Projectmatig 2 - werken voor lokale overheden

Transcriptie

1 STUDIEDAG Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011 Projectmatig werken in de lokale sector Katlijn Perneel, Partner, ParFinis Projectmatig 2 - werken voor lokale overheden 1

2 Inhoud Enkele begrippen De levenscyclus van een project De relatie met de strategie van de organisatie 3 - Projectmatig werken voor lokale overheden Enkele begrippen Wat is een project? Wat zijn kenmerken van projecten? Hoe verschillen ze van een reguliere werking? Wat is projectmatig werken Wat zijn de voordelen van projectmatig werken? 2

3 Wat is een project? Een specifieke beheersstructuur om een verandering op te leveren Op een efficiënte en effectieve manier Dat zakelijk gerechtvaardigd is: meer bepaald dat gewenst, levensvatbaar en realiseerbaar is Karakteristieken Output Eindig Uniek Creëert verandering Scope, budget, tijd & kwaliteitsvereisten Deze karakteristieken zijn ook de voorwaarden om een succesvol project te hebben maar succes veronderstelt ook dat de belanghebbenden tevreden zijn met het resultaat! Afstemmen met belanghebbenden? Hoe de klant het heeft Hoe de productbeheer- der Hoe de analist het Hoe de programmeur het Hoe de expert het uitgelegd het begrepen heeft ontworpen heeft geschreven heeft beschreven heeft Hoe het project was Wat Operations heeft Hoe de klant werd Hoe de klant werd Wat de klant eigenlijk wilde gedocumenteerd uitgevoerd gefactureerd ondersteund (na-service) -6-3

4 Wat is projectmanagement? Projectmanagement is het geheel van activiteiten die nodig zijn om het project te begeleiden Vanaf de ontwikkeling van het idee over de definitie en de uitvoering tot aan de voltooiing en afsluiting Met als onderdelen plannen organiseren en delegeren bewaken en beheersen MAAR het is geen exacte wetenschap. Het gaat in eerste instantie over het leiden en motiveren van mensen! 7 - Projectmatig werken voor lokale overheden Verschil met de reguliere werking Tijdslijn Project Tijdelijk (duidelijke start- en einddatum) D2D Continue taak Resultaat Concrete verandering Levering van een 'lopende' dienst Inspanning Grootte varieert per project Gelijkmatig in functie van dienst Medewerker s Verscheidenheid aan medewerkers met bepaalde 'pieken' Specificiteit Uniek Recurrent Steeds zelfde type medewerker op lange termijn Product Nieuw product/dienst Blijvende dienstverlening 4

5 Wat is dan projectmatig werken Projectmatig werken wijst niet zozeer op een strikte methodologie maar op een manier van werken en een cultuur binnen een organisatie Een manier van werken voor oplevering van eenmalige prestaties De kunst om dienstof sectoroverschrijdend te werken Het stapsgewijs werken van een probleem naar een oplossing Het opdelen van activiteiten in fasen Het focussen op elke fase zonder het eindresultaat uit het oog te verliezen Het regelmatig aftoetsen met eindgebruikers Mensen te betrekken en te stimuleren Vanuit verschillende disciplines Om samen een resultaat te bereiken Dat een verandering meebrengt aan de werking van het bestuur Maar de projectleider kan dit niet alleen Deze manier van werken moet gedragen worden door de ganse organisatie. Projectmatig werken voor lokale overheden 9 - Waarom projectmanagement? Projectmatig werken biedt heel wat voordelen: Duidelijkheid en eensgezindheid Draagvlak en betrokkenheid Focus Effectiviteit 10 - Projectmatig werken voor lokale overheden 5

6 De levenscyclus van een project Welke grote fases kan je onderscheiden in een project? De projectfasen Voorbereiding van de werken Uitvoering van de werken Beslissingsorgaan 6

