementatie Implementatie (inrichting, test, conversie) In productie & nazorg Onderhoudsfase

6 Voorbereiding Europese aanbesteding (1) Ondersteuning door eigen inkoopunit en extern tenderbureau Vroegtijdig gestart met opstellen programma van eisen (PvE) Als basis voorbeeld PvE gebruikt van andere, vergelijkbare, gemeente Vervolgens met diverse experts van alle betrokken afdelingen PvE nader uitgewerkt. Nagedacht over benodigde functionaliteit, toekomstige ontwikkelingen, etc. Document laten reviewen door extern tenderbureau (toets op o.a. gelijkheids-, transparantie-, proportionaliteit- en non-discriminatiebeginselen) Gunning op basis van economisch meest voordelige aanbieding (prijs / kwaliteit)

7 Voorbereiding Europese aanbesteding (2) Resultaat voorbereiding procedure: Aanbestedingsdocument / programma van eisen van 130 pagina s! Algemeen gevoel: Hard gewerkt, zorgvuldig voorbereid, zeer compleet programma van eisen van goede kwaliteit Wat kan er nu nog misgaan? Goede basis gelegd voor een openbare aanbestedingsprocedure om te komen tot het beste product voor de beste prijs!...

8 Publicatie en gunning (kort) Spannende periode Verder met de huidige leverancier of in zee met een nieuwe partner?? Resultaat: Gunning aan nieuwe leverancier voor alle onderdelen Even aan het idee wennen

9 Implementatiefase (1) Vol frisse moed aan de slag! Projectorganisatie inrichten, project- en testplan schrijven, etc Installatie en inrichting software Starten met eerste proefconversie van gegevens

10 Implementatiefase (2) Conversie van gegevens systeem x naar systeem y Fouten in de conversie, wat gaat er mis? Gebroederlijk om tafel, analyseren, bespreken.

11 Implementatiefase (3) Conversie van gegevens Veldlengtes wijken af, betekenis van gegevens (interpretatie), functionaliteit anders van opzet, etc Eerste discussies ontstaan Opdrachtnemer: Maar dit staat zo niet in het bestek!? Opdrachtgever: Zeker wel, lees het nog maar eens goed Opdrachtgever: Ik zie wat er staat, maar dit is voor meerderlei uitleg vatbaar. Opdrachtnemer: Dat zoeken we uit

12 Implementatiefase (4) Naast discussie over conversie, later ook discussie over geboden functionaliteit. Probleem: Hoe wij het hebben opgeschreven, hoe zij het hebben gelezen en geïnterpreteerd? Zoveel tijd en energie gestoken in PvE en dan nog verschillen van inzicht!? Resultaat: Intensief traject voor alle betrokkenen Veel moeizame discussies tot in de late uurtjes Discussies over meer- of minderwerk, maatwerk, etc. Extra kosten voor opdrachtgever en opdrachtnemer (afhankelijk van uitkomst discussie) Nog maar net begonnen aan een duurzame relatie en nu al een valse start

13 Overige ervaringen en conclusies Voorbeeld Belastingen staat niet op zichzelf Diverse voorbeelden van vergelijkbare ervaringen met aanbestedingen (groot en klein), waarbij: papier en werkelijkheid vaak van elkaar verschillen sprake is van moeizame samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemers kosten bij opdrachtnemer of opdrachtgever (of beide) hoger uitvallen dan begroot we meer met juridische vraagstukken, procedures, papieren exercities, etc. bezig zijn dan het beoogde resultaat en het werken aan een optimale samenwerking

14 Kan het ook anders??

15 Kan het ook anders? Terugblik en ervaringen vanuit een leverancier

16 Eerst even voorstellen

17 Eerst even voorstellen

18 Eerst even voorstellen De Belastingmarkt voor lokale overheden: Handvol leveranciers 400 gemeenten 25 waterschappen Veel samenwerkingsverbanden Primair gemeentelijk proces van heffen en innen van belasting incl. WOZ administratie

19 Korte terugblik aanbesteding Groningen

20 Korte terugblik aanbesteding Groningen De implementatie van een nieuwe belastingapplicatie is meer dan ICT (dataconversie en software) alleen Iedere (gemeentelijke) organisatie is uniek Veel geleerd en toegepast in project toetreding Delfzijl, Appingedam en Loppersum bij belastingen gemeente Groningen

21 Kan het ook anders? BVP! Steeds meer aanbestedingen op basis van Best Value Leverancier krijgt expertrol Scope document Kansendossier en risicodossier Planning / plan van aanpak

22 Kan het ook anders? BVP! Ervaringen tot nu toe (selectiefase): Meer ruimte om te kunnen onderscheiden Minder papierwerk (geen 130 pagina s!) Schrijven, schrappen, schrijven, schrappen, schrijven Beoordeling voelt subjectiever

23 Kan het ook anders? BVP! Ervaringen tot nu toe (implementatiefase): Het blijft een implementatie van een primair proces Het blijft een implementatie meer dan ICT alleen De implementatie wordt wel samen uitgevoerd

24

25

26 Traditionele aanbestedingen leiden zelden tot het gewenste resultaat. Eens Oneens

27 Een aanbesteding is veelal een papieren exercitie. Dit kan nooit het optimale resultaat opleveren Eens Oneens

28 Een traditionele aanbesteding kost over het algemeen meer dan het oplevert. Eens Oneens

29 Standaard software kan niet middels BVP aanbesteed worden. Eens Oneens

30 Bij traditionele aanbestedingen staat niet het resultaat en de toegevoegde waarde centraal, maar vooral de contracten en procedures. Eens Oneens

31 Kun je een expertrol verwachten van een leverancier als er geen tijd en ruimte is om de aanbestedende partij te leren kennen. Eens Oneens

32 Groot voordeel van de traditionele aanbesteding is het uitgebreide programma van eisen. Hierdoor weten opdrachtnemers precies wat ik mijn vraag is. Eens Oneens

33 Een BVP aanbesteding is veel te vrijblijvend en geeft te weinig ruimte aan de opdrachtgever om invloed uit te oefenen op het gewenste resultaat. Eens Oneens