BUSINESS PROCESS MANAGEMENT WHITEPAPER

Transcriptie

1 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT WHITEPAPER

2 WHITEPAPER De wereld van vandaag wordt gekenmerkt door de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën en disruptieve marktomstandigheden. Deze ontwikkelingen hebben verregaande gevolgen voor bestaande organisaties. Om hun bestaansrecht en een concurrerende positie te blijven behouden, zullen zij in staat moeten zijn om snel en flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt. Dat betekent dat organisaties meer moeten gaan digitaliseren, hun producten- en dienstenportfolio beter zullen moeten afstemmen op de behoefte van de klant en meer gebruik zullen moeten maken van innovatieve toepassingen. Voor deze organisaties biedt Mavim een platform dat zowel continue verbeterinitiatieven als bedrijfsbrede transformaties in alle facetten ondersteunt. In één platform ondersteunt Mavim het beheer en de integratie van zes primaire managementthema s voor succesvolle transformatie. De propositie van Mavim is uniek omdat het organisaties in staat stelt de vertrouwde Microsoft-technologieën te blijven gebruiken (zoals Microsoft Visio, Oice365, SharePoint, SQL). Daarmee biedt het een eenvoudige omgeving voor de planning en uitvoering van iedere strategische verandering. De Mavim software is in te zetten bij ieder bedrijfsonderdeel en toe te passen op elk managementvraagstuk. De organisatie bepaalt daarbij zelf het startpunt en kan naar wens en behoefte van de organisatie de toepassing uitbreiden of aanpassen. Het Mavim platform bevat een integratie met modelleer- en publicatietools als Microsoft Visio en SharePoint, voorziet in het hergebruik van bestaande informatie en wordt gekenmerkt door de unieke functionaliteit waarmee verbanden kunnen worden gelegd tussen alle denkbare elementen en gegevens. Hierdoor is Mavim hét ideale platform om iedere transformatie klein of groot te realiseren. 2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

3 INHOUDSOPGAVE Wat is BPM? Wat is het doel van BPM? De geschiedenis van procesmanagement Wat zijn de gevolgen in de praktijk? Waarom zou u met BPM beginnen? Hoe te starten? Wat bereikt u ermee? Wat zijn de valkuilen?

4 WHITEPAPER De laatste jaren staat Business Process Management (BPM) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met een dynamische omgeving en kritische instelling van klanten en/of stakeholders. Dit werkt een toenemende interne complexiteit van de organisatie in de hand. De organisatie moet zich dus kunnen aanpassen. Daarom zijn, naast eiciëntie en betrouwbaarheid, nu ook klantgerichtheid en flexibiliteit belangrijke succesfactoren voor de continuïteit van de organisatie. Dit stelt hoge eisen aan de organisatie voor wat betreft de afstemming op de omgeving, de structurering en inrichting van de organisatie, als ook de besturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd worden de mogelijkheden van IT op dit vlak steeds groter. beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen. Wat is het doel van BPM? BPM is gericht op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen binnen professionele organisaties. Bij verbeteren kunt u denken aan het verhogen van de eectiviteit, eiciëntie, kwaliteit, klantgerichtheid en innovativiteit. De verbetering zelf wordt gemeten aan de hand van prestatieindicatoren. BPM impliceert het continu blijven volgen van de procesprestaties en de koppeling BPM doelt op methoden, best practices en IT-oplossingen om een procesgerichte bedrijfsvoering te realiseren. Nieuwsgierig wat BPM is en wat het aan gestelde doelen. Daarnaast willen organisaties de kwaliteit van hun producten en diensten voor hun klanten kunnen borgen en daar waar mogelijk verhogen. voor uw organisatie kan betekenen? In dit whitepaper wordt in ieder geval een aantal vragen voor u beantwoord. Wat is BPM? BPM kan omschreven worden als: het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie. Het realiseren van doelstellingen Dit maakt dat organisaties steeds vaker bewust kiezen voor BPM. BPM betreft dus het managen van bedrijfsprocessen. Een en ander is schematisch weergegeven in het KAD-model (Model 1). Dit model is ontwikkeld om de kwaliteit van de uitkomsten van processen te waarborgen. In willekeurige volgorde betreft dit het ontwerpen, het borgen en het veranderen van de processen, waarbij men van strategisch, langs tactisch naar operationeel niveau de organisatie bestuurt. is niet alleen een kwestie van goede sturing en 4 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

