IN ZES STAPPEN MVO IMPLEMENTEREN IN UW KWALITEITSSYSTEEM

Transcriptie

1 IN ZES STAPPEN MVO IMPLEMENTEREN IN UW KWALITEITSSYSTEEM De tijd dat MVO was voorbehouden aan idealisten ligt achter ons. Inmiddels wordt erkend dat MVO geen hype is, maar van strategisch belang voor ieder bedrijf. MVO kan winst opleveren, bijvoorbeeld als het gaat om energiereductie, afvalpreventie en minder waterverbruik. Maar ook van andere onderwerpen van MVO zoals een duurzaam inkoopbeleid wordt steeds meer erkend dat dit op langere termijn leidt tot een sterkere positie van het bedrijf. Daarmee ligt een volgende vraag op tafel: hoe MVO gestructureerd te implementeren in uw bedrijfsvoering en daarbij te combineren met uw kwaliteitssysteem? Ik schets dit in zes stappen, met daarbij de kanttekening dat implementatie maatwerk is en blijft en dus per bedrijf kan variëren. Maar voordat deze stappen worden uitgelegd, zal ik eerst ingaan op de relatie tussen MVO en kwaliteitsmanagement. Want er ligt een mooie gelegenheid om bij de opstart van MVO deze direct te verankeren in het meestal reeds aanwezige kwaliteitssysteem. RELATIE TUSSEN MVO EN KWALITEITSMANAGEMENT De relatie tussen MVO en kwaliteitsmanagement wordt op dit moment in de praktijk nog weinig gelegd; en toch is deze evident. Kwaliteitsmanagement Bij kwaliteitsmanagement gaat het om het op zo efficiënt mogelijke wijze leveren van produkten en diensten waar de klant tevreden over is tegen een scherpe prijs. De organisatie dient er met andere woorden voor te zorgen dat zo efficiënt mogelijk aan de relevante eisen en wensen van de klant wordt voldaan. Organisatiedoelstellingen worden bepaald op basis van een analyse van deze eisen van de klant. En vervolgens worden vanuit die doelstellingen de processen, activiteiten en produkten die invloed hebben op de kwaliteit gemanaged. Er worden beheersmaatregelen en verbeterprogramma s ingevoerd om de doelstellingen te kunnen realiseren. Onderstaand schema brengt dit in beeld:

2 KLANTTEVREDENHEID EISEN EN VERWACHTINGEN VAN KLANTEN CONTINUE VERBETERING VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM DIRECTIE- VERANTWOORDELIJK- HEID MANAGEMENT VAN MIDDELEN METING, ANALYSE EN VERBETERING REALISEREN VAN HET Bij MVO is dit in wezen niet anders; ook hierbij gaat het om beheersing en verbetering van de bedrijfsvoering met als doelstelling maatschappelijk verantwoord ondernemen. MVO Van MVO bestaan vele definities. Hier wordt gekozen voor de definiëring van de SER. Het begrip MVO is door de SER omschreven als het bewust richten van de ondernemingsactiviteiten op waardecreatie op langere termijn in drie dimensies, niet alleen in financieel-economische grootheden, zoals winstgevendheid en beurswaarde, maar ook in sociale en ecologische zin, waarbij een relatie met verschillende belanghebbenden wordt onderhouden op basis van transparantie en dialoog en waarbij antwoord wordt gegeven op gerechtvaardigde vragen uit de maatschappij. Een lange omschrijving, maar wel één die alle relevante elementen omvat.

3 Er ligt een uitdaging voor organisaties om zowel economisch, sociaal-maatschappelijk als ecologisch toegevoegde waarde te leveren en om de belangen van deze drie gebieden met elkaar in balans te brengen. En daarbij wordt uitgegaan van een transparante dialoog met verschillende belanghebbenden (stakeholders) van de organisatie. Dit kunnen zijn klanten, eigen werknemers, overheden, NGO s, aandeelhouders, consumenten, de lokale gemeenschap etcetera. MVO gaat er van uit dat een organisatie inzicht heeft in de verwachtingen en eisen van deze stakeholders, een bewuste keuze maakt in hoeverre zij kan en wil voldoen aan deze eisen en dit betrekt in de doelstelling van de organisatie. Deze keuze zal per bedrijf verschillend zijn en afhangen van de contextspecifieke invulling. In een schema ziet dit er als volgt uit: CONTINUE VERBETERING VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM EN MVO KLANTEN KLANTEN WERK- NEMERS DIRECTIE- VERANTWOORDELIJK- HEID WERKNEMERS MILIEU- ORGANISA- TIES MANAGEMENT VAN MIDDELEN METING, ANALYSE EN VERBETERING MILIEU- ORGANISATIES OVERHEID ETC. ETC. REALISEREN VAN HET OVERHEID ETC. ETC.

