Workshop Aanbesteden van ICT: de business case

Transcriptie

1 Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo.....< ICT, met de i van inkoop! Workshop Aanbesteden van ICT: de business case Mr J.A. (John) Konijn 17 maart 2009.

2 Voorstel agenda Kennismaking, inventarisatie thema s Wat is er bijzonder aan ICT ICT aanbesteden 1. Van behoeftestelling naar business case 2. Voorbereiding aanbesteding 3. Uitvoering 4. Opdrachtfase, w.v.t.t.k. Wrap-up 2

3 Kennismaking John Konijn - bedrijfsjurist / contract manager ICT-afdeling PZH - zelfstandig adviseur ICT-profiel Provincie Zuid Holland: Ca werkplekken, verschillende vestigingen MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV 3

4 En U bent? Wat is uw naam / functie? Vanuit welke (soort) organisatie? Wat is uw ervaring met ict? Welke thema s zou u aan de orde willen stellen? Wat wilt u van deze sessie mee naar huis nemen? (brown paper sessie: ordening thema s) 4

5 Stelling Begin de Aanbestedingsprocedure pas, als: 1. de behoeftestelling op alle relevante aspecten 2. het beoogde proces van realisatie en ingebruikname, en 3. de bijbehorende rollen en bevoegdheden zijn uitgeschreven en door alle betrokken actoren bij de opdrachtgever zijn vastgesteld. 5

6 Wat is er bijzonder aan ICT Snelle technologische ontwikkelingen Wijzigende informatie/communicatie/transactie patronen Veranderende business- en aanbodmodellen Marktstructuur Automatisering binnen en tussen organisaties Verschillende generaties oplossingen en gedane investeringen Proprietary <> open source / open standaarden Wet en regelgeving, politiek, beleidsdoelen, eigen ict koers Complexiteit in aanpassen/veranderen/vernieuwen Nauwkeurigheid van processen en impact van fouten Verschillen tussen theorie en praktijk 6

7 Aanbesteden: Fasering 1. Van behoeftestelling naar business case 2. Voorbereiding aanbesteding 3. Uitvoering aanbesteding 4. Opdrachtfase Voornemen tot gunning Contractsafstemming / ondertekening Aanvang uitvoering opdracht Einde opdracht Bij voorkeur projectmatig op te pakken (Prince2, of gelijkwaardig ) 7

8 Aanbesteding: Actoren PZH rondom behoeftestelling, aanbesteding en opdracht: opdrachtgever(s), mandaathouder/beslisser, budgethouder aanbestedingsteam, projectbegeleiding, beheerorganisatie gebruikersorganisatie in primair én ondersteunend ict-proces Inschrijver / opdrachtnemer: Bid team management projectorganisatie uitvoeringsorganisatie 8

9 1. Business case: de wat-vraag (het gewenste eindresultaat) product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen Vanuit de perspectieven: - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - bedrijfsprocessen - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - beheerst veranderen - gebruik / beheer - personeel - juridisch 9

10 1. Business case: de hoe-vraag (hoe ziet de life cycle eruit?) Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen Verandermanagement en communicatie Bedrijfsfase: Gebruik, beheer en onderhoud Beheerst wijzigen Risico management Rapportages Exit management / volgende cyclus 10

11 1. Business case: besturing Ontwikkel- en opstartfase contract, projectdocumenten projectmatige aanpak Managen van t-o-k-i-g marges organisatiestructuur bij beide partijen Rapportages Oplevering / acceptatie Bedrijfsfase Contract, SLA Leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever Aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever Leveranciers- en prestatiemanagement 11

12 1. Business case: scoping Functioneren binnen bestaande omgeving Gebruikmaking van infrastructuur/middelen van opdrachtgever Technische en overige omgevingsvereisten Afhankelijkheid van andere projecten/processen Kwaliteitseisen Milieu verantwoord ondernemen Duurzaamheid 12

13 1. Business case: pricing Benoem de financiële aspecten van de te gunnen opdracht (intellectueel) eigendom, huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) investering en exploitatie (wat kost het) betalingsmodel (hoe wil ik ervoor betalen) financieringsmodel (uit welke beschikbare middelen) Stel een begroting op van de totale financiële waarde van de opdracht 13

