DE MMO. De Lean verbetertool voor procesoptimalisatie door (verpleeg)teams. zorgadviseurs

Transcriptie

1 DE MMO De Lean verbetertool voor procesoptimalisatie door (verpleeg)teams zorgadviseurs

2 pak nieuwe kaart Is dit wenselijk? ACTIVITEIT Is dit wenselijk? pak nieuwe kaart onnodige handeling z.o.z. CONTINU VERBETEREN MET DE MMO Pak 1-voor-1 een opdrachtkaart? Selecteer 1-voor-1 een verbeterinzicht en werk deze uit tot verbeteridee VOORGENOMEN? VERSPILLING?? ONDERBREKING Doorloop de stappen van de beslisboom BESLISBOOM Pak een opdrachtkaart en beantwoord de vraag. Loop onderstaande beslisboom door om uiteindelijk tot een goede formulering van het verbeterinzicht te komen.? Hoe vaakt komt dit voor? incidenteel structureel Wat is het verbeterinzicht? VERBETERIDEE op zoek naar effectieve... Omcirkel de bijpassende verspilling(en) defect beweging overproductie transport wachten voorraad onbenutte expertise Wat is de winst als er iets aan gedaan wordt? BRAINSTORM Bedenk 7l ideëen die een mogelijke oplossing zijn voor bovenstaand probleem. Aan het einde omcirkel je het beste idee die als oplossing wordt gepresenteerd aan de afdeling. #1. Wat is de meest voor de hand liggende oplossing? #2. Welke oplossing had je bedacht voordat de oorzaak bekend was? DE MMO + ja nee nee ja Kom tot de kern van de verspilling! Waarom? Waarom? Waarom? Waarom? Waarom? verbeter inzicht Voeg het verbeterinzicht toe aan het overzicht Presenteer de beste inzichten je aan het team VERBETERINZICHT verzameling van mogelijke verspillingen tijdens de meting Verzamel alle verbeterinzichten van deze meting in onderstaande lijst. Geef steeds een korte omschrijving van het probleem en vergeet niet om dit vanuit het perspectief van de patient te omschrijven. (teveel verbeterinzichten pak er nog een ljist bij!) #1 DOE EEN MMO OP DE AFDELING Volg een collega en breng in kaart wat je ziet en hoort #2 VERZAMEL DE BELANGRIJKSTE INZICHTEN Bespreek de meting na met de collega en formuleer goede verbeterinzichten #3 WERK GOEDE VERBETERIDEEËN UIT Per verbeterinzicht ga je op onderzoek uit om tot de beste oplossingen te komen #4 IMPLEMENTEER EN EVALUEER Voer opnieuw een MMO uit om de impact van de verbeteringen te zien MULTI MOMENT OPNAME APP STAPPENPLAN OM DE VERBETERCYCLUS TE DOORLOPEN

3 Wat is de MMO? De multi moment opname is meer dan een meettool alleen. Het is een Lean tool die een verbeterdialoog stimuleert op de verpleegafdeling. Deze bottom-up manier van uitvoeren heeft zijn succes bewezen als onderdeel van programma Productive Ward, ontwikkeld door de NHS. Hoe werkt het? Elke MMO sessie start met een multimoment opname. Door een collega te volgen gedurende een dienst worden alle activiteiten en onderbrekingen per minuut in kaart gebracht. Hierna volgt een verbeteranalyse met als resultaat meerdere implementeerbare verbeteringen. Het team voert deze analyse zelf uit, omdat zij de context van de data het best begrijpen. Om dat te stimuleren is er een stappenplan ontwikkeld, dit bestaat uit verschillende hulpmiddelen die helpen bij het ontdekken van verbeterinzichten en het formuleren van de verbeterideeën. Voor ieder team zijn de resultaten en doelstellingen weer anders. Oftewel, de kracht van de MMO ligt bij het team en de verbeterdialoog die zij met elkaar voeren. DE VERBETERCYCLUS VOOR DE MMO

4 METEN Het verzamelen van waardevolle data en observaties over de processen en activiteiten op de afdeling. ANALYSEREN Op basis van de data goed onderbouwde verbeterideeën formuleren om het (verpleeg)team uit te dagen om te verbeteren. VERBETEREN Door regelmatig de MMO verbetercyclus te doorlopen wordt een krachtige verbetercultuur gestimuleerd binnen de organisatie.