4 Relatie tussen Kwaliteitssysteem en MVO Bovenstaand schema laat zien dat de relatie tussen kwaliteitsmanagement en MVO relatief eenvoudig is. Bovendien geldt voor zowel kwaliteit als MVO dat, om werkelijk succesvol te kunnen zijn, deze niet los dienen te staan van de organisatie. Beide dienen geïntegreerd te worden in al de processen en activiteiten van de organisatie; volledige integratie dus in de bedrijfsvoering. Een planmatige en systematische aanpak is daarbij noodzakelijk. IMPLEMENTATIE IN ZES STAPPEN Implementatie van MVO is mogelijk aan de hand van een stappenplan, met daarbij de aantekening dat dit niet de enige weg is naar MVO binnen een organisatie. Mede afhankelijk van de grootte van een organisatie of de ambities zijn er meerdere wegen te behandelen. 1. Betekenis van MVO herkennen en ontwikkelen van een visie Het is van belang de betekenis van MVO voor de eigen organisatie te begrijpen en een visie van de organisatie op het thema MVO te ontwikkelen. Een visie ontwikkelen kan bijvoorbeeld door een workshop te organiseren binnen de organisatie en daarbij te brainstormen over punten als: - Wat is MVO in relatie tot de kernactiviteiten van onze organisatie? - Wat wil ons bedrijf met MVO bereiken? - Wat zijn de belangrijkste MVO-ontwikkelingen in onze branche? - Hoe grijpen onze bedrijfsprocessen in op mens en milieu? - Wat zijn voor ons bedrijf de belangrijkste MVO-onderwerpen? De grote meerwaarde van een workshop is dat er een gedeelde visie ontstaat binnen de organisatie over wat MVO is, wat MVO voor deze organisatie betekent en in zekere zin waar de organisatie naar toe wil met het thema MVO. Er is een eerste inventarisatie van belangrijkste MVO-onderwerpen. Deze eerste stap heeft als het goed is als uitkomst dat de oorspronkelijke visie van de organisatie kan worden aangepast met een passage over MVO. 2. Betrekken van stakeholders In een kwaliteitssysteem worden de eisen van klanten betrokken bij het bepalen van de doelstellingen. En met regelmaat wordt de klanttevredenheid gepeild om te bezien of er redenen zijn producten of diensten bij te stellen. De klanten zijn in dat geval de stakeholders van een organisatie. Bij MVO is dit niet anders, zij het dat niet alleen de klanten de stakeholders zijn, maar daarnaast ook werknemers, consumenten, overheid, eventuele aandeelhouders, branche-organisaties, NGO s, milieu-organisaties etc. worden gezien als stakeholders. De eisen en verwachtingen van deze stakeholders zijn dan ook van belang. En een organisatie kan in de dialoog met zijn stakeholders draagvlak creëren voor zijn MVO-beleid. Vragen die in dit stadium van belang zijn, zijn:

5 - Wie zijn onze stakeholders? - Wat zijn hun opvattingen over MVO in relatie tot onze bedrijfsvoering? - Wat betekent dit voor de MVO-visie van onze organisatie? De door de organisatie reeds opgestelde visie in combinatie met de input vanuit de stakeholdersdialoog leidt tot een definitieve (MVO-)visie en meer helderheid over de belangrijkste MVO-onderwerpen. De visie staat. Een stakeholdersdialoog heeft plaatsgevonden. De vraag is nu tot welke concrete activiteiten dit moet leiden en waar prioriteit aan moet worden gegeven. 3. A. Prioriteitstelling, mede aan de hand van een nulmeting MVO is breed. ISO26000 noemt 33 onderwerpen die betrekking hebben op MVO. De vraag is op welke onderwerpen een organisatie zich moet richten en waar prioriteit aan moet worden gegeven. Om te waarborgen dat MVO een thema is en blijft van de hele organisatie is het raadzaam om de volgende punten in een organisatiebrede werkgroep te bespreken, waar alle afdelingen in afgevaardigd zijn: - Welke MVO-onderwerpen zijn relevant voor de organisatie, d.w.z. zijn verbonden met de kernprocessen en kernproducten of diensten; - Welke onderwerpen hebben de grootste impact op mens, milieu, maatschappij en stakeholders; - Op welke onderwerpen heeft de organisatie reeds voldoende acties ondernomen en op welke is er nog genoeg aan activiteiten te doen. Antwoorden op bovengenoemde punten leiden tot die onderwerpen die prioriteit verdienen. Daarnaast kan ook een nulmeting inzicht geven welke onderwerpen prioriteit hebben. Indien bijvoorbeeld uit een nulmeting blijkt dat een organisatie een uitzonderlijk hoog energieverbruik heeft, kan dit onderwerp reden zijn om op te nemen in het prioriteitenlijstje. Er zijn verschillende tools op de markt voorhanden waarmee een dergelijke nulmeting kan worden gedaan. Een van deze tools vindt u op B. MVO-beleidsplan, inclusief doelstellingen en plan van aanpak Een MVO-beleidsplan met daarin opgenomen een afweging welke MVO-onderwerpen prioriteit hebben gekregen, de doelstellingen ten aanzien van die onderwerpen en een plan van aanpak om die doelstellingen te realiseren, geeft voor alle betrokkenen in de organisatie een houvast in de gekozen strategie. De resultaten van de nulmeting kunnen daarbij dienen als input voor het opstellen van de concrete doelstellingen en het plan van aanpak. De vraag die iedere afdeling zich zal moeten afvragen is: wat betekenen deze MVOdoelstellingen voor de processen, procedures en activiteiten van mijn afdeling?

6 4. Uitvoering en monitoring Er kan worden gestart met de daadwerkelijke uitvoering van het MVO-beleid. Het is van belang dat alle afdelingen regelmatig rapporteren over de voortgang. Om te kunnen beoordelen of een organisatie efficiënt en effectief invulling geeft aan zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid, is er inzicht nodig in de MVO-activiteiten en -prestaties. Dit inzicht kan een organisatie verkrijgen door de voortgang te monitoren. Er zijn verschillende methoden voor monitoring. Denk aan terugkoppeling van stakeholders, uitvoeren van benchmarks of het meten aan de hand van indicatoren. 5. Evalueren en verbeteren De volgende vragen zijn in dit stadium relevant: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? Evaluatie kan leiden tot een bijstelling van de activiteiten, de prioriteiten of de doelstellingen. 6. Jaarverslag Transparantie is een belangrijk thema bij MVO. De organisatie is bereid verantwoording af te leggen over de bedrijfsactiviteiten, over de impact die deze hebben op mens en milieu en over de activiteiten die zijn ondernomen om dit te beperken. Voortaan kan over de MVO-prestaties worden gecommuniceerd in het jaarverslag. Het maakt de organisatie geloofwaardiger. En verdient waardering. Tenslotte Hoewel ISO geen managementsysteemnorm is, zijn verschillende onderdelen van ISO te herkennen in de managementcyclus. Er zijn MVO-doelstellingen geformuleerd, maatregelen bedacht om de doelstellingen te bereiken, er is geëvalueerd of de maatregelen hebben geleid tot het beoogde doel en dit kan zo nodig leiden tot bijstelling van de maatregelen of van de oorspronkelijke doelstelling. Op deze manier wordt ook MVO geplaatst in een proces van continue verbetering.

7 PLAN MVO-ONDERWERPEN NULMETING DOELSTELLINGEN ACTIEPLAN BIJSTELLEN ACT MISSIE VISIE VISIE STAKEHOLDERS DO UITVOERING ALLE BEDRIJFS- PROCESSEN MONITOREN EVALUEREN CHECK