Case NedTrain. Nationale Controllersdag Bussum, 16 juni Presentatie door: Carlo Zwinkels ( )

Transcriptie

1 Case NedTrain Nationale Controllersdag 2011 Bussum, 16 juni 2011 Presentatie door: Carlo Zwinkels ( )

2 Agenda Introductie Project Resultaten Vragen

3 Het bedrijf - NedTrain NedTrain is een 100% dochter van de NS en dé organisatie voor het onderhoud van de treinen (rollend materieel) in Nederland. Veel locaties in Nederland met een diversiteit aan activiteiten én systemen: Haarlem Modernisering treinstellen BaaN omgeving Tilburg Revisie componenten BaaN omgeving Gehele land 35 locaties onderhoud- en service bedrijven Triton omgeving Amsterdam onderhoud HSL treinen Maximo omgeving Utrecht Stafdiensten SAP omgeving

4 Aanloop naar het project Gerealiseerd: Van decentrale naar centrale factuurverwerking in 2006 Afdwingen van discipline bij leveranciers (inkooporders) Implementatie van SAP FiCo in 2008 Terugbrengen aantal inkoopfacturen van naar Resterende uitdagingen inzake factuurverwerking: Facturen worden verwerkt in 7 systemen Betalingstermijnen worden overschreden Leveranciers dreigen te stoppen met leveren Veel FTE s noodzakelijk voor tijdige betaling van inkoopfacturen Weerstand tegen het oude goedkeuringsproces

5 Start optimalisatie factuurverwerking Situatie eind 2009 niet langer houdbaar: Optimalisatie van factuurverwerkingsproces noodzakelijk Ontwikkeling van de Business Case in februari 2010 Zeer positief: Terugverdientijd circa 1 jaar Stijging productiviteit crediteurenadministratie Uniformering en automatisering goedkeuringsproces Maar: Angst binnen NedTrain voor nieuwe ICT projecten Startsein project door directie in maart 2010

6 Introductie Project Resultaten Vragen

7 Projectorganisatie Basware 2 keuzemogelijkheden binnen IT landschap van de NS: Basware of Ariba Keuze valt op Basware: Positieve ervaringen bij NS Poort (Vastgoed en Stations) Marktleider in Europa mbt Purchase to Pay oplossingen Flexibiliteit bij aansluiting met verschillende ERP systemen Flincq Ruime ervaring met implementeren van Purchase-to-Pay oplossingen Kennis van de organisatie op basis van eerdere projecten Integrale aanpak over alle bedrijfsaspecten

8 Een integrale benadering Management & Organisatie 1. Actief sponsorship door het senior management. 2. Heldere definities van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het gehele factuurverwerkingsproces. 3. Actieve sturing van het proces op basis van de beschikbare rapportages. IT infrastructuur 1. Implementatie van een Scanning & Workflow systeem. 2. Ondersteuning van de nieuwe processen en systemen binnen de huidige IT infrastructuur. 3. Inrichting van zowel functioneel beheer als applicatie beheer organisaties. Processen 1. In kaart brengen van knelpunten en doorvoeren van procesverbeteringen. 2. Aandacht voor alle processtappen binnen het volledige proces van aanvraag tot betaling. 3. Aansluiting van het factuurverwerkingsproces met de operationele processen. Mensen & Cultuur 1. Betrokkenheid en acceptatie vergroten door continue en intensieve communicatie. 2. Medewerkers tijdig betrekken, zowel bij het ontwerp als bij de inrichting. 3. Training van medewerkersom het benodigde kennisniveau te verankeren.