7 De projectfasen Voorbereiding/ Concept Uitvoering van de werken Beslissingsorgaan - doel - bereik + afbakening - kwaliteitsaspecten - tijdsgebonden aspecten: wanneer opleveren - budget - organisatie : wie neemt deel - impact - risico & haalbaarheid De voorbereidende fase: overzicht Akkoord idee Akkoord uitwerking Opleveren voorontwerp & Ruwe Schattingen (tijd, geld, enz) Gedetailleerd Ontwerp & Planning (tijd, geld, enz) 2 4 Beslissingsorgaan Beslissingsorgaan Beslissingsorgaan Project fiche Plan van Aanpak Realisatie en rollout Haalbaarheidsstudie 7

8 De voorbereidende fase: overzicht Akkoord idee Akkoord uitwerking Uitwerken Projectfiche Uitwerken Plan van aanpak Werkuitvoering Beslissingsorgaan Beslissingsorgaan Stuurgroep Plan van Aanpak Is formeel engagement tussen de projectleider en opdrachtgever is steeds het document waarnaar teruggegrepen zal worden De projectleider is eigenaar van en verantwoordelijk voor het Plan van Aanpak De projectleider legt contacten rond beschikbaarheid & inzet van de medewerkers Essentieel : de stuurgroep valideert het Plan van Aanpak De projectfasen Voorbereiding/ Concept Uitvoering van de werken Beslissingsorgaan - Opstartvergadering organiseren - Uitvoeren van het plan van aanpak - De voortgang van het project bewaken - Rapporteren over de voortgang - Team leiden - De afsluiting van het project voorbereiden 8

9 De uitvoerende fase: overzicht Akkoord idee Akkoord uitwerking Validatie voortgang oplevering Uitwerken Projectfiche Uitwerken Plan van aanpak Uitvoeren van het project Afsluiten van het project Beslissingsorgaan Beslissingsorgaan Stuurgroep Stuurgroep Stuurgroep Voortgangsrapport Eindrapport 17 - Projectmatig werken voor lokale overheden Enkele voorbeelden van projecten De ontwikkeling van een nieuw beleid op het opzetten van diverse beleidsinstrumenten De invoering van de beleids- en beheerscyclus De uitwerking van een nieuwe rechtspositieregeling Het uitwerken van een kwaliteitshandboek De invoer en implementatie van een documentbeheersysteem De organisatie van een nieuwe tentoonstelling De organisatie van een nieuw sportief evenement Het ontwerp en de aanleg van een nieuw park De integratie van ondersteunende diensten van stad en ocmw De bouw van een nieuw woonzorgcentrum 9

10 De relatie met de strategie Waar situeren projecten zich in de beleids- en beheerscyclus? 19 - Projectmatig werken voor lokale overheden De relatie met de strategie Externe omgeving Interne kenmerken Verwachtingen belanghebbenden Missie - Visie Strategische doelstellingen Richten Op basis van omgevingsanalyse: identificeren, bewaken en evalueren van de strategische doelstellingen. Tactische doelstellingen (Programma s & Projecten) Operationele doelstellingen (Activiteiten) Inrichten Verrichten Inrichten van de strategische keuzes in tactische doelstellingen. Deze vertalen zich in programma s en projecten. De vertaalslag van tactische doelstellingen in operationele doelstellingen. Het proces van de uitvoering van concrete activiteiten om de producten af te leveren en de projecten te realiseren Projectmatig werken voor lokale overheden 10

11 Inbedding in integraal management Portfolio Management Portfolio: het geheel van de investeringen in de veranderingen die nodig zijn aan de dagdagelijkse werking om de strategische doelstellingen van de organisatie te realiseren Portfolio management: het geheel van strategische processen en beslissingen die samen zorgen voor het evenwicht tussen verandering en dagdagelijkse werking. Programma Management: Programma: tijdelijke en flexibele organisatie die wordt opgezet voor de coördinatie, sturing en opvolging van gerelateerde projecten en activiteiten, om baten te realiseren die rechtstreeks aansluiten bij de strategie van de organisatie Programma management: gecoördineerde organisatie, sturing en implementatie van een geheel van projecten en transitieactiviteiten ifv de realisatie van bepaalde doelstellingen of baten Projectmatig werken voor lokale overheden Voor vragen en meer info katlijn.perneel@parfinis.be ParFinis nv Mechelen Campus Schaliënhoevedreef 20T 2800 MECHELEN Projectmatig werken voor lokale overheden 11

12 Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van 12