STAKEHOLDERS. Van strategie naar implementatie leansixsigmatools.nl versie

Transcriptie

1 STAKEHOLDERS Van strategie naar implementatie leansixsigmatools.nl versie Dit werk is gelicenseerd onder een Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal licentie. Bezoek om een kopie te zien van de licentie of stuur een brief naar Creative Commons, PO Box 1866, Mountain View, CA 94042, USA.

2 Leansixsigmatools.nl Stakeholdermanagement INHOUD Inleiding Stakeholder management Een korte introductie Doel van stakeholder management Relatiemanagement Communicatie en samenwerking Wat is het eindresultaat van stakeholdermanagement? Wat zijn stakeholders? Indeling stakeholders op niveau 1: Primaire versus secundaire stakeholders Indeling stakeholders op niveau 2: Intern, Extern & Interface Waarom zijn stakeholders belangrijk voor organisaties? Stappenplan voor succesvol stakeholder management Stakeholder strategiekaart & communicatieplan Overzicht stappenplan creëren stakeholder strategiekaart & communicatieplan Stap 1: Identificeren en categoriseren van stakeholders Stap 2: Bepalen invloed en belang van de stakeholders Stap 3: Bepalen stakeholderstrategie Stap 4: Creëren effectief communicatieplan Best practices: stakeholder management Bronnen Bijlagen... 20

3 INLEIDING Voor iedereen die opzoek is naar handvatten voor het implementeren van stakeholdermanagement binnen een organisatie of project is dit rapport een ideaal startpunt. In dit rapport worden de verschillende aspecten van stakeholdersmanagement en specifiek het uitvoeren van een stakeholdersanalyse op een duidelijke manier beschreven. Met de bijgesloten templates kun je direct aan de slag met het uitvoeren van een stakeholderanalyse voor jullie organisatie of project. Inzicht in de behoeften en verwachtingen van stakeholders is voor iedere organisatie een belangrijk onderdeel van het strategische beleid. Door het uitvoeren van een stakeholderanalyse kun je op een eenvoudige manier waardevolle informatie verzamelen om te gebruiken voor het succesvol realiseren van de organisatie doelstellingen of specifieke projectdoelstellingen. Door middel van een stakeholderanalyse worden alle belanghebbenden, organisaties, instanties en groepen die belang hebben bij of invloed hebben op de organisatie in kaart gebracht. Veel succes en plezier bij het uitvoeren van jullie stakeholderanalyse.

4 1. STAKEHOLDER MANAGEMENT 1.1 Een korte introductie.. Stakeholder management is het proces van het managen van de verwachtingen van iedereen (Engels: stakeholders, Nederlands: belanghebbenden) die op een of andere manier betrokken is bij een organisatie of project. Het uitgangspunt voor stakeholder management is een stakeholdersanalyse met als beoogd eindresultaat de stakeholder strategiekaart. Juist in de tijd dat maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker wordt voor organisaties en projecten wordt het integreren van stakeholder management in de strategie van de organisatie steeds vaker toegepast. 1.2 Doel van stakeholder management Door middel van stakeholdersmanagement kan een organisatie: De relatie met stakeholders zo goed mogelijk beheren om hier maximaal rendement uit te halen met als doel het realiseren van missie en de daarbij behorende strategische doelstellingen. Inzicht in de verantwoordelijkheid die de organisatie of het project heeft t.o.v. de betrokkenen (stakeholders). Succesvol implementeren van verbeterprogramma s. In kaart brengen van gezamenlijke verantwoordelijkheden en prioriteiten Stimuleren van wederzijdse verantwoordelijkheid. Het belangrijkste uitgangspunt voor effectief stakeholdersmanagement is om altijd te zoeken naar een win-win strategie. Een organisatie kan verschillende soorten stakeholders hebben. Het is zaak om na te gaan wat hun belangen zijn en hoe deze zich verhouden t.a.v. de belangen van de organisatie:

5 1. Welke kansen en bedreigingen gaan er van uit? 2. Welke verantwoordelijkheid heeft de organisatie? 3. Wele strategieën moeten worden ondernomen? Afbeelding 1: Belangen van een organisatie t.o.v. stakeholders. 1.3 Relatiemanagement Stakeholder management gaat primair over. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

6 Stakeholders zijn niet allemaal hetzelfde, dit betekent: Opbouwen van verschillende type relaties. Verschillende manieren van communiceren. Verschillende manieren van participatie. Afbeelding 2: Stakeholder relatiemanagement. 1.4 Communicatie en samenwerking Hoe kun je alle stakeholders op. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. 1.5 Wat is het eindresultaat van stakeholdermanagement? Stakeholdermanagement kan, indien succesvol uitgevoerd, resulteren in: Competitieve relaties in. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Succesvol realiseren. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

