Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap?

Transcriptie

1 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? Nieuw perspectief op vitale managementsystemen door gebruik te maken van onderliggende waardesystemen

2 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -1- Doen managementsystemen wel waarvoor ze bedoeld zijn? Managementsystemen in organisaties zijn bedoeld om de prestaties van deze organisaties te beheersen en te verbeteren. Organisaties investeren om die reden veel geld en tijd aan het invoeren en onderhouden van project-, kwaliteits-, personeels- en informatiemanagementsystemen. Uit onderzoek blijk dat deze investeringen in de praktijk lang niet altijd leiden tot voldoende tevredenheid en effect: de ingevoerde managementsystemen bieden onvoldoende garanties voor het realiseren van de organisatiedoelen, leiden niet voldoende tot structuur en ondersteunen daardoor onvoldoende de beoogde organisatieontwikkeling. Om de oorzaak van dit hardnekkige patroon te kunnen begrijpen, kijken wij naar de onderstromen en bovenstromen in de organisatie en naar de onderliggende waardesystemen. We stellen daarbij, daartoe geïnspireerd door het gedachtegoed van Management Drives, continu de vraag of alle waardesystemen evenwichtig meegenomen zijn bij de inrichting en implementatie van het managementsysteem. Waardesystemen Ieder mens en elke organisatie heeft een aantal drijfveren. Deze drijfveren bepalen de intrinsieke motivatie. Drijfveren kunnen positief of negatief ingezet worden. Kennis van drijfveren is essentieel voor: versterken van persoonlijk leiderschap effectiviteit in samenwerking potentiële krachten en valkuilen leiden van een organisatie en teams vaststellen en behalen van uitdagende en reële doelen Wij onderscheiden zes drijfveren: Wil vooruitgang, resultaten en prestaties laten zien Wil zekerheid en duidelijkheid Stelt mensen en relaties voorop Staat voor durf, tempo en kracht Wil analyseren, begrijpen en doorgronden Draagt zorg voor binding en veiligheid

3 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -2- Inzicht in bovenstaande waardesystemen is van toegevoegde waarde op organisatieniveau: het geeft inzicht in terugkerende (succesbevorderende en/of -belemmerende) organisatiepatronen (onderstroom en bovenstroom); het geeft inzage in over- en onderbenutte oplossingsrichtingen in teams en de organisatie; het helpt om gericht teams samen te stellen zodat succes niet aan toeval wordt overgelaten; het introduceert een gemeenschappelijke taal waarmee bruggen in de communicatie geslagen worden tussen afdelingen en teams; het geeft antwoord op de vraag: waarom verandert hier niets? ; het geeft een sleutel tot duurzame organisatieontwikkeling. Waardesystemen als dimensies in managementsystemen Als we uitgaan van bovenstaande waardesystemen betekent dit, dat organisaties hier in hun sturing aandacht voor moeten hebben. Dit vraagt om bewuste en expliciete duiding van begrippen als ambitie, denkkracht, samenwerking, kernwaarden, daadkracht en structuur. Figuur: bouwen aan gezamenlijke waardesystemen Ambitie en doelen Structuur Daadkracht Als organisatie moet u expliciet zijn Denkkracht Samenwerken Kernwaarden

4 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -3- De organisatiepraktijk is echter weerbarstig. Goede bedoelingen kunnen anders geïnterpreteerd worden of anders toegepast dan bedoeld. Figuur: weerbarstige uitwerking Wel plannen, geen resultaten Bureaucratie Conflicten, macht Wat we vaak in organisaties zien is het volgende Geen verbinding tussen hoofd en handen Veel overleggen, weinig besluiten Interne gerichtheid Door de verschillende waardesystemen te plotten op belangrijke onderdelen van de organisatie groeit het begrip voor de organisatiepatronen en de bevorderende factoren voor succes. Zo ontstaat een bruikbaar denkraam om dialoog te voeren over professionaliteit. Figuur: denkraam voor professionaliteit Sterk gericht op klant en resultaat Voor regels geldt: pas toe of leg uit Werken in een geoliede machine Wat betekent professionaliteit in onze organisatie Aandacht voor mens en bedrijf in balans Kansen ondernemend en planmatig verzilveren Nieuwe collega s snel opnemen in de club

5 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -4- Bouwen aan vitale managementsystemen Met voorgaande invalshoeken ontstaat er nieuw perspectief voor het vitaliseren van managementsystemen: managementsystemen die volledig gericht zijn op het kernproces (de business ) van de organisatie. U ziet de effecten hiervan als volgt terug: besturingsfilosofie, leiderschapsstijl, organisatiedoelen en leidende principes zijn bij medewerkers kenbaar en begrepen; er is goede balans tussen structuur bieden en ruimte geven aan medewerkers; kennis en (sturings)informatie is op het juiste moment of in de juiste vorm beschikbaar; managers zijn faciliterend en passen hun stijl van leidinggeven aan op wat situationeel nodig is; afspraken en besluiten worden goed gedocumenteerd; sociaal kapitaal wordt in organisaties benut; evaluaties leiden tot bijsturing van processen en systemen. Figuur: managementsystemen tonen samenhang tussen richting en inrichting van de organisatie Strategie Welke resultaat willen we halen? Structuur Welke afspraken hebben we nodig? Focus Wat doen we wel en wat niet? Richten en inrichten van de organisatie Communiceren Hoe zorgen we voor draagvlak? Visie Waar gaan we naartoe? Missie Waar staan we voor? Managementsystemen en een geïnformeerde cultuur Er is in organisaties een hardnekkige neiging om prestaties en kwaliteit uitsluitend te definiëren en te sturen via regel- en managementinformatiesystemen, certificaten en indicatoren. Statisch dus. Dit zorgt voor verminderde aandacht voor de dynamische dimensie van kwaliteit en resultaat. De dynamische informatie definieert informatie in termen van dienstverlening die tot stand komt tussen mensen. Dit levert unieke kwaliteit op, want ieder mens is anders. Deze kwaliteit is minder goed te meten, maar des te beter te merken.

6 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -5- Het gaat om balans te vinden tussen meetbare en merkbare informatie. Regelsystemen die uitgaan van louter objectiviteit kunnen er gemakkelijk toe leiden dat de kwaliteitsaspecten tussen mensen en teams worden genegeerd. De kunst van het besturen van organisaties is dat men verschillende soorten informatie raadpleegt en kijkt hoe deze zich tot elkaar verhouden. Het gaat om het zoeken naar reflectief evenwicht in de informatievoorziening, om het herkennen van patronen in de informatievoorziening: consistentie, coherentie en congruentie van informatie. Sterke organisaties werken aan een geïnformeerde cultuur, waarbij de verschillende vormen van informatie consistent, coherent en congruent zijn. Door deze invalshoeken te combineren, kan een organisatie meer grip krijgen op het functioneren van het managementsysteem. Managementsystemen zijn leersystemen Wij constateren dat het managementsysteem een sterk ondergewaardeerd managementgereedschap is. Er is veel onbenut potentieel. Zeker als het gaat om de verschillende niveaus van leren in de organisatie.

7 Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap? -6- Review het managementsysteem: een frisse kijk toont onbenut potentieel! Het invoeren van een managementsysteem is een strategische beslissing om te kunnen sturen op de prestaties van de organisatie. Helaas doen managementsystemen nog lang niet altijd waarvoor ze bedoeld zijn. Daarom heeft Bureau de Bont een benaderingswijze uitgewerkt, waarmee er balans kan komen tussen nut en noodzaak van managementsystemen. Dit is gebaseerd op zes hele basale principes: Verbeterdoelen: Welke deelprestaties en deeldoelen willen we wanneer behalen? Verbeterstructuur: Wat is ondersteunende structuur met bijbehorende processen, systemen? Verbeterdaadkracht: Hoe en op welke wijze nemen we (integrale) besluiten en hoe documenteren en communiceren we hierover? Verbeteraanpak Verbetergerichte leertrajecten: Wat en hoe leren, ontwikkelen, delen en borgen we onze kennis? Verbeterevaluatie: Wat zijn onze belangrijkste evaluatiemomenten & -punten? Collectief verbetergedachtegoed: Wat is ons nieuwe gemeenschappelijk gedachtegoed? (vertrekpunt) Met een inhoudelijke review op basis van deze 6 basale principes vergroot u uw inzicht in de belemmerende organisatiepatronen en in de oplossingsrichtingen voor duurzame organisatieontwikkeling. Wij doorlopen deze cyclus op organisatieniveau en/of projectniveau. Bureau de Bont: partner in business en organisatieontwikkeling Wij geloven dat het succes van organisaties wordt bepaald door duidelijke keuzes in de balans tussen structuur brengen en ruimte bieden. Ruimte voor medewerkers om binnen de structuur en procesinrichting die er is hun talenten, competenties en kwaliteiten succesvol in te kunnen zetten. Een effectief managementsysteem helpt u om deze balans te maken. Het borgt de organisatorische randvoorwaarden voor medewerkers en teams en zorgt ervoor dat medewerkers maximaal klantgericht kunnen werken en een optimale bijdrage kunnen leveren aan het bedrijfsresultaat. Bureau de Bont B.V. T (033) E info@bureaudebont.nl I