Inkopen van ICT. Inkopen Complexe Techniek? 20 april 2009

Transcriptie

1 : Inkopen Complexe Techniek? 20 april 2009 Ir. Richard Heijne den Bak MTD Teamleider IT-inkoop/pakketselectie Mitopics Docent Nevi Inkoopacademie

2 Inhoud Voorstellen Context IT-inkoop Omgaan met complexiteit en onzekerheid Inkoopstrategie bij aanbestedingen Case Rivm: Digibob Realisatie van het contract Afsluiting

3 Mitopics Onafhankelijk IT-advies combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise Kenmerken Sinds 1991 Beëdigd informaticadeskundigen Best practices Kwaliteitsmanagement Professioneel netwerk Huisleverancier Kernwaarden Professioneel Pragmatisch Objectief Ambitieus Betrokken Betrouwbaar

4 Onze diensten Strategie Voorstudies Beleid Verandermanagement Inkoop (Out)sourcing Europese aanbesteding Contractmanagement Vernieuwing Programma van eisen Pakket- en partnerselectie Implementatiebegeleiding Contractering Contracten en SLA s Onderhandeling Geschillen Beoordeling Audits Taxaties Deskundigenberichten Tevens Second opinions Projectbegeleiding Workshops

5 De praktijk Onderzoek van Standish Group 16 % projecten succesvol 31 % projecten gecancelled 53 % projecten operationeel, maar: Geen goede functionaliteit Te laat opgeleverd Buiten budget

6 Context IT-inkoop Ongelijke deskundigheid van partijen: materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie procesdeskundigheid klant kent ins en outs Eindresultaat niet 100% vast te leggen iteratief proces (product van samenwerking) complexiteit/ onbekendheid Vitaal belang, fouten zijn kostbaar kwetsbaarheid klant tijdens overgang afhankelijkheid ( zonder ICT ben je vleugellam ) strategisch belang

7 Context IT-inkoop (vervolg) Lange termijn relatie IT-project geen eenmalige levering onderhoud wijzigingen in behoeften Meerdere partijen Winners Curse effort commercieel traject Judoka s met de zwarte band Spanningsveld: ICT-afdeling, inkoop en de business Leveranciersstandaarden OSS/open standaarden Licenties op software

8 Samenhang van ICT in een organisatie Front office Werk station Werk station Werk station Winkel Call centre Website???? Werk station TP-monitors Procesbesturing Mid office Relatie beheer Workflow management server Communicatie netwerk server infrastructuur, middleware Verkoop informatie Document informatie server Back office Object broker Database Processing Database Processing Message servers

9 Wat koop je in? Hardware Software Diensten Projectdiensten Ongoing diensten (beheer) Afzonderlijke IT-onderdelen Projecten Of functionaliteit (SAAS: ASP, web-services)

10

11 Classificatie kwaliteitsnormen Beschikbaarheid service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing ondersteuning: service window helpdesk Performance service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid, omvang opslag ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen Integriteit service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid, volledigheid verstrekte informatie etc. Exclusiviteit service: toegang tot vertrouwelijke informatie en functionaliteit ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden verstrekt Conformiteit eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier. Vb Compliance

12 De ketting en de schakels Werkplek Verbindingen: - LAN - WAN Applicaties Datacentrum: - opslag - processor capaciteit

13 Perspectieven en belangen Prijs Kwaliteit Continïteit Flexibiliteit (Business) Manager ICT-afdeling Stabiliteit Integratie Ondersteuning Onderhoudbaarheid IT-inkoper Risico-reductie

14 Meedenken in inkoopstrategie Wat kopen we in? verdeling verantwoordelijkheid aantrekkelijk pakket voor de markt Wat is de uitgangssituatie Complexiteit Onzekerheid Hoe kopen we in Inkoop van voorfase/ POC/ proeftuin Interactie met leveranciers Opstellen RFI/RFP etc Evaluatie Contractonderhandeling Contractmanagement

15 Case RiVM: Digibob Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Project Digibob: digitalisering borstkanker onderzoek Openbare aanbesteding met uitgebreide prebid meeting SAAS uitvraag Template voor functionaliteiten, pricing en SLA Proof of concept voor gunning

16 Realiseren Proeftuin, proof of concept Bouw verbetermechanismen in Prestatiebewaking contract verdwijnt niet in de la belang dossiervorming bewaking checkpunten: tijd/kwaliteit/kosten/organisatie/informatie aanscherping afspraken (bv. performance) afwijkingen (bv. andere levertermijnen, scope) aanvullende afspraken (bv. extra werkzaamheden, nieuwe versies)

17 Opmerkingen! Inkopen ICT: Innovatief Controle Transparantie Vragen?