WHITE PAPER STAKEHOLDERMANAGEMENT

Transcriptie

1 WHITE PAPER STAKEHOLDERMANAGEMENT Van strategie naar implementatie in 4 stappen leansixsigmatools.nl versie Dit werk is gelicenseerd onder een Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal licentie. Bezoek om een kopie te zien van de licentie of stuur een brief naar Creative Commons, PO Box 1866, Mountain View, CA 94042, USA.

2 White paper Stakeholdermanagement Leansixsigmatools.nl INHOUD Inleiding Stakeholder management Een korte introductie Doel van stakeholder management Waarom zijn stakeholders belangrijk voor organisaties? Relatiemanagement Communicatie en samenwerking Wat is het eindresultaat van stakeholdermanagement? Wat kost de implementatie van een stakeholdermanagement proces? Zelf implementeren Uitbesteden Stakeholders Wat zijn stakeholders? Indeling stakeholders op niveau 1: Primaire versus secundaire stakeholders Wat zijn primaire stakeholders? Wat zijn secundaire stakeholders? Indeling niveau 2: Intern, Extern & Interface Interne stakeholders Externe stakeholders Interface stakeholders Stappenplan voor succesvol stakeholder management Stakeholder strategiekaart & communicatieplan... 10

3 Leansixsigmatools.nl Stakeholdermanagement 3.2 Overzicht stappenplan creëren stakeholder strategiekaart & communicatieplan Stap 1: Identificeren en categoriseren van stakeholders Stap 2: Bepalen invloed en belang van de stakeholders Stap 3: Bepalen stakeholderstrategie Stap 4: Creëren effectief communicatieplan Best practices: stakeholder management Bronnen Bijlagen Bijlage 1: Template stakeholder niveau 1 en niveau 2 overzicht. 19 Bijlage 2: Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix Bijlage 3: Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan

4 INLEIDING Het doel van deze White paper is om door middel van een combinatie van theorie en praktijk organisaties handvaten te geven om op een efficiënte manier stakeholdermanagent te integreren in de bestaande bedrijfsprocessen. In hoofdstuk 1 gaan we eerst in op de theorie van het begrip stakeholdermanagement. Na het lezen van dit hoofdstuk weet je wat de belangrijkste aspecten zijn van stakeholdermanagent en weet je ook wat de voordelen, mogelijkheden en kansen zijn van een goed opgezet stakeholdermanagement proces. Vervolgens gaat hoofdstuk 2 verder in op de verschillende type stakeholders en hoe je deze eenvoudig kunt identificeren en groeperen. In hoofdstuk 3 hebben we de theorie vertaald naar een praktisch en effectief stappenplan. Met dit stappenplan beschik je over alle benodigde informatie om stakeholdermanagement als proces binnen jullie organisatie te implementeren door middel van 4 stappen. Met de bijgesloten templates kun je direct aan de slag met het uitvoeren van een stakeholderanalyse voor jullie organisatie of project. Afsluiten hebben we in hoofdstuk 4 nog een aantal best practices samengevat ter ondersteuning van het stappenplan. Wij hopen met dit rapport jullie vraag of probleem te hebben opgelost. Indien dit niet het geval is horen wij graag wat wij in de toekomst beter kunnen doen. Feedback ontvangen wij graag op: info@leansixsigmatools.nl Veel succes en plezier met het lezen en toepassen van de informatie uit dit rapport. Team Leansixsigmatools.nl

5 1. STAKEHOLDER MANAGEMENT 1.1 Een korte introductie.. Stakeholdermanagement is het proces van het managen van de verwachtingen van iedereen (Engels: stakeholders, Nederlands: belanghebbenden).. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. 1.2 Doel van stakeholder management Door middel van stakeholdersmanagement kan een organisatie: De relatie met stakeholders zo goed mogelijk beheren om hier maximaal rendement uit te halen met als doel het realiseren van missie en de daarbij behorende strategische doelstellingen. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Een organisatie kan verschillende soorten stakeholders hebben. Het is zaak om na te gaan wat hun belangen zijn en hoe deze zich verhouden t.a.v. de belangen van de organisatie:

6 1. Welke kansen en bedreigingen gaan er van uit? 2. Welke...? 3. Welke strategieën...? Afbeelding 1: Belangen van een organisatie t.o.v. stakeholders. 1.2 Waarom zijn stakeholders belangrijk voor organisaties? De invloed die sommige stakeholders kunnen uitoefenen is voor ondernemingen belangrijk om rekening te houden met stakeholders. Deze invloed kan.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Hoewel niet elke categorie stakeholder even belangrijk is, is het voor organisaties belangrijk om stakeholders actief te monitoren. Een verschuiving van categorie kan een andere actie noodzakelijk maken. Het betrekken van alle stakeholders in het veranderingsproces versnelt en vergroot de kans op succes. Daarnaast bepaald.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. 1.3 Relatiemanagement Stakeholder management gaat primair over het opbouwen en onderhouden van de relatie met stakeholders gedurende het project of binnen een.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

7 Stakeholders zijn niet allemaal hetzelfde, dit betekent: Opbouwen van verschillende type relaties. Verschillende manieren van communiceren. Verschillende manieren van participatie. Afbeelding 2: Stakeholder relatiemanagement. 1.4 Communicatie en samenwerking Hoe kun je alle stakeholders op de hoogte houden.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. 1.5 Wat is het eindresultaat van stakeholdermanagement? Stakeholdermanagement kan, indien succesvol uitgevoerd, resulteren in: <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

8 1.6 Wat kost de implementatie van een stakeholdermanagement proces? Het vaststellen van de kosten voor het implementeren van een stakeholdermanagement proces binnen een organisatie is afhankelijk van een.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie> Zelf implementeren Wanneer je er voor kiest om als organisatie zelf een stakeholdermanagement proces te implementeren.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. TIP: Het implementeren van een stakeholdermanagement proces is een mooie stage- of afstudeeropdracht Uitbesteden Wanneer je geen resources vrij kunt maken om de implementatie zelf uit te voeren kun je dit natuurlijk ook uitbesteden aan.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

9 2. STAKEHOLDERS 2.1 Wat zijn stakeholders? Er zijn verschillende manieren op het begrip stakeholder(s) te definiëren: Een belanghebbende of stakeholder is iemand die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan uitoefenen op een specifieke organisatie of een onderdeel hiervan. Stakeholders zijn personen of groepen die invloed hebben op een project, afdeling of organisatie en/of er door worden beïnvloed. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Een stakeholder is iemand die een invloed kan uitoefenen op de bedrijfsvoering van de organisatie.

10 2.2 Indeling stakeholders op niveau 1: Primaire versus secundaire stakeholders Stakeholders zijn op verschillende manieren in te delen. De eerste indeling op het hoogste niveau is om onderscheid te maken in primaire en secundaire stakeholders. Organisatie / Project / Bedrijfsproces Primaire stakeholders Grote invloed en direct belang Secundaire stakeholders Geen direct belang maar hebben wel invloed Afbeelding 3: Indeling stakeholders niveau Wat zijn primaire stakeholders? Primaire stakeholders staan.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie> Wat zijn secundaire stakeholders? Secundaire stakeholders staan.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

11 2.3 Indeling niveau 2: Intern, Extern & Interface Om de verschillende type stakeholders nog verder in te delen kun je gebruik maken van de indeling op niveau 2. In dit model zijn er drie hoofdgroepen Interne stakeholders Externe stakeholders Interface stakeholders Afbeelding 4: Indeling stakeholders niveau Interne stakeholders Interne stakeholders bestaan in.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie> Externe stakeholders De externe stakeholders zijn de betrokkenen.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie> Interface stakeholders Interface stakeholders zijn niet betrokken bij de organisatie.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

12 3. STAPPENPLAN VOOR SUCCESVOL STAKEHOLDER MANAGEMENT 3.1 Stakeholder strategiekaart & communicatieplan Een eenvoudige manier om alle type stakeholders voor jouw organisatie of project in kaart te.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Met behulp van het volgende stappenplan kan iedereen op een eenvoudige manier een stakeholdersanalyse uitvoeren en.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Door gebruik te maken van de stakeholder strategiekaart: Creëer je duidelijk wat de positie van de stakeholders is ten opzichte van jouw organisatie of project; Inzicht in de verschillende belangen die de stakeholders hebben Inzicht in de manier waarop stakeholders voor jouw organisatie of project belangrijk zijn; Creëer je richtlijnen voor medewerkers om op een effectieve en efficiënte manier met stakeholders te communiceren. 3.2 Overzicht stappenplan creëren stakeholder strategiekaart & communicatieplan Stap Doel Tool 1... Template stakeholder niveau 1 en 2 overzicht Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan. Tabel 1: strategiekaart & communicatieplan stappenplan.