5 Waarom de MMO? De kwaliteit van zorg verhogen en efficiënter werken zijn voor ieder (verpleeg)team in de zorg de belangrijkste doelstellingen. Het werken aan een continue verbetercultuur is hiervoor een vereiste. Door het meten=weten principe toe te passen aan de hand van een multi-moment opname (een meting waarmee alle processen en activiteiten in kaart worden gebracht) ontstaan er onderbouwde inzichten. Deze vormen de basis om de verbeterdialoog aan te gaan. Waarna het team de verbeteringen kan implementeren en de voortgang in beeld te brengen. Procesoptimalisatie op de afdeling door het (verpleeg)team zelf! Door de teams regelmatig een MMO sessie uit te laten voeren wordt verbeteren een onderdeel van de cultuur. Met het doel om verspilling te reduceren en eigenaarschap over het verbeterproces te realiseren. De ervaring leert dat het beste resultaat wordt behaald binnen organisaties waar Lean werken een centraal onderdeel vormt van de bedrijfsfilosofie. 18% 46% % directe zorg 113 minder handdoeken nodig per week op een afdeling met 18 patiënten ENKELE RESULTATEN erbij door het reduceren van verspillingen op de afdelingen besparing op de voorraad, hierna volgt een plan om de voorraad beter te managen

6 Voor wie? DE MMO VOOR ZIEKENHUIZEN EN DE CARE-SECTOR De MMO is uitermate geschikt voor zorgorganisaties waar de Lean filosofie wordt omarmt en onderdeel is van de dagelijkse bedrijfsvoering. Voor de teams (bijv. verpleegteams) biedt het een stappenplan om een continue verbetercultuur te realiseren vanuit een bottomup aanpak. Een bewezen methode om de kwaliteit van zorg structureel te verbeteren en verspilling te reduceren. VOOR PRODUCTIVE WARD EN PRODUCTIVE CARE Binnen de Lean verbeterprogramma s Productive Ward en Productive Care, uitgevoerd door CC zorgadviseurs, is de MMO een standaard onderdeel. De MMO is een van de verbetertools om de verpleegteams te stimuleren om meer tijd voor de patiënt of cliënt te realiseren. HET INLOGSCHERM VAN DE APP ANDERE TOEPASSING De app is in staat om een multi moment opname uit te voeren waar één persoon wordt gevolgd door iemand die de meting uitvoert. Het is mogelijk om dit ook in een andere context dan de zorg toe te passen. Hiervoor zijn natuurlijk aanpassingen nodig, afhankelijk van het vraagstuk kijken we wat de mogelijkheden zijn.

7 DE MMO /// WERKEN AAN EEN CONTINUE VERBETERCULTUUR OP DE VERPLEEGAFDELING

8 De app De app is ontwikkeld als een web applicatie, op basis van HTML5. De app is geoptimaliseerd voor gebruik op de ipad in de Safari browser. Hierdoor is het mogelijk om tijdens de meting offline te zijn en worden er op de achtergrond meer data gevangen. # GEMAK De gebruikersinterface is zo ontworpen dat de invoer iedere minuut snel en gemakkelijk verloopt. Hierdoor kan de volger ten alle tijden de focus houden op de collega en de afdeling observeren. # NAUWKEURIGHEID Het gebruik van de meting is simpel waardoor de kans op foute data-invoer wordt geminimaliseerd. DE GEBRUIKERS- INTERFACE VAN DE APP # VEILIGHEID Het veilig versturen en opslaan van de data is van groot belang. Per afdeling is de data te bekijken en te exporteren. Tijdens de meting wordt geen privacy gevoelige data verzameld.

