Innovatiegericht Inkopen

Transcriptie

1 WORKSHOP 7 Innovatiegericht Inkopen Marieke van Putten, PIANOo Andrea Wijnants, Ministerie I&M 21 juni 2011 Workshop 1 Het Nieuwe Werken

2 Inhoud Wat is innovatiegericht inkopen bij de overheid? Wat doet PIANOo aan innovatiegericht inkopen? Iets meer over Small Business Innovation Research (SBIR) Animatie innovatiegericht inkopen met voorbeelden Hoe gaat innovatiegericht inkopen in de praktijk? Stellingen

3 Innovatiegericht inkopen Innovatiegericht inkopen: overheid doelgericht op zoek naar innovatieve oplossingen vanuit maatschappelijke vraagstukken Initiatief ligt bij aanbestedende overheden Vereist strategische verankering op beleidsniveau Vraagt om samenwerking Bij innovatiegericht inkopen snijdt het mes aan twee kanten: Rijksoverheid: 15 miljard euro effectievere en efficiëntere overheid impuls innovatiekracht bedrijfsleven Andere overheden: 45 miljard euro

4 Plaats innovatiegericht inkopen Innovatiegericht Inkopen is samen met SBIR onderdeel van Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Werkt samen met PIANOo, expertisecentrum aanbesteden en agentschap NL SBIR II

5 Innovatiegericht inkopen: de termen Innovatiegericht inkopen: het resultaat is een innovatie Om maatschappelijke vraagstukken op te lossen Innovatie gericht Inkopen De innovatiekracht bedrijfsleven te stimuleren Innovatief aanbesteden Duurzaam inkopen Professioneel aanbesteden randvoorwaarde

6 Innovatiegericht inkopen heeft veel doelstellingen en betrokkenen! Oplossen maatschappelijke vraagstukken Stimuleren sectoren Stimuleren MKB innovaties en verspreiding In het verleden vooral focus op stimuleren MKB! 6

7 Succes- en faalfactoren innovatiegerichte inkoop? Valkuilen: Onvoldoende kennis van en benutten Europese regelgeving Risico s worden gemeden, niet gemanaged Onvoldoende inzien rol en noodzaak innovatie Teveel betrokkenen met te weinig expertise, niet gericht op samenwerking onvoldoende prikkels voor inkopers Succesfactoren: Inkopende organisatie met lange termijn innovatiestrategie Een verbinding tussen innovatie- en inkoopbeleid Innovatievriendelijke cultuur en management Teamgerichte werkwijze Een intelligente klant Een professionele inkoper Duidelijke doelen Interactie met bedrijfsleven 7

8 Innovatie hoeft niet hoogdravend te zijn: Altijd situationeel benaderen. Innovatie moet over iets relevants gaan. Een grote opdracht maakt innovatie vaak wezenlijker. Innovatieresultaat = (relevantie) x (innovatief gehalte).

9 Waarom is innovatie niet vanzelfsprekend?

10 Waarom is innovatie niet vanzelfsprekend?

11 Risicoallocatie: opties Toedelen zwart-wit risico s Aansluiten bij bestaande kaders / inkoopbeleid Typische uitvoeringsrisico s: opdrachtnemer Oplossingsspecifieke risico s: opdrachtnemer Toedelen grijsgebied risico s Toepassing geobjectiveerde criteria Gelimiteerde verdeling van risico s Op basis van maatgevende risicoparameter Op basis van maximalisatie van de gevolgen Delen in plaats van verdelen ( risicopot )

12 Wat doet Innovatiegericht inkopen? Fysiek en virtueel kennisnetwerk innovatiegericht inkopen opbouwen, met best practices, bijeenkomsten, workshops en handleidingen op aanbestedingsthema s. Actieve ontwikkeling projecten te stimuleren in samenwerking met grote gemeenten, Brainport Eindhoven, Rijkswaterstaat, Facilitair Management Rijk Samen met I&M, duurzaam inkopen Etalage duurzaam inkopen ontwikkelen Waar nodig ondersteunen bij opschaling projecten Innovatiegericht inkopen verankeren in Topsectoren beleid Rijksbrede indicator innovatiegericht inkopen ontwikkelen

13 Beleidsexperiment Innovatiegericht Inkopen Tot maximaal euro ondersteuning bij Marktverkenning Ontwikkeling van formats voor concept bestekken Risico-analyse Total cost of ownership analyse (Ondersteuning bij) het opstellen van een innovatiegericht bestek of contract

14 SBIR proces bestaat uit fasen 2 maanden Beoordelen ideeën en gunnen contracten Haalbaarheidsonderzoek Schrijven, beoordelen en gunnen ontwikkelplannen 2 maanden 6 maanden 3-4 maanden Ontwikkelen innovatie 2 jaar Totaal: ca 3 jaar

15 Vijf voorbeelden innovatiegericht inkopen Twee ontwikkelingen in Small Business Innovation Research (SBIR): dijkbewaking en auto van de toekomst. Een ontwikkelingsproject in samenwerking met bedrijfsleven + inkoop van het Ministerie van Defensie: Spades Een project resulterend uit prijsvraag Maatschappelijke Sectoren en ICT Twee reguliere inkooptrajecten waarin uit noodzaak naar innovatie is gezocht

16 Wanneer pas ik innovatiegericht inkopen toe? Bestaande oplossingen voldoen niet aan ambities organisatie over primaire taken omstandigheden en proces Bedrijfsvoeringprocessen, zoals schoonmaak, bedrijfskleding en ICT, ook geschikt voor vragen naar innovatieve oplossingen. Standaardinkopen met aansluiting bestaande producten minder geschikt voor het inkopen van innovatieve oplossingen. 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

17 Wat is belangrijk voor de inkoper? Wees op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen en projecten in de organisatie Stimuleer vroegtijdige betrokkenheid inkoop Regisseer het inkoopproces en (soms) inkoopteam Zorg voor een professioneel inkoopproces Hou kennis van de markt up to date door bv pianoo-lunches bij te wonen, beurzen te bezoeken en ontmoetingen met marktpartijen te organiseren

18 Betrek de markt (fasering) Strategiefase: Brede scope bepalen Innovaties accepteren Marktoriëntatie/consultatie; Aanscherpen scope Website inrichten; Concept documenten toetsen aan de markt Haalbaarheidstoets;

19 Betrek de markt (fasering) PVE-fase: Tenderteam samenstellen; Specificeren behoefte; Opstellen Selectie- en Gunningcriteria; Publicatie relevante documenten; q&a de markt; nota van inlichtingen. Aandachtspunten aanbestedingstraject: gelijke behandeling Transparantie, niet voor specifieke oplossingen objectiviteit

20 Het belang van functioneel specificeren maakt gebruik van specialistische kennis van leverancier geeft ruimte om nieuwe technologieën toe te passen/maximale innovatieruimte know-how wordt effectief ingezet mogelijkheid tot kostenverlaging geen overspecificatie alternatieven worden niet verwaarloosd groter aanbod leveranciers leverancier kan toegevoegde waarde tonen Stimuleert het bedenken van onconventionele oplossingen. 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

21 Concurrentiegerichte dialoog Wanneer? Als de normale aanbestedingsprocedures niet voldoen Vooraf Strategie + proces bepalen Outputspecificatie/functioneel specificeren Voorbereidende bijeenkomsten: voorlichting en marktconsultatie Dialoog Vanuit een open vraag naar oplossingen 1 op 1 gesprekken, Snel, kort en krachtig Op basis van de gesprekken wordt geoffreerd Gunning obv vooraf vastgestelde criteria 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

22 Betrek de markt (fasering) Gunningsfase: Offertes ontvangen Offertes beoordelen Contractering Succesvolle toepassing EMVI vereist: Objectivering waarde aspecten Kwaliteit telt substantieel mee (minimaal 40%) Inzichtelijke en objectieve beoordelingsmethodiek Innovatie via criteria op onderwerpen zoals duurzaamheid Plan van aanpak voor innovatie Consequentie: opdrachtnemers kunnen vrijelijk aanbieden

23 Waarborgen innovatie in contract - Innovatieprikkels in contract - Laat opdrachtnemer jaarlijks een innovatieplan schrijven - Koppel dit plan aan af te spreken verbeteringsdoelen - Breng risico s in kaart en neem risicoverdeling op - Regel Intellectueel eigendom: niet afkopen! Bij gunnen innovatieve oplossingen Monitoring belangrijk! 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

24 Metrokaart innovatiegericht inkopen 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

25 Metrokaart innovatiegericht inkopen 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

26 Waar kan ik hulp krijgen bij innovatiegericht inkopen? AGENTSCHAP NL SBIR team PIANOo -> innovatiegericht inkopen Tendernet Bestekkenbibliotheek Platformorganisaties 21 juni 2011 Workshop 7 Innovatiegericht Inkopen

27 Stelling rol inkoper Inkoop moet een andere rol gaat vervullen: strateeg, regisseur en adviseur.

28 Stelling organisatorische aspecten Een centraal budget voor innovatie is absoluut nodig voor het realiseren van duurzame innovatie bij aanbestedingen.

29 Stelling marktverkenning- en consultatie Om een (concurrentiegerichte) dialoog met de markt te hebben, moet je zelf ook goed weten wat je wilt en goed voorbereid zijn. Dat creeërt begrip, vertrouwen en ruimte voor ontwikkeling.

30 Stelling proces innovaties inkopen Innovatie inkopen gaat prima met een reguliere, relatief eenvoudige aanbestedingsprocedure met goed voortraject, optimaal benutten juridische kader en toepassen EMVI

31 Bedankt voor uw aandacht! 21 juni 2011 Workshop 1 Het Nieuwe Werken