9 Project aanpak GO - NO GO besluit GO - NO GO GO - NO GO 4 weken 6 weken besluit 16 weken besluit 10 weken Business Case Ontwerp Implementatie en voorbereiding Uitrol en borging 1. Kwalitatieve en kwantitatieve analyse van het factuurverwerkingsproces. 2. Opstellen longlist scanning & workflow systemen. 3. Ontwikkelen projectplan. 4. Bepalen investering en besparingen. 5. Maken detailplanning voor de ontwerpfase. 1. Uitvoeren van knelpunt analyse binnen de huidige situatie. 2. Opstellen van functioneel ontwerp van de toekomstige situatie. 3. Opstellen van technisch ontwerp van de toekomstige IT-infrastructuur. 4. Opstellen shortlist scanning & workflow systeem. 5. Toetsen haalbaarheid ontwerp en definitieve selectie scanning & workflow systeem. 6. Informeren eindgebruikers inzake proces- en organisatieverandering. 7. Maken detailplanning voor de implementatiefase. 1. Implementeren van scanning & workflow systeem. 2. Opschonen en converteren van financiële stamdata. 3. Inrichten IT infrastructuur. 4. Testen van functionele en technische werking. 5. Uitrollen van de to-be processen. 6. Opleiden van eindgebruikers. 7. Uitvoeren van gebruikers acceptatie testen. 8. Inrichten functioneel en applicatie beheerorganisatie. 9. Ontwikkelen van een gedetailleerd GO-LIVE plan. 1. Gecontroleerde GO-LIVE van scanning & workflow. 2. Continu ondersteunen en coachen van de eindgebruikers. 3. Monitoren van de functionele en technische werking. 4. Oplossen van mogelijke knelpunten. 5. Evalueren en optimaliseren van de proces- en systeeminrichting. 6. Actieve sturing obv nieuwe management informatie. 7. Opleveren definitieve projectdocumentatie. 8. Overdragen naar de organisatie. 9. Evalueren van het project. Programma en Change Management

10 Nieuw proces factuurverwerking Aanvragen Bestellen Ontvangen Registratie FACTUUR Goedkeuring Betalen Factuurverwerking in Basware Registratie in Basware Workflow in Basware Factuur voorbereiden Factuur Scannen OCR Invoeren gegevens Controle gegevens Registratie Factuur versturen Order gegevens Bronsystemen SAP fico Beoordelen Invoeren resultaat Boeking Baan 750/751 Boeking Baan 600 Boeking Triton 135 Boeking Movex Boeking Maximo Boeking SAP fico Uitzoeken verschillen = Blokkadecode = Openstaande post = Image factuur = Vaste gegevens = Betaaldatum = Maximo interface = Ordergegevens = Processtap

11 Implementatie Basware systeem Samenwerking IT NS, IT NedTrain, Basware en externe IT consultants Knelpunten bij afstemming tussen NS (IM&T) en NedTrain (IV) leiden tot timing probleem Ontwikkelen interfaces tussen bestaande ERP systemen en Basware Testen van de functionele inrichting met business, finance en IT onder grote tijdsdruk

12 Change management Uitgebreid communicatie plan, uitvoering in samenwerking met afdeling Communicatie Vroegtijdig betrekken en informeren van de gehele organisatie om draagvlak te creëren Roadshows per locatie om de toekomstige 500 gebruikers te informeren over aanstaande veranderingen Opleiding per gebruikersgroep en locatie: uitleg nieuw proces en gebruik Basware

13 Opleiding gebruik Basware

14 Go-live en nazorg Pre-Live test noodzakelijk door knelpunten in IT infrastructuur Gecontroleerde Go-live vanaf 3 januari 2011 Actieve begeleiding op de werkvloer t/m half maart 2011 Veldcoaches voor crediteurenadministratie Helpdesk voor goedkeurders FAQ voor gebruikers op Intranet Quick Reference Cards

15 Introductie Project Resultaten Vragen

16 Projectresultaten Succesvol project: Afronding op tijd en binnen budget Overwinnen van weerstand binnen de organisatie Positieve houding organisatie rondom factuurverwerking Realisatie van gewenste functionaliteit Eenduidige en versnelde registratie inkoopfacturen in 1 systeem; Uniform en geautomatiseerd goedkeuringsproces; Tijdige betalingen aan leveranciers Vergroot inzicht en meer transparantie in status van inkoopfacturen.

17 6 maanden na GO-LIVE Onderzoek naar tevredenheid van de organisatie: Gemiddeld cijfer oude situatie: 4,9 Gemiddeld cijfer nieuwe situatie: 7,1 Besparingen nu al voor meer dan 80% gerealiseerd Nog voldoende ruimte voor verbetering: Verder terugdringen van interne facturen Optimaliseren en digitaliseren inkoopproces Digitaal ontvangen van facturen

18 Sleutel tot succes Sponsorship management Integrale benadering van project Flexibiliteit van Basware Roadshows, opleiding en actieve begeleiding Procesvereenvoudiging, uniform tenzij

19 Introductie Project Resultaten Vragen

20 Vragen