Werkwijze Verbetering & Vernieuwing (V&V)

Transcriptie

1 Werkwijze Verbetering & Vernieuwing (V&V)

2 Inhoudsopgave Nut en Noodzaak Eerste resultaten Afgestemde werkwijze Wijze van terugkoppeling aan directie 2

3 Vernieuwing & Verbetering: noodzaak en onderscheid Om de gewenste processen te realiseren zijn grootschalige vernieuwingen noodzakelijk. Zowel in het primaire proces als in ondersteunende processen zoals HR, Finance en IT Daar waar grootschalige vernieuwingen te lang op zich laten wachten moeten reguliere verbeteringen worden doorgevoerd en pleisters worden geplakt. Hiermee wordt tijd gekocht voor de vernieuwingen Om zowel verbeteringen als vernieuwingen uit te voeren worden deze ondergebracht in twee structuren: Een programmastructuur voor vernieuwingen met ondersteuning van de afdelingen en leveranciers Een reguliere verbeterstructuur binnen de afdelingen met mogelijke ondersteuning vanuit BDI Om vernieuwingen en verbeteringen op elkaar af te stemmen en omdat deze een beroep doen op dezelfde capaciteit, is nauwe samenwerking tussen beide van belang 3

4 Vernieuwen en Verbeteren (V&V) Samenwerking tussen de onderdelen

5 Afstemmingsoverleg Vernieuwing & Verbetering noodzakelijk Prioriteitstelling van projecten Wat doen we wel? Wat doen we niet? Met welke reden? Proactieve integrale afstemming over inzet van resources Draagvlak voor en betrokkenheid bij projecten Antwoord op de roep om duidelijkheid in de organisatie 5

6 V&V afstemming resulteert in een eenduidig beeld van Sandd verbeter- en vernieuwingsinitiatieven Strategische focus (effectiviteit) Alleen de belangrijkste projecten voor de organisatie worden gestart Vergroting organisatie brede kennis bij betrokken functionarissen Hoog percentage geslaagde projecten (efficiëntie) Bezint eer ge begint Organisatie brede monitoring naast control door opdrachtgever Optimale resource toewijzing Periodiek meten Draagt bij aan hoge kwaliteit projectmanagement Inzicht in projecten, samenhang en realisatie van plannen Herhaalbaarheid door afspraken over proces en project parameters 6

7 Taken en verantwoordelijkheden V&V overleg Tweewekelijks overleg legt beslissingen voor aan het directieteam Voor zwaarwegende keuzes Ter vaststelling Afstemming projectvoorstellen en prioriteit verbeter- & vernieuwingskalender voor projecten met: organisatiebreed belang afdelingsoverstijgende (resource) impact zekere omvang qua budget en/ of qua looptijd Ondersteunt om beschikbaarheid van capaciteit en planning te borgen Afstemmingsoverleg V&V bestaat uit vertegenwoordigers vanuit: Operations HR Finance Marketing & Sales BDI Vernieuwingsprogramma Vertegenwoordigers communiceren binnen eigen bedrijfsonderdelen, bewaken de samenhang, creëren draagvlak en bewaken de voortgang 7

8 Project definitie Definitie project : Tijdelijke organisatie gericht om op o.b.v. een business case een unieke en vooraf gedefinieerde uitkomst of resultaat te leveren in een vooraf gedefinieerd tijdsbestek, gebruik makend van vooraf bepaalde resources Richtlijn voor projecten: Een directeur is opdrachtgever en qua omvang is tenminste sprake van: doorlooptijd > 3 maanden óf 5 of meer medewerkers betrokken óf Extra budget nodig V&V projecten: Afdelingsoverstijgend: significant resource beslag op 2 of meer (ondersteunende) afdelingen óf Aanspraak op extra budget * En verder ter onderling overleg V&V * V&V geeft overall inzicht in financiën van projecten. V&V beheert het geld niet! 8

9 Oplevering resultaten Afstemming van resources & voortgang Sandd breed Directieteam V&V overleg wekelijkse projecten rapportages --- Opdrachtgever Stuurgroep project --- business case opbouwen business case sturing Uitwerken project idee 2. Uitvoeren pré-studie 3. Opstellen projectvoorste l 4. Uitvoeren project 5. Afronden project

10 4 wekelijkse V&V rapportage aan DT Voortgangsrapportage V&V projecten Portfolio dashboard stand van zaken: projectenplanning, -uitvoering, -afronding Korte inhoudelijke toelichting op de belangrijkste Sandd projecten Gevraagde DT besluiten bekrachtiging advies escalatie 4 wekelijks stramien Aanleveren afdelings projectrapportages V&V overleg Aanleveren V&V rapportage ma di wo do vr ma di wo do vr Oneven weken Even weken 10

11 Huidige bemensing Alle bedrijfsonderdelen zijn vertegenwoordigd Mark Bours (Operations) Jan Evert Drenth (Finance) Miquel Geelen (Vernieuwing) Niels Hamberg (Operations) Peter Meima (Sales) Edwin Wieringa (BDI) Marlene van Winden (HR) 11