Betere onderwijsondersteuning met Student Informatie Systemen SIS 2010: VAN INSCHRIJFSYSTEEM NAAR ONDERWIJS 2.0

Transcriptie

1 Betere onderwijsondersteuning met Student Informatie Systemen SIS 2010: VAN INSCHRIJFSYSTEEM NAAR ONDERWIJS 2.0

2 MINISYMPOSIA Ter introductie / 2 Op 22 maart 2010 organiseerde M&I/Partners een minisymposium over de selectie en implementatie van Student Informatie Systemen (SIS). Vier sprekers uit het HBO en MBO en een spreker van M&I/Partners gaven een korte presentatie over dit onderwerp vanuit hun eigen praktijk. Tijdens de minisymposia vanm&i/partners staan informatieoverdrachtenuitwisseling van ervaringen tussen klanten en adviseurs centraal. Regelmatig brengt M&I/Partners naar aanleiding van een minisymposium een samenvattende publicatie uit. De inhoud kan tot inspiratie dienen in uw dagelijkse ICT-praktijk. SIS 2010: van inschrijfsysteem naar Onderwijs 2.0 Betere onderwijs ondersteuning met Student Informatie Systemen is onderdeel van een reeks publicaties over toon aangevende ICT-projecten waaraan M&I/Partners heeft bijgedragen. Dit boekje gaat in op de belangrijkste dilemma s bij SIS-projecten: samen of alleen, standaardoplossing of maatwerk, onderwijsstandaarden of vrijheden, implementeren of (re)organiseren? Verder vindt u in deze uitgave enkele resultaten uit een webenquête die M&I/Partners voorafgaand aan het symposium uitvoerde onder de deelnemers.

3 WAT IS EEN STUDENT INFORMATIE SYSTEEM (SIS)? / 3 Een SIS is veel méér dan een inschrijfsysteem voor het onderwijs alleen. Het is een kerninformatiesysteem. Met een SIS kan het onderwijsproces optimaal worden ondersteund. Per student kan de planning en voortgang van de studie nauwkeurig worden gevolgd. Om een paar van de mogelijkheden van een SIS te noemen: een onderwijscatalogus, een studieprogramma, de inschrijving voor toetsen en examens, de cijferadministratie en diplomering. Door het aanbieden van selfservice voor studenten en onderwijspersoneel wordt een eerste bescheiden stap gezet naar Onderwijs 2.0. Na de studie kan een SIS een rol spelen in het onderhouden van contacten met alumni. VEEL SIS- TRAJECTEN VERLOPEN MOEIZAAM DOOR: Onderschatting van de complexiteit van onderwijsmensen Onvoldoende draagvlak in de organisatie Onvoldoende projectmanagement en projectorganisatie Te weinig sturing op onderwijsstandaarden en afspraken Onvoldoende borging van kennis in de organisatie Te veel maatwerk Geen geschikte medewerkers in de organisatie 12% 22% 17% 23% 13% 10% Waar de administratie rond inschrijving vaak strak is geregeld, is dit bij onderwijsondersteuning veel minder het geval. Dat maakt de implementatie van een SIS een complex proces, met mogelijke valkuilen, waarbij de onderwijsinstelling veel keuzes moet maken. Bron: webenquête 3%

4 DILEMMA 1: samen of alleen het SIS vernieuwen? / 4 Het belangrijkste voordeel van samenwerking is het delen van kennis en kosten. Dat begint al bij het opstellen van een Programma van Eisen (PvE) en de EU-aanbesteding. Ook kennis delen over implementatie en processen is vaak waardevol. Samen aanvullend maatwerk laten ontwikkelen kan daarnaast leiden tot verrijking van het product. Pas echter op dat pakketselectie geen systeemontwikkeling wordt. Maar alleen doen kan ook. Er is al een aantal goede standaardproducten op de markt, waarbij u via de leverancier gebruik kunt maken van ervaringen elders. Daarnaast werkt een slagvaardige gebruikersvereniging vaak goed mee aan de verdere ontwikkeling van een pakket. En natuurlijk kunt u bij een zelfstandig traject nog steeds kennis delen met andere instellingen.

