Mr. K. (Klaas) Molkenboer DE ONDERHANDELINGSPROCEDURE IN DE GEWIJZIGDE AANBESTEDINGSWET

Transcriptie

1 Mr. K. (Klaas) Molkenboer DE ONDERHANDELINGSPROCEDURE IN DE GEWIJZIGDE AANBESTEDINGSWET

2 Inhoudsopgave Wettelijk kader Praktische uitwerking Aandachtspunten Conclusie 2

3 Wettelijk kader Aanbestedingswet en - regelgeving ABBB Algemene beginselen aanbestedingsre cht Precontractuele trouw 3

4 Wettelijk kader Artikel 1.1 Gewijzigde Aanbestedingswet Mededingingsprocedure met onderhandeling: procedure waarbij alle ondernemers naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming, maar uitsluitend de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers een eerste inschrijving mogen indienen en waarbij door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt; 4

5 Wettelijk kader Artikel 2.28 Gewijzigde Aanbestedingswet Een of meer van de volgende criteria voldoen: er kan niet worden voorzien in de behoeften van de aanbestedende dienst zonder aanpassing van gemakkelijk beschikbare oplossingen; het betreft onder meer ontwerp- of innovatieve oplossingen; de overheidsopdracht kan wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico s, niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen; de technische specificaties kunnen door de aanbestedende dienst niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld op basis van een norm 5

6 Wettelijk kader Artikel 2.31 Gewijzigde Aanbestedingswet Stappen in de procedure: nodigt de geselecteerde gegadigden uit tot het doen van een eerste inschrijving; kan met de inschrijvers onderhandelen over hun eerste en daaropvolgende inschrijvingen, met uitzondering van de definitieve inschrijving, om de inhoud ervan te verbeteren, met dien verstande dat niet wordt onderhandeld over de gunningscriteria en de minimumeisen; beoordeelt de definitieve inschrijvingen aan de hand van het door de aanbestedende dienst gestelde gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding en de nadere criteria, bedoeld in artikel 2.115; 6

7 Wettelijk kader Procedure Concurrentiegerichte dialoog, artikel 2.29 Gewijzigde AW 2012 houdt met de geselecteerde gegadigden een dialoog met het doel te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan de behoeften van de aanbestedende dienst te voldoen en maakt een keuze welke oplossing of oplossingen aan zijn behoeften kunnen voldoen; verzoekt de deelnemers aan de dialoog hun inschrijving in te dienen; toetst of de inschrijvingen voldoen aan de tijdens de dialoog voorgelegde en gespecificeerde oplossing of oplossingen; beoordeelt de geldige inschrijvingen aan de hand van het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding en de door de aanbestedende dienst gestelde nadere criteria, bedoeld in artikel 2.115; 7

8 Wettelijk kader Verschillen Onderhandeling vs CGD Twee of meer rondes offertes vs één ronde Op basis van offerte praten vs praten op basis van PvE 8

9 Wettelijk kader Considerans Nieuwe RL ov. 45: Minimumeisen en gunningscriteria en wegingsfactoren van te voren bekend en niet te wijzigen > niet onderhandelbaar Gericht op verbetering van de inschrijvingen om aan te sluiten op specifieke behoefte AD De onderhandelingen kunnen betrekking hebben op alle kenmerken van de gekochte werken, leveringen en diensten, zoals kwaliteit, hoeveelheid, commerciële clausules, alsook sociale, milieu- en innovatieve aspecten, voor zover het geen minimumeisen betreft. 9

10 Wettelijk kader Elke inschrijving moet voldoen aan de (materiële, functionele en juridische) minimumeisen opdat de aanbestedende dienst de opdracht kan gunnen in overeenstemming met de gekozen gunningscriteria. Goede documentatie 10

11 Praktische uitwerking Wanneer kun je de onderhandelingsprocedure toepassen? Wettelijk toegestaan > niet al te lastig Middelen (geld en capaciteit) beschikbaar in de eigen organisatie (meer tijd dan OP of NOP) Kunde aanwezig in eigen organisatie om gedurende de hele procedure het proces scherp te volgen (meer kunde nodig dan bij OP of NOP) De behoefte is functioneel gespecificeerd 11

12 Praktische uitwerking Wanneer wil je de onderhandelingsprocedure toepassen? Er is geen pasklare oplossing De markt is niet in staat om in een CGD mee te denken met de AD De extra kosten wegen op tegen het voordeel Extra kosten voor 1 of 2 onderhandelingsrondes: Inkoper bij 5 inschrijvers: 5 *16= 80 uur Leden projectgroep: 4 leden*40 uur= 160 uur Voordelen: Minder ruis, een beter passende offerte, een extra kans om eigen doelen toe te lichten etc. 12

13 Praktische uitwerking 13 Proces: Selectieleidraad Selectie Beschrijvend document Nota van Inlichtingen Eerste inschrijving Eerste beoordeling Onderhandelingsgesprek Definitieve inschrijving Beoordeling Gunning

14 Praktische uitwerking Wat neem je op in de stukken? Selectiecriteria Minimumeisen materieel functioneel juridisch Gunningscriterium BPKV Afwijkingen in vergelijking met huidige procedures? 14

15 Praktische uitwerking Onderhandelingsgesprek: 1 of 2 rondes? Mogelijkheid 2 e of zelfs 3 e ronde openlaten. Hou deze vrijheid Mogelijkheid tot verificatie. Geef van te voren aan welke vragen je hebt. Eindigen met definitieve inschrijving 15

16 Praktische uitwerking Waar onderhandel je over? Van Dale: on der han de len (onderhandelde, heeft onderhandeld) 1 proberen het met elkaar eens te worden Wettekst: om de inhoud ervan (KM: de inschrijving) te verbeteren Vervolgens doen de subgunningscriteria hun werk. 16

17 Praktische uitwerking Waar onderhandel je over? Alle kenmerken (zie wettekst), zoals kwaliteit, hoeveelheid, commerciële clausules, alsook sociale, milieu- en innovatieve aspecten. Alles dus waarover je wil praten, maar je wordt het niet eens. Gelijkheidsbeginsel dwingt je om alle onderwerpen van onderhandeling als gunningscriterium op te nemen, tenzij onbetekenend 17

18 Aandachtspunten Manage de verwachtingen bij alle stakeholders (intern en extern) Er wordt niet onderhandeld, maar wat dan wel? Waar praat je wel over en waarover niet? Onderhandelen vraagt deels om andere competenties. Hoe? Omschrijf duidelijk het proces in de aanbestedingsstukken. En blijf dat doen. Organiseer bij twijfel een bijeenkomst om de procedure toe te lichten. Maak een duidelijke agenda en bespreek die ook goed intern. 18

19 Conclusie Mooie toevoeging aan de gereedschapskist Ruimte is beperkter dan de naam doet vermoeden 19

20 Contactgegevens Klaas Molkenboer Aeves B.V Brinklaan EW BUSSUM +31(0)