7 1.6 Wat zijn stakeholders? Er zijn verschillende manieren op het begrip stakeholder(s) te definiëren: Een belanghebbende of stakeholder is. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Diverse doelgroepen Ieder individu of groep. Individuele of groepen van individuelen die Een belanghebbende of stakeholder is een persoon Een stakeholder is iemand die Stakeholders zijn personen die een bepaalde interesse. Een stakeholder is veel meer dan.. Een stakeholder is iemand die een belang heeft bij het functioneren van de organisatie. Een stakeholder is iemand die een invloed 1.7 Indeling stakeholders op niveau 1: Primaire versus secundaire stakeholders Stakeholders zijn op verschillende. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

8 Organisatie / Project / Bedrijfsproces Primaire stakeholders Grote invloed en direct belang Secundaire stakeholders Geen direct belang maar hebben wel invloed Afbeelding 3: Indeling stakeholders niveau Wat zijn primaire stakeholders? Primaire stakeholders staan. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie> Wat zijn secundaire stakeholders? Secundaire stakeholders. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. 1.8 Indeling stakeholders op niveau 2: Intern, Extern & Interface Om de verschillende type stakeholders nog verder in te delen kun je gebruik maken van de indeling op niveau 2. In dit model zijn er drie

9 hoofdgroepen Interne stakeholders Externe stakeholders Interface stakeholders Afbeelding 4: Indeling stakeholders niveau Interne stakeholders Interne stakeholders bestaan. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie> Externe stakeholders De externe stakeholders zijn de betrokkenen. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie> Interface stakeholders Interface stakeholders zijn niet betrokken. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

10 1.9 Waarom zijn stakeholders belangrijk voor organisaties? De invloed die sommige stakeholders kunnen uitoefenen. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Hoewel niet elke categorie stakeholder even belangrijk is,. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Het betrekken van alle stakeholders in het veranderingsproces versnelt en vergroot de kans op succes. Daarnaast bepaald de. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

11 2. STAPPENPLAN VOOR SUCCESVOL STAKEHOLDER MANAGEMENT 2.1 Stakeholder strategiekaart & communicatieplan Een eenvoudige manier om alle type stakeholders voor jouw organisatie of project in kaart te brengen is. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Met behulp van het volgende stappenplan kan iedereen op een eenvoudige manier een stakeholdersanalyse uitvoeren en documenteren. Het eindresultaat is. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Door gebruik te maken van de stakeholder strategiekaart: Creëer je duidelijk wat de positie van de stakeholders is ten opzichte van jouw organisatie of project; Inzicht in de verschillende belangen die de stakeholders hebben Inzicht in de manier waarop stakeholders voor jouw organisatie of project belangrijk zijn; Creëer je richtlijnen voor medewerkers om op een effectieve en efficiënte manier met stakeholders te communiceren.

12 2.2 Overzicht stappenplan creëren stakeholder strategiekaart & communicatieplan Stap Doel 1.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Tool. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. 2.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. 3.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. 4.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Tabel 1: strategiekaart & communicatieplan stappenplan. Stap 1: Identificeren en categoriseren van stakeholders Doel: Identificeer alle primaire en secundaire stakeholders. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Werkwijze: Stap 1A: Maak een lijst van alle mogelijke betrokkenen (stakeholders) die op een of andere manier. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

13 Voorbeeldvragen voor het in kaart brengen van stakeholders: Stakeholders Voorbeeld vragen Interne stakeholder Wie zijn onze medewerkers? Wie zijn onze aandeelhouders? Wie is ons management? Externe stakeholder Wie zijn onze leveranciers? Wie zijn onze adviseurs / business experts? Wie zijn onze investeerders? Met welke media hebben we te maken? Wie zijn onze concurrenten? Wie zijn onze financiers? Wie zijn onze klanten? Interface stakeholder Met welke belangenorganisaties hebben wij te maken in onze bedrijfstak? Met welke overheidsinstanties hebben we te maken? (e.g. KvK, Gemeente) Met welke educatieve organisaties hebben we te maken? Tabel 2: Voorbeeldvragen stakeholders. TIP: Indien er procesdiagrammen (flowcharts) aanwezig zijn van processen binnen de organisatie zijn dit een uitstekend uitgangspunt om stakeholders in kaart te brengen.

14 Gebruik de voorbeelden in afbeelding 5 als inspiratie voor het maken van de lijst. Stakeholders Interne stakeholder Externe stakeholder Interface stakeholder Afbeelding 5: Overzicht type stakeholders. Primair Secundair Direct invloed Indirect invloed Stuurgroep Medewerkers Manager Teamleden Aandeelhouders Ondernemingsra ad Bestuursleden Leverancier Klanten Investeerders Pers & media Adviseurs Business experts Klanten (zakelijk (consultants) / particulier) Crediteuren Concurrenten Lokale overheid Overheid Belangenorganisaties (e.g. vakbond, consumentenbond, milieuorganisatie) Educatieve instanties (e.g. universiteit, school) Maatschappelijke organisaties Partijen in directe omgeving (e.g. buren) Kamer van Koophandel

15 Stap 1B: Bepaal per stakeholder onder welke categorie deze geplaatst mag worden. Gebruik hiervoor bijlage 1: Template stakeholder niveau 1 en niveau 2 overzicht. Stap 2: Bepalen invloed en belang van de stakeholders Doel: Om inzicht te krijgen wat de rol van. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Belang. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Invloed. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Afbeelding 6: Belang en invloed van stakeholders.