5 / 5 DILEMMA 2: Standaard of maatwerk? De markt biedt een aantal goede standaardproducten. Een goed standaardpakket is configureerbaar en evolueert mee met de ontwikkelingen in onderwijs en regelgeving. Het standaardiseren van onderwijsprocessen is beter dan het (laten) aanpassen van het product op uw situatie. Bepaal desondanks de specifieke kenmerken en wensen van uw organisatie. Maatwerk is beheersmatig altijd ingewikkeld en duur; een onderwijsinstelling is nu eenmaal geen softwareontwikkelaar. Maatwerk vraagt veel regie en krachtig opdrachtgeverschap. Maatwerk bevat altijd fouten die moeten worden verbeterd. Alle kinderziektes komen langs voordat het product volwassen is. Aan de andere kant is het goed te bedenken dat ook de huidige standaardproducten ooit zijn begonnen als maatwerk, de meest succesvolle overigens met één launching custumor. Bron: webenquête ER IS OP DE MARKT GEEN SIS TE KOOP DAT AAN DE EISEN VAN DE NEDERLANDSE ONDERWIJSINSTELLINGEN VOLDOET. Zeer eens Eens Oneens Zeer oneens 0% 17% 67% 16%

6 DILEMMA 3: Onderwijsstandaarden of vrijheden? / 6 De complexiteit van een SIS-implementatie hangt af van de vraag in hoeverre onderwijsprocessen zijn gestandaardiseerd. Standaardisatie faciliteert kennisoverdracht en -uitwisseling tussen verschillende domeinen en opleidingen. Daarnaast maakt standaardisatie van onderwijsondersteuning de weg vrij naar meer flexibiliteit in het onderwijsaanbod. Helaas vinden veel opleidingen zichzelf uniek: zij hanteren hun eigen onderwijsstandaarden en examenreglementen. Een opleiding zou zich moeten onderscheiden op inhoud en kwaliteit, en niet op administratie en logistiek. Om de implementatie van een SIS te vereenvoudigen en maatwerk te voorkomen, moet er sturing zijn vanuit de stuurgroep en commitment van het topmanagement over het ontwikkelen van onderwijsstandaarden en het vasthouden daaraan.

7 / 7 DILEMMA 4: implementeren of (re)organiseren? Wordt alleen de SIS-functionaliteit vervangen of ook het onderwijsproces gestroomlijnd? In de implementatiefase van een SIS komen allerlei onderwerpen, die de afgelopen jaren onder het tapijt zijn geschoven, pijnlijk naar voren. Zaken als diversiteit in onderwijsstandaarden, cultuuraspecten, discipline en ervaring met projectmatig werken moeten allemaal worden beoordeeld en de projectaanpak moet hierop worden afgestemd. Enkele tips. Kies een goede, wijdverbreide standaardprojectmethode, zoals Prince 2. Ban de neiging tot scopeverbreding uit: begin klein en houd het klein. Zorg voor goede onderwijsprocessen: eerst organiseren, structureren, standaardiseren, dan pas implementeren. Bij een bewezen pakket zijn de bedrijfsprocessen al uitgewerkt. Sluit hier waar mogelijk op aan. Bron: webenquête INVOERING VAN EN NIEUW SIS IS VOORAL EEN ORGANISATIEVERANDERING EN VEEL MINDER EEN ICT- VERNIEUWING 21% 74% 5% Zeer eens Eens Oneens Zeer oneens 0%

8 TOT SLOT Bij dit boekje bieden wij u een tangram aan. Een tangram is een puzzel die op veel verschillende manieren gelegd kan worden, met telkens andere vormen als resultaat. Zo werkt een SIS ook. Met één standaardpakket kan het onderwijsproces op verschillende manieren worden ondersteund. Het is aan u om er een werkend geheel van te maken, passend bij uw organisatie. In dit boekje hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten besproken. De opsomming is uiteraard niet volledig. M&I/Partners heeft bij verschillende onderwijsinstellingen ervaringen opgedaan met SIS-implementaties. Graag gaan wij daarom verder met u in gesprek over dit onderwerp. Over M&I/Partners M&I/Partners begeleidt en adviseert haar klanten bij projecten op het snijvlak van management en ICT. Wij kiezen daarin voor opdrachten met maatschappelijke meerwaarde voor de publieke en semi-publieke sector. M&I/Partners concentreert zich op de vertaling van de bedrijfsstrategie met behulp van ICT in al haar facetten, naar een effectieve en efficiënte uitvoering. Dit omvat zowel het richten en besturen (strategisch), het inrichten en implementeren (tactisch) en het beheren en exploiteren van ICT. Wij staat voor oplossingsgericht en resultaatgericht adviseren. De inspanningen zijn erop gericht klanten in staat te stellen de oplossingen zelf (mee) te implementeren en duurzaam goed te gebruiken. Overdracht van kennis van ons naar de klant is daarbij altijd een belangrijke doelstelling. M&I/Partners is een onafhankelijk adviesbureau, opgericht in We zijn ruim 80 professionals sterk, waarvan bijna 60 in eigen dienst. Kijk voor meer informatie op onze website neem contact met ons op. De presentaties van het mini-symposium kunt u downloaden op M&I/Partners Sparrenheuvel JE Zeist Postbus AL Zeist T (030) info@mxi.nl Basistekst Karin Zwiggelaar, partner M&I/Partners M&I/Partners, juli 2010 Overname uit deze publicatie is alleen toegestaan met bronvermelding en na melding aan M&I/Partners.