13 Stap 1: Identificeren en categoriseren van stakeholders Doel: Identificeer alle primaire en secundaire stakeholders.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Werkwijze: Stap 1A: Maak een lijst van alle mogelijke betrokkenen (stakeholders).. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Voorbeeldvragen voor het in kaart brengen van stakeholders: Stakeholders Voorbeeld vragen Interne stakeholder Wie zijn onze medewerkers? Externe stakeholder Wie zijn onze leveranciers? Interface stakeholder Met welke belangenorganisaties hebben wij te maken in onze bedrijfstak? Tabel 2: Voorbeeldvragen stakeholders. TIP: Indien er procesdiagrammen (flowcharts) aanwezig zijn van processen binnen de organisatie zijn dit een uitstekend uitgangspunt om stakeholders in kaart te brengen.

14 Gebruik de voorbeelden in afbeelding 5 als inspiratie voor het maken van de lijst. Stakeholders Interne stakeholder Externe stakeholder Interface stakeholder Afbeelding 5: Overzicht type stakeholders. Primair Secundair Direct invloed Indirect invloed Stuurgroep Medewerkers Leverancier Klanten Lokale overheid Overheid Stap 1B: Bepaal per stakeholder onder welke categorie deze geplaatst mag worden. Gebruik hiervoor bijlage 1: Template stakeholder niveau 1 en niveau 2 overzicht.

15 Stap 2: Bepalen invloed en belang van de stakeholders Doel: Om inzicht te krijgen wat de rol van de geïdentificeerde stakeholders is t.o.v. de organisatie of het project is het prioriteren van stakeholders een belangrijke volgende stap. Belang Belang gaat over de... Invloed Invloed gaat over de mate waarin... Afbeelding 6: Belang en invloed van stakeholders. Een primaire stakeholder heeft grote invloed en heeft een direct belang, een secundaire stakeholder heeft geen direct belang maar wel invloed. Belang Invloed Laag Matig Hoog Zeer hoog Zeer hoog Hoog Beïnvloeder (Tevreden houden) Belangrijke speler (Vertroetelen) Matig Laag Toeschouwer (Monitoren) Belanghebbende (Informeren) Afbeelding 7: Stakeholderanalyse matrix.

16 Werkwijze: Stap 2A: Op basis van de gegevens uit stap 1 bepaal je.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Gebruik hiervoor bijlage 2: Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix. Stap 3: Bepalen stakeholderstrategie Doel: Op basis van de resultaten uit de stakeholder belang en invloed matrix (stap 2) kan de stakeholder strategiekaart ingevuld worden. Een belangrijke activiteit in deze stap.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Deze informatie haal je uit direct contact met.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Werkwijze: Stap 3A: Gebruik de informatie uit stap 2 om de stakeholders op basis.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Stap 3B: Identificeer voor de belangrijkste stakeholders wat.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

17 Stap 4: Creëren effectief communicatieplan Doel: Het succes van je stakeholderstrategie is uiteindelijk afhankelijk.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Kijk goed welke manier van communiceren het beste werkt voor zowel de organisatie als de desbetreffende stakeholder:.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Voorbeelden van communicatietechnieken die je kunt inzetten voor effectieve communicatie: Voorbeelden van communicatietechnieken Interviews Social Media Afbeelding 8: Communicatietechnieken.

18 Werkwijze: Stap 4A: Bepaal per stakeholder welke communicatiemiddelen het meest effectief zijn en waarvan je als organisatie.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Stap 4B: Communiceer de stakeholder strategiekaart met de medewerkers.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>. Stap 4c: Evalueer het gebruik van de.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.. Vragen die je kunt gebruiken tijdens deze evaluatie zijn: Is de stakeholder voldoende geïnformeerd over alle relevante zaken? Welke stappen kunnen genomen worden om contact nog verder te optimaliseren? Zijn de instructies voor medewerkers m.b.t. strategiekaart & communicatieplan voldoende duidelijk? Zijn alle contactgegevens nog up-to-date?

19 4. BEST PRACTICES: STAKEHOLDER MANAGEMENT Besteed aandacht aan interactie met de stakeholders om zo een wederzijdse betrokkenheid te creëren;.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

20 BRONNEN.. <informatie beschikbaar in standaard en premium versie>.

21 BIJLAGEN Bijlage 1: Template stakeholder niveau 1 en niveau 2 overzicht. Bijlage 2: Template stakeholderanalyse invloed en belang matrix. Bijlage 3: Template stakeholder strategiekaart & communicatieplan.