5 De geschiedenis van BPM Aan het begin van de jaren 90 waren er de eerste organisaties die op een systematische wijze hun processen beschreven. De organisaties probeerden hun prestaties te beïnvloeden door de nadruk te leggen op een betere afstemming tussen afzonderlijke activiteiten en het gebruik van IT-systemen om dat proces te managen. In die tijd was Business Process Reengineering (BPR) van Michael Hammer de meest gangbare methode. Hoewel er door de jaren heen veel kritiek is geweest op de methodologie van BPR heeft het geleid tot meer verfijnde modellen om bedrijfsprocessen te analyseren, eiciënter te laten verlopen en eectiever in te zetten. Enkele voorbeelden zijn Total Quality Management (TQM), Business Process Improvement (BPI) en Six Sigma. Momenteel wordt procesmanagement derhalve aangeduid als BPM. BPM gaat verder dan BPR uit de jaren 90 en BPI. Volgens Howard Smith en Peter Fingar in hun boek The Third Wave is BPM een samensmelting van kwaliteitsmanagement, IT en managementdenken. Wat zijn de gevolgen in de praktijk? Maar wat heeft dat uiteindelijk in de praktijk opgeleverd? McCormack (2001) heeft een onderzoek gedaan onder 100 Amerikaanse productiebedrijven. Daarbij werd een sterk statistisch verband aangetoond tussen de mate van procesoriëntatie en de hoogte van de financiële bedrijfsresultaten. Een vergelijkbaar onderzoek is uitgevoerd bij 281 Zweedse organisaties, waar vooral een belangrijke relatie tussen procesoriëntatie en klanttevredenheid werd vastgesteld (Gustafsson en Nilsson, 2003)¹. Daaruit mag geconcludeerd worden dat het procesdenken in de praktijk zijn vruchten afwerpt, zowel op financieel gebied als op het gebied van kwaliteit. Waarom zou u met BPM beginnen? Genoeg reden om met BPM te beginnen. Processen vormen immers het hart van uw organisatie. Zij bepalen in grote mate de kwaliteit van uw producten en diensten. Daarom is het essentieel dat de bedrijfsprocessen goed zijn vastgelegd en dat

6 WHITEPAPER de organisatie inzicht heeft in de resultaten van die processen. De beslissing met BPM te beginnen, is primair een strategische keuze: u moet als beheersmaatregelen dienen we te treen?. U kunt overwegen daarbij een procestool te gebruiken. organisatie geloven in het nut van een procesgeoriënteerde aanpak. IT-systemen kunnen een rol Monitoren: Hierbij worden de werking en prestaties van de processen beoordeeld. spelen om BPM met meer succes en minder inspanning te implementeren én onderhouden. Hoe te starten? Veel organisaties onderkennen het nut van BPM, maar zijn er nog niet aan begonnen. De reden hiervoor is dat zij de volgende vraag niet kunnen beantwoorden: Waar en hoe moet ik beginnen om dit in de praktijk vorm te gaan geven?. Leren: Evalueren van het voorgaande levert mogelijkheden op tot verdere verbetering. Wat bereikt u ermee? Het primaire doel van BPM is dat u uw strategische doelen behaalt en bedrijfsprocessen beheerst. Andere beoogde resultaten voor een procesgeoriënteerde organisatie zijn: Uiteraard bestaan er verschillende wegen en plannen van aanpak. Dit is vaak zeer organisatieafhankelijk. Het onderstaande stappen- plan geeft de grote lijnen aan: Het leidt tot meer duidelijkheid over de werking van de organisatie voor alle partijen. Het leidt tot meer inzicht en snellere doorvoering van veranderingen en verbeteringen. Analyseren: Voor het verkrijgen van een goed beeld van de organisatie en de stand van zaken betreende de interne organisatie is een eerste inventarisatie van de bestaande documentatie nodig. Het geeft inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van de organisatie door de beschikbaarheid van meer feiten. Het maakt een organisatie minder afhankelijk van sleutelfunctionarissen. Modelleren: De belangrijkste uitgangspunten voor BPM zijn strategie, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatie-indicatoren en structuur. Breng vervolgens de processen in kaart. Implementeren: Vastgelegd wordt wie doet wat?, wat zijn de risico s? en welke Het leidt tot minder fouten en zodoende tot een hogere eiciëntie. Het bevordert een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers. Wat zijn de valkuilen? Net zoals andere trajecten kent ook het invoeren van BPM een aantal valkuilen. 6 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

7 De meest elementaire zijn: het implementeren van veranderingen. Niet alleen goede communicatie (vooraf, tussentijds en 1. In de praktijk blijkt dat het implementeren achteraf), ook participatie en medeverantwoordelijkheid zijn essentieel voor een succesvol veranderingsproces! van een managementsysteem in meerdere of mindere mate een verandering in de organisatie vereist. Helaas wekt verandering vaak weerstand op. De tweede valkuil is te ondervangen door het inschakelen van externe expertise en capaciteit. 2. Daarnaast is vaak sprake van onvoldoende beschikbare tijd en/of kennis en kunde binnen de organisatie waardoor het traject een (te) lange doorlooptijd kent of zelfs mislukt. Ook zal het gebruik van specifieke software voor procesmanagement helpen om de doorlooptijd van een BPM-traject te verkorten en het rendement te vergroten. Het kan de organisatie natuurlijk ook ontbreken aan de juiste ondersteuning van IT-systemen. De oplossing voor de eerstgenoemde valkuil is voornamelijk te vinden in het betrekken van medewerkers. Dit leidt tot een breed draagvlak voor IN EEN SNEL VERANDERENDE WERELD MAKEN WIJ CONTINUE TRANSFORMATIE MOGELIJK Voor organisaties die hun businessmodellen willen wijzigen, een nieuwe weg willen inslaan naar digitalisering of wendbaarder willen worden om beter in te kunnen spelen op veranderingen, biedt Mavim een platform dat grote bedrijfstransformaties en continue verbeterinitiatieven helpt te eectueren. Sinds 1990 leveren en ontwikkelen wij software waarmee organisaties in staat zijn zich snel aan te passen aan continu veranderende omstandigheden. Onze software wordt gekenmerkt door een hoge mate van innovativiteit én gebruiksvriendelijkheid. Zo is onze software eenvoudig en snel te implementeren, direct klaar voor gebruik, eenvoudig in gebruik en in te zetten voor tal van business managementvraagstukken.