HEAD-Congres Anders kijken,anders denken, anders doen.

Transcriptie

1 HEAD-Congres 2015 Anders kijken,anders denken, anders doen.

2 Even voorstellen: Cordaan Zorginstelling met de basis in Amsterdam en biedt aan cliënten: thuiszorg en ondersteuning en begeleiding in de wijk verzorging en verpleging aan ouderen zorg aan mensen met een verstandelijke beperking geestelijke gezondheidszorg Kenmerken Cordaan: Omvang: ca FTE, 7400 mdws en 2200 vrijwilligers. Omzet ca. 370 mln Circa. 120 locaties met vestigingen in Amsterdam, Diemen, Huizen, Maartensdijk, Zaandam en Nieuw Vennep Sprekers: Tamara Oostdam: manager bedrijfsvoering sector VGZ Geert-Jan Boedart: teamleider Planning en Control Christiaan Boiten: consultant 2

3 Inhoudsopgave: 1) Regie in teams 2) Implementatietraject CostA 3) Toelichting CostA 3

4 Anders kijken, anders denken, anders doen 4

5 Doel Regie In Team Goed leven Mooi werk Financieel gezond 5

6 Uitgangspunten Regie In Team Gedeeld eigenaarschap = medezeggenschap Verantwoordelijkheid nemen voor eigen locatie / team Continue verbeteren 6

7 MEDEZEGGENSCHAP staat centraal Cliënten Verwanten Medewerkers Organisatie 7

8 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant Goed leven! 8

9 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 9

10 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen 10

11 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen 4. Continu kijken hoe het beter kan Eigen winkel runnen Werken vanuit eigen kracht 11

12 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen 4. Continu kijken hoe het beter kan 5. Eigen winkel runnen 12

13 Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van Verspillingen 4. Continu kijken hoe het beter kan 5. Eigen winkel runnen 6. Werken vanuit eigen kracht 13

14 Hard Hart RIT 14

15 < STEMMEN VAN > Oordeel DOWNLOADEN (oordelen uit gewoonte) Open geest VERRICHTEN (uitvoeren) Cynisme ANDERS KIJKEN (met frisse blik) Open hart INRICHTEN (vorm geven) Angst VERBINDING (gezamenlijk / dialoog) Open wil RICHTEN ( visie en intentie) LATEN GAAN LATEN KOMEN Onderkennen 15 Vanuit Eigen Kracht Wat kan / wil ik bijdragen Implementeren

16 0-meting Start bijeenkomst Tussen bijeenkomst 1-meting Eind bijeenkomst 2-meting Week 1 Opstart Week 2-6 Diagnose Week 6-16 Uitrollen/verbeteren Week 16 en verder Vasthouden Foto van het team Knelpunten in kaart Kernteam analyseert bewaakt voortgang / inhoud Kleine winsten, continue verbeteren Opstarten verbeterteams RIT- instrumenten 16

17 Borgingsinstrumenten Keek op de Week Waar Loop Ik Tegen Aan bord Zo werken wij map Continu verbeterplan 17

18 Na het maken van de procesmeter geeft de broer van Nel (die in het kernteam zit) aan: Jullie doen zoveel op een dag. Ik snapte nooit waarom jullie niet meer met Nel konden doen, nu begrijp ik het wel. Vind het nog steeds jammer, maar ik begrijp dat we dit op een andere manier moeten oplossen 18

19 Hoe faciliteren de ondersteunende diensten Regie in Teams? - Versimpelen administratieve processen - Het verder faciliteren van integraal management - Nieuw begrotingspakket CostA geïmplementeerd; de teammanager moet zelf een begroting kunnen opstellen. - Aanpassen systematiek doorbelasting kosten ondersteunende diensten - Verfijnen van bestaande stuur informatie; uitbreiden van stuur informatie voor teams. Zowel qua inhoud, als qua vorm. 19

20 Implementatie nieuw begrotingspakket CostA Aanleiding Begrotingsproces kende lange doorlooptijd; zeer intensief door de werkwijze waar gebruik wordt gemaakt van veel Excelsheets (erg foutgevoelig); Deze werkwijze werd als belastend ervaren door control en ICT; begrotingsproces werd teveel door controllers uitgevoerd; Onvoldoende overzicht op status en voortgang; grote afhankelijkheid van MIS voor voortgangsrapportage en overzichten; Wijzigingen in parameters en kaders leidden tot veel handmatige aanpassingen en herstelwerkzaamheden. Doelstelling De teammanager moet zelf een begroting kunnen opstellen ; 200 gebruikers moeten tegelijk kunnen begroten. Gebruiksvriendelijke tool die leidt tot een compleet overzicht van de begrote opbrengsten, personele, materiële en (intern) doorbelaste kosten. 20

21 Implementatie nieuw begrotingspakket CostA Aanpak [na pakketselectie]: Samenstellen gebalanceerde projectgroep; Matching wensen organisatie en mogelijkheden pakket; Configureren/aanpassen tool en daarna goed testen! Betrekken eindgebruikers om user interface te optimaliseren; Opleiden eindgebruikers (200 teammanagers en 20 controllers); Leerpunten: Neem de tijd en zorg voor voldoende projectcapaciteit; Betrek de diverse disciplines (sectoren, controllers, ITC) vroegtijdig; Flexibiliteit pakket tunen op organisatie, maar perk het wel in; Lay-out schermen en menu s: overzichtelijk voor teammanagers; Randvoorwaarde blijft deskundig management! Conclusie: CostA is een middel dat Regie in Teams 21 kan ondersteunen als voldaan wordt aan de bovenstaande punten.

22 CostA: 4 modules Logis biedt met het product CostA software ter ondersteuning van Financiële Planning & Business Intelligence Voor de zorg sector zijn 4 modules beschikbaar: Budgettering / begroting Meerjarenplanning Kostprijzen Business Intelligence 22

23 CostA: plannen in 3 stappen Menu structuur ingericht op basis van drie stappen: 1. Begroot productie (1b. Controleer normformatie) 2. Rond begroting af - Formatie planning - Financiële planning 3. Rapportage (dashboard) 23

24 CostA: overzichtelijke rapportages 24

25 25