Implementatie eboard. Nederlandse Board gebruikersdag. Fred Elgers, Hoofd Controlling

Transcriptie

1 Implementatie eboard Nederlandse Board gebruikersdag Fred Elgers, Hoofd Controlling

2 Agenda Introductie Aanleiding CPM Selectieproces Projectaanpak Resultaten Toekomst 2

3 Introductie Persoonlijk Fred Elgers MSc 44 jaar, getrouwd, 1 zoon Opleiding: Nyenrode Business University - Accounting & Auditing Manager controlling bij Evides sinds 2012 Ervaring in Audit (6 jaar) en Controlling (20 jaar) Branches: Landelijke groothandel en distributie, overheid, transport, nutsvoorziening 3

4 Introductie Evides 4

5 Introductie Evides 5

6 Introductie Evides 6

7 Aanleiding CPM Visie Wensen vanuit Controlling: Werkzaamheden efficiënter inrichten Toenemende rapportage- en werkdruk het hoofd bieden Betrouwbaarheid informatievoorziening beter borgen Snelheid informatievoorziening vergroten Voordelen van een CPM-tool: Minder afhankelijk van arbeidsintensief en foutgevoelig werk in Excel Geautomatiseerde workflow en logging van activiteiten Connectiviteit op veel voorkomende data-warehouses Een CPM-tool biedt de mogelijkheid voor Controlling om toegevoegde waarde te verhogen de besturing van Evides te verbeteren 7

8 CPM BI ERP Aanleiding CPM Verwarring Corporate Performance Management [CPM] - is een overkoepelende term die de methoden, eigenschappen, processen en systemen beschrijft die worden gebruikt om de bedrijfsprestaties van een onderneming te bewaken en te beheren. De meest gebruikte functies zijn o.a. financiële consolidatie, rapportage en ontsluiting en budgettering en planning. Business Intelligence [BI] - is een overkoepelende term die de toepassingen, infrastructuur, hulpmiddelen en best practices omvat die toegang tot en analyse van informatie mogelijk maken om beslissingen en prestaties te verbeteren en te optimaliseren. Veelgebruikte functies zijn onder andere data discovery, data visualisatie en big data. Enterprise Resource Planning [ERP] betreft applicaties die automatiseren en ondersteunen in een reeks administratieve en operationele bedrijfsprocessen in verschillende industrieën, waaronder bedrijfsactiviteiten, klantgerichte-, administratieveen asset management-aspecten van een onderneming. 8

9 Selectieproces Algemeen Marktverkenning wat is CPM SWOT 15 aanbieders hoe is functionaliteit ontstaan Shortlist (3x3) software leveranciers implementatie partners demo s in verschillende set-ups Selectie selectiecriteria pilot ter bevestiging onderhandeling 9

10 Selectieproces Board - Kadenza Wij hebben gekozen voor de implementatie van Board door Kadenza Waarom Board Los staand platform, specifiek ontwikkeld op CPM-functionaliteit Toegankelijke look and feel / user experience Self-service (door)ontwikkeling Inrichting door gebruiker in plaats van ICT Cloud-oplossing Waarom Kadenza Bewezen ervaring met implementatie van Board Gerichte focuss op slechts enkele CPM-oplossingen Consultants met gevoel voor zowel functionaliteit als techniek Goede persoonlijke klik tijdens selectieproces 10

11 Projectaanpak Methodisch Pragmatische Agile projectaanpak Inrichting op basis van co-build Inhoudelijk gestart per januari 2019 Product backlog Sprint planning 11

12 Projectaanpak Functionaliteiten Status Functionaliteit Status Initiële scope (fase 1+2) Vervolg scope (fase 3) Potentiële scope uitbreiding KPI-dashboards Financiële maandrapportage Prognose Begroting (inclusief AMP) Integratie van tekstuele toelichtingen ITP-model Rapportage tariefsopbouw Klantmarges EIW Treasury portefeuille Long term asset management planning Long term personeelsplan Leveranciersmanagement Allen in combinatie met scenarioanalyses Live Live Live Implementatie gestart Vervolg scope Q Potentiële uitbreiding >

13 Resultaten Live na 5 maanden Take aways (mijn leerpunten) eboard gaat het werk van controllers echt veranderen, daarom: Betrek controllers tijdig voor ontwerp, testing en acceptatie eboard is een tool voor de gehele organisatie en geen speeltje van Controlling, daarom: Werktitel een eigen tintje gegeven Roadshow langs alle 80 gebruikers Technische voorkeuren zijn niet altijd gelijk aan technische onmogelijkheden, daarom: Blijf bij de ontwikkeling scherp naar elkaar toe. Challenge tot je tevreden bent 13

14 Juni 2019: Oplevering begrotingsproces Q3-2019: Begrotingsstress + vakanties Lage inzet van Kadenza: support, fine-tunen huidige functionaliteit, afronding mindertijdkritische begrotingsprocessen (balans, treasury) Q4-2019: Voortgezette P&C-producten op het gebied van kostenallocatie 2020 en verder: Interne doorontwikkeling van functionaliteiten Gedreven door business vraag, op basis van value estimation 14

15