9 MEETDATA VOORGENOMEN TAKEN ACTIVITEITEN LOCATIES ONDERBREKINGEN Tijdens de dataverzameling van een MMO sessie wordt een 6-tal type data verzameld. # VOORGENOMEN TAKEN Welke taak wordt er zodadelijk uitgevoerd? Om de vergelijking te maken met wat er daadwerkelijk werd uitgevoerd. # ACTIVITEITEN EN LOCATIES Wat doe je nu en waar ben je? Elke minuut wordt deze informatie verzameld. # ONDERBREKINGEN Door wie, waarom en hoe ben je onderbroken? OBSERVATIES STAPPEN EVALUATIE # OBSERVATIES Inzichten en ideeën over wat je ziet en hoort op de afdeling. Om de kwantitatieve data een context te geven. # STAPPEN Het aantal stappen per minuut wordt geregistreerd. # EVALUATIE Na afloop worden er een aantal vragen gesteld over hoe de meting is verlopen.

10 RAPPORTAGES Na afloop van een meting is de rapportage direct beschikbaar. In de vorm van een aantal standaard rapportage schermen en als.csv export bestand. De rapportageschermen zijn zo gemaakt dat het team meteen na een meting aan de slag kan met een analyse. Door het stappenplan te doorlopen worden verbeterideeën geformuleerd. Uiteraard is er nog veel meer mogelijk met deze data. Zo is het mogelijk om bepaalde KPI s van de afdeling te volgen. Die kunnen inzichtelijk gemaakt worden door zelf een analyse uit te laten voeren op de geëxporteerde data. Ook is het mogelijk om maatwerkrapportages te laten ontwikkelen op basis van de wensen van de afdeling of organisatie. VERGELIJKEN VAN DATA Het verzamelen van kwalitatief goede data staat centraal binnen deze app. Het is belangrijk om bewust te zijn dat deze data verbonden is aan een specifieke context (mens en afdeling): 100% objectieve data verzamelen is dus moeilijk. Daarom stimuleren wij om deze data vooral op de afdeling zelf te gebruiken, voor organisatiebrede analyses is deze data niet altijd toereikend. HET OVERZICHT SCHERM VAN DE RAPPORTAGE

11 DOEL /// PROFESSIONALS REALISEREN ZELF STRUCTURELE VERBETERING OP DE AFDELING

12 + + WORKSHOP DE MMO APP BEGELEIDING Aan de slag! 1) CONTINU VERBETEREN MET DE MMO Na een intake met het afdelingshoofd en/of interne Lean coach volgt de workshop voor het team. Door direct te oefenen met de app ontstaat het inzicht in hoe verspilling kan worden gereduceerd. Na afronding van de eerste meting is er begeleiding bij de analyse-sessie. Bij dit pakket hoort een gebruikerslicentie voor 1-jaar voor één afdeling. Wanneer alle afdelingen aan de slag gaan is een maatpakket volgens het train-de-trainer principe mogelijk. 2) ALS ONDERDEEL VAN PRODUCTIVE WARD EN PRODUCTIVE CARE Voor onze bestaande klanten, die werken met de papieren multi moment opname, is er een speciaal aanbod om de training en gebruikerslicentie af te nemen. Voor de nieuwe klanten van CC zorgadviseurs die het verbeterprogramma Productive Ward of Productive Care implementeren is het een standaard onderdeel van het verbeterprogramma. 3) MAATWERK Mocht u een specifiek vraagstuk hebben om aan de slag te gaan met de MMO of deze buiten de context van de zorg willen toepassen. Neem dan contact op met CC zorgadviseurs via of info@cczorgadviseurs.nl.

13 zorgadviseurs CC zorgadviseurs is een management consultancy bureau voor zorgorganisaties. Inmiddels heeft CC meer dan 20 jaar ervaring met het adviseren, coachen en trainen van organisaties, om met de ontwikkelingen in de zorg mee te groeien. In Nederland heeft CC veel ervaring met de implementatie van de Lean verbeterprogramma s Productive Ward en Productive Care van de NHS. Om de consultancy en trainingsactiviteiten te versterken ontwikkelt CC oplossingen (methodieken en apps) om efficiënter te werken en de kwaliteit van zorg duurzaam te verbeteren info@cczorgadviseurs.nl