14 1. Business case: contract Zorg voor een degelijk contract: looptijd, mogelijkheden tot verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) projectaanpak en resultaat in bindend kader aansprakelijkheden mogelijkheden voor beëindiging exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management ) rollen / bevoegdheden document volledig en geldende versie, wijzigingsbeheer monitoring en nakoming gemaakte afspraken leverancier- en prestatiemanagement tijdige, zinvolle rapportages 14

15 2. Voorbereiden: Focus op de Inschrijvers Sourcing strategie: wat voor soort aanbieder(s) wordt(en) gezocht? Geschiktheidseisen en selectiecriteria ten aanzien van de organisatie van de Inschrijvers. Technische geschiktheid Financiële draagkracht De niet openbare procedure is daarbij flexibeler voor de aanbestedende dienst 15

16 2. Voorbereiden: modelkeuze Oriëntatie marktaanbod / vraagformulering (eigen of extern advies, marktconsultatie) Wel of niet in percelen, wel of geen varianten Flexibiliteit in de opdracht Van ontwerp naar resultaat: (demo, proof of concept, simulatie, OTA, schaduwdraaien, in of na beoordeling) Timing en planning van beoogd resultaat Inkoopplan, keuze voor soort procedure 16

17 2. Voorbereiding: Eisen en wensen Voor alle opdracht-onderdelen, en geschiktheidscriteria voor gegadigden (niet openbare procedure): Eis: gesloten vraag, antwoord ja / nee niet voldoen = terzijdelegging (?) Vraag: open vraag, antwoord = beschrijving Bevat ook beoordelingsmethodiek voor waardering van antwoorden Niet beantwoorden = terzijdelegging (?) 17

18 2. Voorbereiding: info-structuur Beslis voor de opdrachtfase: welke documentatie opdrachtnemer op welke momenten tijdens de opdracht moet opleveren welke sturingsbevoegdheden je daar als opdrachtgever op hebt Bepaal: welke van deze documentatie je - in welke mate van uitwerking al bij de offerte wilt kunnen lezen op welke manier je die documenten wilt kunnen beoordelen en waarderen 18

19 2. Voorbereiden: Opstellen waarderingsmodel Als het programma van eisen en wensen stabiel is: 1. Analyse - hardheid gestelde eisen (zijn alle gestelde eisen echt eisen?) - wat moet het gewicht zijn van de gestelde wensen - In welke vorm moeten de offertes de gevraagde informatie geven - hoe vertaalt de business case zich naar een prijsstructuur voor de te verkrijgen offertes 2. Integraal gunningsmodel - benoem de relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - stel voor de wensen een sluitend waarderingsmodel op - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - Check de elasticiteit (de werking) van het model 19

20 2. Voorbereiding Opdrachtcomponenten in het bestek opdracht en bijbehorende business case (op hoofdlijnen) (ontwerp) product/dienst documentatie proces / project totstandkoming resultaat gewenste samenwerkingsstructuur projectdocumenten (model / concept) overeenkomst en SLA (model / concept) gunningscriteria programma van eisen en wensen, voorzien van beoordelingsmethodiek sluitend en passend prijs- en betalingsmodel in te dienen documentatie (bvk o.b.v. standaardfmln) 20

21 3. Uitvoering: Communicatie tussen publicatie bestek en gunning opdracht: vraag en antwoord via de Nota( s) van Inlichtingen reacties op voorgestelde model/concept documenten bezoek aan technische omgeving / schouw bij aanbesteder presentatie / demonstratie / proof of concept vraag en antwoord via verzoek nadere toelichting verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om business case nog bij te sturen 21

22 3. Uitvoering: Bewaking business case Tussen voornemen tot gunning en opdracht Verificatie (Afwachten Alcatel-termijn) contractsbesprekingen en ondertekening Aanvang opdracht: vaststellen projectdocumenten w.v.t.t.k. 22

23 4. Opdrachtfase: w.v.t.t.k. 23

24 Wrap-up / rondvraag Alle thema s voldoende besproken? Nieuwe vragen / inzichten? 24

25 Dank voor uw aandacht/bijdrage mob: