Portfoliomanagement. Management in Motion 7 maart 2016

Transcriptie

1 Portfoliomanagement Management in Motion 7 maart 2016 PMO Institute Julianalaan DC Soest I: I: E: info@pmoinstitute.com Tjalling Klaucke E: tj.klaucke@pmoinstitute.com T: Erik de Kooter E: erik.de.kooter@pmoinstitute.com T:

2 Agenda 16:30 Inleiding door Herman Waijers 16:45 Inleiding Portfoliomanagement door Tjalling Klaucke 17:15 Interactieve sessie over stuurinformatie 18:15 Pauze onder het genot van een broodje 18:45 Presentatie Thinking Portfolio door Erik de Kooter 19:30 Einde

3 Over PMO Institute Organisatie Opgericht in Netwerk van ondernemende mensen met passie voor hun vak, gericht op samenwerking en het realiseren van blijvende verbetering. Kernactiviteit Met onze klanten zetten wij het portfolio van programma s en projecten op. In het verlengde ervan bieden wij ondersteuning bij de uitvoering en borgen de resultaten in de bedrijfsvoering. Dienstverlening Management & Advies, Trainingen & Opleidingen, Sourcing, Project Portfolio Management software Klanten Alliander, Avans Hogeschool, Centric, DUO, Essent, Enexis, Heineken, Hogeschool Utrecht, ICTU, Kas Bank, Lokale Overheden, Mediq, Menzis, Nationale Politie, Nuon, RWS, Vitens. Kennisontwikkeling Publicaties, Vakliteratuur, Cursus curriculum, Workshops, Ronde tafels, Masterclasses, Partner IPMA, Initiatiefnemer PMOGilde Centrale vragen 1. Doen we de juiste projecten? 2. Doen we de projecten op de juiste wijze? 3. Worden de beoogde baten gerealiseerd? 4. Worden de resultaten conform afspraak opgeleverd?

4 Wordt in de organisaties, waar jullie nu werken, aan portfoliomanagement gedaan? Hoe werkt dit in de praktijk?

5 Strategische doelstellingen organisatie Realisatie strategische doelstellingen Raamwerk Portfolio Management Organisatie Governance Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en besluitvorming Portfoliomanagement Prioriteren, samenhang cre ë ren en plannen van capaciteit Programma- en Project Office Beheerste project - en programma uitvoering Batenmanagement Maximaliseren rendement op investeringen Kennis - en Kwaliteit Management Best practices, standaardiseren en continue verbeteren Competentie ontwikkeling en vaardigheden Persoonlijke effectiviteit, leiderschap en samenwerking Copyright PMO Institute Soest Validatie / Effectiviteit Verificatie / Efficiency

6 Wat is een portfolio? PORTFOLIO Projecten Programma s Operatie

7 Het doel van portfoliomanagement De doelstelling van portfoliomanagement is het vaststellen van de optimale balans tussen het belang van de activiteiten en het gebruik van de schaarse resources, daarbij rekening houden met de risico s en kansen die de omgevingsfactoren bieden en het bereiken van de strategische doelstellingen van de organisatie. Het beheren van meerdere investeringsinitiatieven 7

8 Portfoliomanagement en Projectmanagement Portfoliomanagement Doen we de juiste projecten? Projectmanagement Doen we de projecten op de juiste wijze? Organisatie strategie

9 Portfolio s Ideeën portfolio Wat we kunnen of moeten hebben Project portfolio Wat we krijgen Applicatie portfolio Wat we hebben

10 Waarom portfoliomanagement? Nieuwe projecten Eenduidige afspraken Hobby projecten Nieuwe technologie Consistente wijze Management van het geheel 10

11 Uitgangspunten Portfolio Management Koppeling aan Strategische doelen Beeld van het totaal Consistente evaluatiecriteria 11

12 Scope van het portfolio Projecten van een minimale waarde Concern brede projecten Strategische kritische projecten Geen R&D projecten Klanten projecten Concern brede en BU projecten ITgerelateerde projecten.. of: een unieke, eenmalige activiteit, waarbij meerdere afdelingen zijn betrokken en/of met een minimale doorlooptijd van drie maanden en/of een budget van twintigduizend euro.

13 Overeenstemming Project Project Portfolio Programma Project Project Project Sub- Project Idee Taken Milestone

14 Stakeholders CEO Portfolioboard Directie PMO Project Stuurgroep Programmamanagers Portfoliomanager Projectmanagers

15 Aandachtsgebieden financiën Project selectie Portfolio analyse Welke projecten hebben wij, wat zijn de kosten en wanneer leveren zij op? Welke ideeën en voorstellen zijn er en welke selecteren wij? Wat is de optimale kosten/risico/baten combinatie van de projecten op elk moment in de tijd? Projectmanagement Wat is het projecten overzicht en wat is de status van de actieve projecten? Resourcemanagement Wat is de te verwachten vraag en aanbod van de resources? Strategisch management Hebben we strategisch gezien de juiste combinatie van projecten voor vandaag en morgen?

16 Belangrijkste functies van portfoliomanagement Inventariseren Categoriseren Prioriteren Balanceren

17 Inventariseren (voorbeeld) Project Complexiteit hoog E 0.5 D 0.5 F 0.2 C 1.5 gemiddeld gewoon Project / Budget B 1.0 A 2.5 laag gemiddeld Baten hoog

18 Informatie in twee richtingen? Top-down Portfolio level Informatie gap Project Level Bottomup

19 THINKING PORTFOLIO

20 Over de software Thinking Portfolio Snel toegang tot stuurinformatie Helder overzicht programma s en projecten Actueel inzicht in resources en project voortgang Eenvoudig in gebruik Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk Minimum administratie Snelle implementatie Lage TCO Over het bedrijf Thinking Portfolio Opgericht in 2001 Cloud Service voor Portfolio Management Project Portfolio Management Applicatie Portfolio Management Eerste versie uitgebracht als Web tool in 2006 Meer dan gebruikers in 40 landen

21 Vertrekpunt Thinking Portfolio PORTFOLIO PAGINA S PROJECT OF APPLICATE PAGINA S RAPPORTAGE PAGINA S

22 Stuurinformatie overzicht en inzicht

23 Planning portfolio

24 Idee management

25 Project Portfolio Management Criteria Project Prioritering Project XYZ Ieder onderdeel moet worden ingeschat op een schaal van 0 tot 5 BATEN Weging 80 % Business Impact (50 %) Doelstellingen: Door de resultaten/baten voorzien wij stijging inkomsten / besparing kosten / verbetering proces efficiency / stijging productiviteit werknemers / verbetering klanttevredenheid 5 = Het project is essentieel in het behalen van de doelstellingen 4 = Het project ondersteunt ten minste twee van de doelstellingen aanzienlijk 3 = Het project ondersteunt ten minste één van de doelstellingen aanzienlijk 2 = Het project heeft een positief effect op enkele van de doelstellingen 1 = Het project heeft een beperkt positief effect op enkele van de doelstellingen 0 = Geen effect Financiële baten (15 %) Doelstellingen: Het project draagt bij aan toename van onze inkomsten 5 = Het project leidt tot een aanzienlijke inkomsten toename (totaal ten minste 10%) 4 = Het project leidt tot enige toename van onze inkomsten (ten minste 2 %) 3 = Het project leidt tot een aanzienlijke groei in winstgevendheid (tenminste 10 % jaarlijks) 2 = Het project leidt tot een groei in winstgevendheid (ten minste 5 % jaarlijks) 1 = Het project heeft beperkte impact op winstgevendheid (minder dan 1 % jaarlijks) 0 = Geen effect

26 Applicatie Portfolio Management

27 Rapportage voorbeelden

28 Overzicht status inzet medewerkers

29 Budgetverdeling

30 Uitgaven vs opbrengsten 30

31 Management rapportages

32 Snelle invoering Implementie Proces (4-5 weken) Live Service Live Portfolio Management Service ( 12 maanden +) Overeenkomst Start SaaS Contract Periode Portfolio Project Kick-off Goedgekeurde layout en functionaliteit Live Basis oplossing Start SLA Einde Fine-tuning (optional) SaaS contract verlenging Ca. 2-3 weken Ca. 2 weken 4 weken 7-14 dagen Planning Fase Parametrisatie Fase Initiële Fase In bedding Fase Thinking Portfolio SaaS Service Fase Workshops: Detail Portfolio ontwerp plan en fuctionaliteit beschrijving Thinking Portfolio parametrisatie en infra. Testen en start met werken mbv Thinking Portfolio door de klant Fine-tuning layouts, functionaliteit en rapporten