16 Een primaire stakeholder heeft grote invloed en. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Belang Invloed Laag Matig Hoog Zeer hoog Zeer hoog Hoog Beïnvloeder (Tevreden houden) Belangrijke speler (Vertroetelen) Matig Laag Toeschouwer (Monitoren) Belanghebbende (Informeren) Afbeelding 7: Stakeholderanalyse matrix. Werkwijze: Stap 2A: Op basis van de gegevens uit stap 1 bepaal je voor iedere afzonderlijke stakeholder de. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Gebruik hiervoor bijlage 2: Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix.

17 Stap 3: Bepalen stakeholderstrategie Doel: Op basis van de resultaten uit de stakeholder belang en invloed matrix (stap 2) kan de stakeholder strategiekaart ingevuld worden. Een belangrijke activiteit in deze stap. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Werkwijze: Stap 3A: Gebruik de informatie uit stap 2 om de stakeholders. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Gebruik hiervoor bijlage 3: Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan. Stap 3B: Identificeer voor de belangrijkste stakeholders wat hun verwachtingen, eisen en wensen zijn. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

18 Stap 4: Creëren effectief communicatieplan Doel: Het succes van je stakeholderstrategie is uiteindelijk afhankelijk van de manier waarop je. <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Kijk goed welke manier van communiceren het beste werkt voor zowel de organisatie als de desbetreffende stakeholder: Welke technische oplossingen zijn haalbaar voor onze organisatie en de stakeholders? Zijn er specifieke culturele aspecten waar je rekening mee moet houden? Zijn er specifieke informele of formele regels waar we rekening mee moeten houden? Voorbeelden van communicatietechnieken die je kunt inzetten voor effectieve communicatie: Voorbeelden van communicatietechnieken Afbeelding 8: Communicatietechnieken.

19 Werkwijze: Stap 4A: Bepaal per stakeholder welke communicatiemiddelen het meest effectief zijn en <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>. Stap 4B: Communiceer de stakeholder strategiekaart <volledige tekst beschikbaar in basis versie en premium versie>.

20 3. BEST PRACTICES: STAKEHOLDER MANAGEMENT Besteed aandacht aan interactie met de stakeholders om zo een wederzijdse betrokkenheid te creëren; Uitgangspunt van een stakeholdersanalyse is luisteren, luisteren en nog een luisteren; Stakeholdermanagement is niet een eenmalige oefening, het is een continue proces; De grootste winst om verbeteringen te realiseren haal je bij de kritische groep stakeholders met de meeste invloed; Kies voor een individuele aanpak als het aankomt op de interactie met de stakeholders; Focus op waarde en interesses; Zoek altijd naar een win-win oplossing voor alle betrokkenen; Geef stakeholders verantwoordelijkheid bij het nemen van beslissingen en besluiten indien een mogelijke impact is; Gebruik een model om de verschillende stakeholdersbelangen in kaart te brengen en gebruik dit als uitgangspunt voor verdere interactie; Besteed aandacht aan training van eigen medewerkers m.b.t omgang met stakeholders (bijvoorbeeld door middel van gebruik communicatieplan); Betrek stakeholders in het uitvoeren van acties, geeft ze verantwoordelijkheid; Zorg voor duidelijke terugkoppeling naar aanleiding van gesprekken, besluiten of veranderingen; Stakeholdermanagement kost tijd, geduld en improvisatie.

21 BRONNEN Freeman, R.E (1984). Strategic Management: A stakeholder Approach. Boston, MA: Pitman. Freeman, R.E and Evan, W.M. (1990). Corporate Governance: A stakeholder Interpretation, Journal of Behaviour Economics, 19: Bourne, L. (2012). Stakeholder Relationship Management: A Maturity Model for Organisational Implementation. Gower Publishing, Ltd. p. PT61. Eden, C.; Ackermann, F. (2013). Making Strategy: The Journey of Strategic Management. SAGE. p Mendelow, A.L. (1981). 'Environmental Scanning - The Impact of the Stakeholder Concept,' ICIS 1981 Proceedings, 20. Clarkson, M.B.E, (1995). A Stakeholder Framework for Analyzing and Evaluating Corporate Social Performance, Academy of Management Journal, 20/1:

22 BIJLAGEN Bijlage 1: Template stakeholder niveau 1 en niveau 2 overzicht. Bijlage 2: Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix. Bijlage 3: Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan.